Các loại dự trữ sản xuất của các đơn vị sử dụng vật tư

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CUNG ỨNG DỰ TRỮ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯĐể cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đượcdều đặn, liên tục thì phải thường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu,năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian đúng quy cách phẩm chất. Đây là mộtvấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quy trình sản xuất sản phẩm được, làmột tất yếu khách quan, một điều kiện chung cho mọi nền sản xuất xã hội. I.Khái niệm vật tư1.Khái niệm vật tưVật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức laođộng và công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sảnphẩm hữu ích cho xã hội.2. Phân loạiVật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế công cụ và tínhnăng lý hoá học khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ, người ta phânloại vật tư ra thành 3 loại:- Nguyên vật liệu - Công cụ, dụng cụ- Hàng hoá*Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sảnxuất của doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong quá trình đó để tạo ra sảnphẩm. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất vàyêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:+Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thựcthể vật chất của sản phẩm +Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tácquản lý, bao gói sản phẩm như: các loại hương liệu, bao bì, vật liệu đóng gói, dầumỡ bôi trơn máy móc, giẻ lau…+Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng,khí, rắn như: xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sảnphẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuấtkinh doanh.+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửachữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.+ Thiết bị và vật liệu XDCB: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặtvào các công trình XDCB của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại doanh nghiệp.+ Phế liệu : Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩmnhư: Phế liệu thu hồi khi thanh lý TSCĐ.+Vật liệu khác là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sảnphẩm ngoài các loại kể trên.*Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thờigian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh :dụng cụ việc làm, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động... Toàn bộ dụng cụ , công cụ được chia thành:+Công cụ, dụng cụ+ Bao bì vận chuyển+Công cụ, dụng cụ cho thuêNhững công cụ, dụng cụ thuộc loại này cũng phải thay thế thường xuyên nênxếp vào TSLĐ của doanh nghiệp.*Hàng hoá: Khác với nguyên vật liệu, hàng hoá là những đối tượng mua vàovới mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp. Hàng hoá bao gồm cónhiều loại và được phân loại theo:+ Giá trị của hàng hoá+ Căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại theo các tiêuthức khác nhau như: hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay không... Để phân chúngthành các nhóm loại khác nhau.3. Quản lý vật tư Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượngquản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đã đsản xuất ra của tổchức.Quản lý vật tư là quá trình theo dõi hưỡng dẫn điều chỉnh kiểm tra sự cungứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.Quản lý vật tư bao gồm các công tác như: Dự báo, kế hoạch hoá tổ chứcthực hiện. Hạch toán, kiểm tra và điều chỉnh cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyênvật liệu trong doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảoviẹc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất giám sát chặt chẽ việc sử dụng vậttư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư triệt để thực hành tiết kiệm vật tư.Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên công tác quản lý vật tư trong doanhnghiệp cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây:-Trước hết phải phục vụ đắc lực cho sản xuất việc tổ chức cung ứng vật tưkỹ thuật cho sản xuất phải đảm bảo các nhu cầu về số lượng, chủng loại, quy cáchphẩm chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hoàn thành tốt kế hoạch của doanhnghiệp -Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng vậttư sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương và trong nước, tích cực sử dụngvật tư thay thế những loại vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu-Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả kinhtế của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế.II. Định mức tiêu hao vật tư 1.Định mức tiêu hao vật tư là gìĐịnh mức tiêu hao vật tư là sự quy định mức hao phí vật liệu cần thiết choviệc tạo ra sản phẩm nhất định.2.Các phương pháp xây dung định mức tiêu hao vật tư *Phương pháp thống kê: là phương pháp xây dựng định mức từ những sốliệu thống kê và mức tiêu hao vật liệu của kỳ trước. Phương pháp này có ưu điểmlà đơn giản, dễ hiểu, dễ vận dụmg, đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất. Song nhượcđiểm của nó là chưa thực sự khoa học chính xác, đôi khi chứa đựng các yếu tố lạchậu của kỳ trước.*Phương pháp thực nghiệm: theo phương pháp này định mức được xây dựngdựa vào kết quả trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường sau đó tiến hànhnghiên cứu các điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tínhtoán hoặc tiến hành sản xuất thử trong một thời gian. Phương pháp này áp dụngcho nhiều xí nghiệp hoá chất, luyện kim, thực phẩm dệt.*Phương pháp phân tích: là phương pháp có đầy đủ căn cứ kỹ thuật do đóđược coi là phương pháp chủ yếu để xây dựng định mức tiêu hao vật liệu. Phươngpháp này là sự kết hợp bởi hai phương pháp tính toán về kinh tế và kỹ thuật vớiviệc phân tích toàn diện các nhân tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao vật tư trong quátrình sản xuất sản phẩm để xác định mức tiêu hao vật tư cho kỳ kế hoạch.Mức tiêu hao được xác định cho từng loại nguyên vật liệu chính, vật liệuphụ, động lực trong đó quan trọng và phức tạp hơn tất cả là xây dựng mức tiêu haoTrọng lượng ròng của 1 sản phẩm =Mức tiêu hao nguyên liệu cho 1 sản phẩm -Mức phế liệunguyên vật liệu chính. Do vậy khi xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệuchính cần phải nghiên cớu cơ cấu của mức. Cơ cấu đó bao gồm:-Mức tiêu hao thuần tuý được biểu hiện ở trọng lượng của sản phẩm sau khiđã chế tạo song, là phần nguyên liệu trực tiếp tạo ra sản phẩm. - Mức phế liệu là phần tổn thất có tính công nghệ sau khi chế tạo sản phẩm. Mức phế liệu gồm có: phế liệu còn sử dụng được và phế liệu bỏ đi.+Phế liệu còn sử dụng được chia làm hai loại: loại được dùng để sản xuất rasản phẩm đó(phế liệu dùng lại) và loại được dùng để sản xuất ra sản phẩm khác.+Phế liệu bỏ đi là phế liệu không dùng đượcvào việc sản xuất sản phẩm nữaNghiên cứu cơ cấu mức tiêu hao nguyên vật liệu chính nhằm hạn chế mứctổn thất của nguyên vật liệu chính trong quá trình sản xuất sản phẩm.III.Lập kế hoạch cung ứng vật tư Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng của kế hoach sản xuấtvà tài chính doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chấtlượng sẽ đảm bảo được các yếu tố sản xuất có hiệu quả. Bản thân chất lượng củakế hoạch và sự phân phối đúng đắn nguồn vật tư trong nền kinh tế quốc dân cũngphụ thuộc vào một phần kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp.Việc lập kế hoạch là do phòng vật tư thực hiện. Đặc điểm của công việc lậpkế hoạch là đa dạng và phức tạp, do tính nghiệp vụ và cụ thể cao, công việc nàyđòi hỏi người làm công tác lập kế hoạch vật tư phải có trình độ hiểu biết về nghiệpvụ kỹ thuật, hiểu biết về công nghệ sản xuất ở doanh nghiệp. Các nội dung chínhcần được xác định dể làm căn cứ lập kế hoạch như sau:-Nghiên cứu thị trường các yếu tố sản xuất để thâm nhập thị trường, xácđịnh thị trường đáp ứng được nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp về số lượng, chấtlượng và giá cả.-Nghiên cứu nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch và khả năng tiêu thụ sảnphẩm, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư trong năm báo cáo.-Xác định nhiệm vụ sản xuất trong năm kế hoạch-Xác định thống kê bảng vật tư sử dụng trong năm kế hoạch. Xây dựng vàđiều chỉnh các loại định mức tiêu hao vật tư : định mức tiêu hao nguyên vật liệu,định mức sử dụng công xuất thiết bị máy móc và định mức dự trữ các loại vật tư.-Xác định nhu cầu vật tư cho toàn doanh nghiệp, tính toán về nguồn vật tưlên bảng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp.Việc lập kế hoạch chính xác về nhu cầu và nguồn vật tư cho doanh nghiệpcó ý nghĩa rất to lớn trong việc thực hiện tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp cũngnhư trong công tác hoạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Vì dựa trên cơ sở đódoanh nghiệp sẽ đặt mua được hoặc ký hợp đồng mua được những loại vật tư phùhợp với mục đích sử dụng, tránh được tình trạng thừa, thiếu vật tư trong quá trìnhsản xuất.Kế hoạch cung ứng vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp nhữngtài liệu tính toán kế hoạch, là hệ thống các bảng biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủyếu là đảm bảo vật tư tốt nhất cho sản xuất. Vì vậy kế hoạch cung ứng vật tư phảixác định được lượng vật tư cần thiết có trong kỳ kế hoạch cả về số lượng, chấtlượng và thời gian. Ngoài ra còn phải xác định rõ nguồn vật tư để thoả mãn nhucầu về vật tư của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch cung ứng vật tư của tháng, quý, năm...Trong quá trình lập kếhoạch người lập kế hoạch phải nắm vững các thông tin về tình hình sản xuấttrong doanh nghiệp cụ thể là:-Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm -Kế hoạch sửa chữa lứn thiết bị máy móc-Kế hoạch phát triển và đổi mới công nghệ sản xuất -Định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm -Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch-Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư Sau khi kế hoạch cung ứng vật tư được lập doanh nghiệp cần xác định nhucầu vật tư cho kế hoạch, tìm nguồn cung ứng vật tư cho nhu cầu đã được lập.Trong một doanh nghiệp nếu tổ chức khâu lập kế hoạch về nhu cầu vật tư vàquản lý công tác thu mua vật tư được chính xác, hợp lý và chặt chẽ thì sẽ giúpdoanh nghiệp nâng cao được hiệu quả sử dụng vật tư ngay từ khâu đầu của quátrình sản xuất.IV.Xác định nhu cầu vật tư.Các bộ phận sản xuất nói chung phải chủ động tham gia và tính toán nhu cầuvật tư cụ thể của bộ phận mình. Việc xác định nhu cầu vật tư vừa giúp cho các bộphận cung ứng vật tư cho doanh nghiệp có căn cứ thực tế tổ chức phục vụ các yêucầu tiêu dùng vật tư của từng bộ phận theo đúng yêu cầu kỹ thuật.Trong quá trình sản xuất nhu cầu vật tư của các bộ phận sản xuất có rấtnhiều loại:-Nhu cầu về vật tư cho sản xuất theo nhiệm vụ của doanh nghiệp giao cho-Nhu cầu về vật tư dự kiến tăng lên-Nhu cầu vật tư cho việc chế biến thử sản phẩm mới, áp dụng những cải tiếnkỹ thuật hợp lý hoá sản xuất -Nhu cầu vật tư cho việc sửa chữa, bảo quản máy móc, thiết bị hoặc nhàxưởng.Mỗi nhu cầu trên phải xác định cụ thể về khối lượng, quy cách, chất lượngtheo đúng chủng loại vật tư, thời gian cần dùng và các yêu cầu cung ứng.*Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư -Phương pháp tính theo mức sản phẩm Nsx = ∑Qi * miTrong đó: Nsx : nhu cầu vật tư cần dùng để sản xuất sản phẩm iKhối lượng vật tư dự kiến cuối kỳ+Khối lượng vật tư dự kiến sử dụng trong kỳ-Khối lượng vật tư thực tế dự trữ đầu kỳ=Khối lượng vật tư cần mua trong kỳQi : số lượng sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạchmi : mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm -Phương pháp xác định theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm Nsx = ∑Qi * mTrong đó: Nsx :Lượng vật tư dùng để sản xuất sản phẩm iQi :Mức sử dụng vật tư bình quân của 1 sản phẩm m :Số lượng sản phẩm i sản xuất trong kỳ kế hoạch*Phương pháp tính theo hệ số biến độngNsx = Nbc *Tsx * HsdTrong đó: Nbc :Số vật tư đã sử dụng năm trước Tsx : Nhịp độ sản xuất kỳ kế hoạch Hsd: Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm trước- trên cơ sở xác định được khối lượng vật tư cần dùng trong kỳ ta tiến hànhxác định khối lượng vật tư Hay theo mô hình Wilson ta có khối lượng vật tư cần đặt hàng trongnăm (Q) được tính theo công thức:Q = HDS2Trong đó: D: Nhu cầu vật tư sử dụng trong nămS : Chi phí cho mỗi lần đặt hàng H: Chi phí cho 1 đơn vị hàng dự trữ trong nămSố lượng vật tư cần mua mỗi lần được xác định bằng công thức=Số lượng vật tư cần mua trong kỳSố lượng vật tư cần mua mỗi lầnSố lần mua vật tư trong kỳ2SD *H=nTcc=nTlv- Xác định số lần đặt hàng trong nămTrong đó : n: Số lần đặt hàng trong nămD: Nhu cầu tiêu dùng vật tư trong nămH: Chi phí cho một đơn vị hàng dự trữ trong nămS: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng- Khoảng cách giữa 2 lần cung cấpTrong đó :Tcc :thời gian giữa hai lần cung cấp trong nămTlv :số ngày làm việc trong nămn :số lần cung cấp trong nămV. Dự trữ vật tư 1.khái niệm và vai trò của dự trữĐể đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinhtế cao, đòi hỏi phải có 1 số lượng nguyên vật liệu cần thiết để dự trữ Lượng nguyên vật liệu dự trữ hay còn gọi là mức dự trữ nguyên vật liệu làlương nguyên vật liệu tồn kho cần thiết, được quy định để đảm bảo cho quá trìnhSơ chếKho thành phẩm đóng góiKho NVL sơ chế Kho BTPTinh chếKhoNVLNguyên vật liệu sản xuất tiến hành được bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không thừa vì sẽ tốnkém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản xuất gián đoạn.Nếu dự trữ vật tư hàng hoá, tiền vốn... Bị thiếu làm cho hoạt động sản xuấtkinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàngkhông vừa lòng, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp. Ngược lạinếu dự trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí dự trữ,làm giảm hiệu quả sản xuất kinhdoanh. Người quản lý ở các doanh nghiệp, các tổ chức và ở mỗi gia đình đều phải-Chú ý xem xét và quyết định thời điểm mua hàng và số lượng mỗi lần mua hàng-Chú ý đến các biện pháp giảm chi phí dự trữ Quản lý dự trữ có một vai trò quan trọng vì các lý do sau:-Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng số lượng, chủng loại chất lượngvật tư hàng hoá đúng thời điểm mà khách hàng cần.-Một số trường hợp do dự trữ vật tư hàng hoá mà người ta thu được lợi nhuận cao.-Cần có kho vật tư hàng hoá dự trữ để duy trì hoạt động bình thường giảm sự bấtthường-Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng.-Quản lý tốt dự trữ vật tư hàng hoá góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp • Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn và hệ thống dự trữ nhiều cấp+Hệ thống dự trữ nhiều giai đoạn Công ty sản xuất Khách hàngNgười bán lẻKhách hàngNgười bán lẻĐại lý bán buônĐại lý bánQuá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ khácbiệt hoặc tách nhau, thì giữa các giai đoạn đó cần có dự trữ. Do vậy, chúng ta cầnquan tâm tới quản lý dự trữ theo nhiều giai đoạn đó. Trong hệ thống dự trữ này, vậttư hàng hoá bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đoạn+Hệ thống dự trữ nhiều cấpTrong hệ thống này, vật tư hàng hoá về cơ bản không thay đổi về hình thái vậtchất qua các cấp, từ doanh nghiệp sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bánbuôn, người bán lẻ.2.Hệ thống quản lý dự trữ Có 2 câu hỏi chính mà nhà quản lý dự trữ phải trả lời là khi nào đặt hàng vàđặt bao nhiêu?*Khi nào đặt hàng?Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu đặt hàng. Có 2 hệ thốngchính thức được sử dụng-Người ta đặt hàng cung ứng vật tư( hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầuvào của quá trình sản xuất) theo chu kỳ cố định. Mỗi tuần một lần, mỗi tháng mộtlần.-Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống dưới một mức tối thiểu gọi làdự trữ báo động đặt hàng hoặc đặt hàng khi hết hoàn toàn.*Đặt bao nhiêu? Trả lời câu hỏi này phụ thuộc vào nhiều yếu tố:-Lượng hàng tuỳ theo khả năng kho chứa. Tuy nhiên, mua theo khả năng khochứa có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc dự trữ không đủ.-Tuỳ theo khả năng về vốn, tình trạng cũng có thể xẩy ra như trên tức là quánhiều hoặc quá ít hoặc quá nhiều không đủ kho chứa hàng.-Tuỳ theo mức tiêu dùng vật tư( theo dự báo) từ lần đặt hàng này đến lần đặthàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng.-Tuỳ theo mức độ khó khăn của mặt hàng, mức chi phí đặt hàng, chi phí bảoquản và giá trị của vật tư hàng hoá. Tuỳ theo trọng tải của phương tiện vận tải vàchi phí vận chuyển.Tóm lại: ta có thể lựa chọn giữa 2 hệ thống quản lý dự trữ sau:+Hệ thống có số lượng vật tư cố định và chu kỳ thay đổi( hệ thống điểm đặthàng)+Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng đặt hàng thay đổi( hệ thống tái tạodự trữ định kỳ) Hệ thống thứ nhất nhằm đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức xácđịnh gọi là điểm đặt hàng, có ngày đặt hàng thay đổi.Nguyên tắc của hệ thống thứ 2 là ở một thời điểm cố định hàng tháng hoặchàng quý, chắng hạn người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một sốlượng xác định sao cho đạt được một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ a. Hệ thống điểm đặt hàngNguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảmxuống một mức lý thuyết( điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động( điểm báo động).Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu cho sản xuất đến khi nhận được hàng từ ngườicung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng nhu cầu sử dụng vật tưtrong thời kỳ thu nhận( từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng về kho) nếu không sẽthiếu vật tư để cung cấp cho quá trình sản xuất Hệ thống đặt hàng có: t1≠ t2 ≠ t3 Q1 = Q2 = Q3Q0 = Q1 + Qt1 = Q2 + Qt2 = Q3 + Qt3 R= Qđ + Qnđ * t2