Google Drive là ứng dụng lưu trữ đám mây được người dùng ưa chuộng, Google Drive còn hỗ trợ người dùng kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập file của mình. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng, hãy theo dõi bài viết này để biết cách mở, hạn chế quyền và kiểm soát quyền truy cập Google Drive hiệu quả nhé.
Bài viết này hướng dẫn cách mở và kiểm soát quyền truy cập file, link Google Drive trên máy tính Dell Inspiron 14 chạy Windows 10, bạn có thể thực hiện tương tự cho các dòng máy tính nền tảng Windows, macOS.
I. Lợi ích việc kiểm soát quyền truy cập Google Drive
- Kiểm soát được ai có thể xem, chỉnh sửa, tải xuống, sao chép file, thư mục của bạn.
- Khi bạn thiết lập quyền bị hạn chế, nếu ai vô tình có link file của bạn cũng không thể xem nội dung file có gì. Nâng cao tính bảo mật.
II. Cách mở, cấp quyền truy cập Google Drive
1. Cách cấp quyền, hạn chế truy cập cho một hay nhiều người cụ thể
Hướng dẫn nhanh
Mở Google Drive Nhấn chuột phải vào file > Chọn Lấy đường liên kết có thể chia sẻ > Chọn Bị hạn chế > Thêm người bạn muốn cấp quyền chia sẻ.
Nhấn vào biểu tượng cài đặt > Bỏ tích chọn để tắt các quyền > Chọn một trong ba quyền chỉnh sửa, xem, nhận xét > Chọn Gửi.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở Google Drive chọn file, link bạn muốn cấp quyền chia sẻ với người khác. Sau đó, nhấn chuột phải vào file.
Bước 2: Chọn Lấy đường liên kết có thể chia sẻ.
Bước 3: Tại mục Nhận đường liên kết, bạn hãy chọn Bị hạn chế. Nếu chọn Bị hạn chế, chỉ những người cụ thể bạn cấp quyền ở đây mới có thể truy cập được.
Bước 4: Bạn hãy thêm người bạn muốn cấp quyền chia sẻ vào mục Chia sẻ với mọi người và nhóm.
Bước 5: Chọn biểu tượng cài đặt để cài cách chia sẻ với mọi người.
Bỏ tích chọn để tắt các quyền cho tính năng chia sẻ này.
Bước 6: Chọn một trong ba quyền chỉnh sửa, xem, nhận xét.
- Người chỉnh sửa: có quyền chỉnh sửa tất cả thông tin trong file
- Người xem và người nhận xét: có thể xem, nhận xét, không được chỉnh sửa và có thể thấy tùy chọn để tải xuống, in và sao chép.
Bài viết này mình sử dụng quyền Người chỉnh sửa. Các quyền khác bạn thao tác tương tự nhé.
Bước 7: Chọn Gửi để hoàn tất.
Nếu người nào đó không có quyền nhưng muốn xem sẽ phải gửi Yêu cầu quyền truy cập từ chủ sở hữu. Bạn có thể thao tác tương tự các bước trên để mở quyền.
2. Cách cấp quyền truy cập cho tất cả mọi người
Hướng dẫn nhanh
Nhấn chuột phải vào file > Chọn Lấy đường liên kết có thể chia sẻ > Chọn Bất kỳ ai có đường liên kết > Chọn một trong ba quyền chỉnh sửa, xem, nhận xét > Chọn Xong và copy liên kết gửi cho mọi người.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở Google Drive chọn file, link bạn muốn cấp quyền chia sẻ với người khác. Sau đó, nhấn chuột phải vào file.
Bước 2: Chọn Lấy đường liên kết có thể chia sẻ.
Bước 3: Tại mục Nhận đường liên kết, bạn hãy chọn Bất kỳ ai có đường liên kết.
Bước 4: Chọn một trong ba quyền chỉnh sửa, xem, nhận xét.
- Người chỉnh sửa: có quyền chỉnh sửa tất cả thông tin trong file
- Người xem và người nhận xét: có thể xem, nhận xét nhưng không chỉnh sửa được và có thể thấy tùy chọn để tải xuống, in và sao chép.
Bài hướng dẫn này mình thiết lập quyền xem, các bạn thao tác tương tự cho quyền chỉnh sửa và nhận xét nhé.
Bước 5: Tại mục Chia sẻ với mọi người và nhóm, bạn hãy nhấn vào biểu tượng cài đặt để cài cách chia sẻ với mọi người.
Bỏ tích chọn để tắt các quyền cho tính năng chia sẻ này. Nếu bỏ chọn, người nhận file, link sẽ không thể tải xuống, sao chép hoặc thay đổi cấp quyền thêm cho những người khác.
Bước 6: Chọn Xong để hoàn tất, bạn hãy copy liên kết và gửi cho mọi người nhé.
Xem thêm:
- Cách tải toàn bộ file từ Google Drive về máy tính, điện thoại dễ dàng
- Cách xem và tải ảnh từ Google Drive về máy tính nhanh nhất
- Cách tải, xem video trên Google Drive máy tính, điện thoại nhanh nhất
Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách mở và kiểm soát quyền truy cập file, link Google Drive đơn giản. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
Chia sẻ thư mục trong Google Drive
Bạn muốn khai thác thêm sức mạnh của Google Drive dành cho cơ quan hoặc trường học?Hãy đăng kýGoogle Workspace dùng thửmiễn phí.
Sau đây là những việc mọi người có thể làm với một thư mục sau khi bạn chia sẻ thư mục đó với họ:
- Có thể sắp xếp, thêm và chỉnh sửa: Nếu đã đăng nhập vào Tài khoản Google, mọi người có thể mở, chỉnh sửa, xóa hoặc di chuyển bất kỳ tệp nào trong thư mục đó. Mọi người cũng có thể thêm tệp vào thư mục.
- Chỉ có thể xem: Mọi người có thể xem thư mục và họ có thể mở tất cả tệp trong thư mục đó.
Tìm hiểu thêm về tính năng chia sẻ thư mục:
- Nếu bạn chia sẻ hoặc thôi chia sẻ những thư mục có nhiều tệp hoặc thư mục con, thì có thể mất một chút thời gian để thay đổi các quyền. Nếu bạn thay đổi nhiều quyền xem hoặc quyền chỉnh sửa cùng một lúc, thì có thể mất một chút thời gian để bạn nhận thấy các thay đổi.
Mẹo:Trong thời gian chờ đợi, để cung cấp quyền truy cập thư mục cho cộng tác viên mới, hãy sử dụng URL chia sẻ của một tệp nằm sâu trong thư mục đó.
- Dung lượng sẽ được tính vào dung lượng của người tải tệp lên, chứ không phải chủ sở hữu thư mục.
- Khi bạn quản lý các cấu trúc thư mục lớn, các quyền đối với thư mục con và thư mục mẹ có thể khác nhau.Bạn có thể ghi đè các quyền mà thư mục con được kế thừa sao cho khác với thư mục mẹ. Bạn cũng có thể xóa quyền của thư mục mẹ khỏi thư mục con.
I. Cách cài đặt Google Drive trên điện thoại
1. Đối với các thiết bị chạy HĐH Android
Bước 1: Truy cập liên kết tải TẠI ĐÂY, nhấn [Link File] chọn Cài Đặt.
Bước 2: Quá trình cài đặt diễn ra, khi hoàn tất, các bạn bấm Mở (Open) để khởi động phần mềm
Dưới đây là giao diện khởi động của Google Drive trên Android
2. Đối với thiết bị chạy HĐH iOS, iPhone
Bước 1: Trên thiết bị iOS, bạn click liên kết tải TẠI ĐÂY, nhấn[Link File]chọnbiểu tượng đám mây cài đặtứng dụng trên điện thoại.
Bước 2: Quá trình cài đặt diễn ra, khi hoàn tất, các bạn bấm Mở (Open) để khởi động phần mềm
Dưới đây là giao diện khởi động của Google Drive trên iOS
1. Kiểm Soát Quyền Truy Cập Google Drive
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, truy cập vào Google Drive , link bạn muốn cấp quyền chia sẻ với người khác. Sau đó, nhấn chuột phải vào file.
Quyền truy cập Google Drive
Bước 2: Chọn vào thẻ Lấy đường liên kết có thể chia sẻ.
Quyền truy cập Google Drive
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp dung lượng lưu trữ lơn. Giả sử doanh nghiệp của bạn phát triển lĩnh vực trung tâm gia sư email tên miền có dạng . Email doanh nghiệp sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng
Bước 3:Trong mụcNhận đường liên kết, bạn hãychọn Bị hạn chế (để giới hạn lại quyền truy cập file của bạn).
Nếu bạn chọn quyền bị hạn chế, Chỉ những người cụ thể được bạn chỉ định mới có thể xem nội dung Google Drive.
>>Xem thêm: Các gởi File qua Gmail đơn giản. Cách đính kèm tất cả các loại file nhanh chóng.
Bước 4: Nhập địa chỉ email hoặc tên nhóm mà bạn muốn cấp quyền để xem Google Drive.
Bước 5: Nhấp vàobiểu tượng cài đặt để chia sẻ filevới mọi người.
Bỏ tích chọn để tắt các quyềncho tính năng chia sẻ này.
Quyền truy cập Google Drive
>>Xem thêm: So sánh sự khác nhau của email và Gmail chi tiết.
Bước 6: Cấp quyền chi tiết quyền chỉnh sửa, xem, nhận xét.
- Người chỉnh sửa: Người dùng có thể tùy ý chỉ sửa file tài liệu của bạn.
- Người xem và người nhận xét:Người dùng có thể xem, nhận xét , không được chỉnh sửa và có thể thất tùy chọn để tải xuống.
- Quyền xem: Người dùng chỉ được xem không được quyền nào khác.
>>Xem thêm: Google Team Drive bộ nhớ dùng chung cho doanh nghiệp của bạn.
Bước 7:ChọnGửiđể hoàn tất các thao tác.
Các bạn chú ý khi gởi 1 file đến người dùng. Họ không thể xem tài liệu của bạn chỉ khi được cấp quyền người dùng mới có thể thao tác lên tài liệu.