Cơ cấu tổ chức giúp bạn xác định cách thức đạt mục tiêu kinh doanh
- Cơ cấu tổ chức là một nhóm các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm vạch ra cách thức các hoạt động của công ty bạn được định hướng để đạt được các mục tiêu của nó.
- Có tám loại cơ cấu tổ chức, mỗi loại đều là tập trung hoặc phân cấp về người có quyền lực.
- Mỗi cấu trúc đều có những ưu và nhược điểm mà bạn nên cân nhắc khi lựa chọn một cấu trúc cho công ty của mình.
- Bài viết này dành cho các chủ doanh nghiệp có nhân viên và đang tìm cách quyết định cơ cấu tổ chức phù hợp cho công ty của mình
Điều hành một doanh nghiệp có nghĩa là giao nhiệm vụ thành công giữa các nhân viên của bạn. Điều đó cũng có nghĩa là toàn công ty. Cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp của bạn có thể giúp bạn hiểu trách nhiệm của công ty bạn nằm ở đâu và với ai, và bạn có rất nhiều loại để lựa chọn. Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm xác định cách thức các hoạt động của công ty phải được định hướng để đạt được mục tiêu của nó. Nó cũng điều chỉnh luồng thông tin qua các cấp của công ty và phác thảo mối quan hệ báo cáo giữa nhân viên cấp trung, quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và chủ sở hữu. Nó thực sự là một hệ thống phân cấp cho một công ty, mặc dù có 1 số tổ chức dường như không đầy đủ.
Bài học kinh nghiệm: Cơ cấu tổ chức xác định cách thông tin, trách nhiệm và chuỗi kết nối công việc trong công ty. Có bao nhiêu loại cơ cấu tổ chức?
Trong nghiên cứu của thế giới, có nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau, các bạn có thể đọc rằng có hai loại cơ cấu tổ chức: tập trung và phi tập trung. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng hai cách phân loại này cho mọi cấu trúc nhóm là quá rộng. Đó là lý do tại sao các chuyên gia đã đưa ra tám loại cơ cấu tổ chức, mỗi loại đều có bao hàm ý nghĩa tập trung hoặc phi tập trung:
- Cấu trúc phân cấp
- Cơ cấu chức năng
- Cấu trúc phân chia
- Cấu trúc phẳng (còn được gọi là cấu trúc ngang hoặc phẳng)
- Cấu trúc ma trận
- Cấu trúc nhóm
- Cấu trúc mạng
- Cấu trúc Projectized structure
- Nó xác định rõ mối quan hệ báo cáo, tổ chức dự án và phân chia quyền hạn.
- Nó trình bày chi tiết cấp bậc của công ty và cấu trúc hoạt động.
- Nó giúp chuyên môn hóa công việc của từng nhân viên.
- Nó thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn giữa các nhân viên trong một nhóm.
- Các rào cản quan liêu có thể trì hoãn việc hoàn thành dự án và không khuyến khích nhân viên chấp nhận rủi ro.
- Nó có thể khuyến khích nhân viên ưu tiên bộ phận riêng của họ và người giám sát trực tiếp thay vì toàn bộ công ty.
- Nó có thể khiến nhân viên cảm thấy như họ không có tiếng nói trong công ty.
- Nó giúp nhân viên phát triển các vai trò cụ thể, chuyên biệt.
- Nó thúc đẩy sự tự túc và đổi mới của từng bộ phận và nhân viên.
- Nó dễ dàng mở rộng để làm việc cho các công ty thuộc mọi quy mô.
- Nó không khuyến khích giao tiếp và tương tác giữa các bộ phận khác nhau.
- Nó che giấu các chi tiết chính của các quy trình và chiến lược của bộ phận khỏi các nhân viên bên ngoài bộ phận đó.
- Các phòng ban khác nhau có một số linh hoạt để hoạt động tách biệt với công ty nói chung.
- Nó thích ứng hơn với nhu cầu của khách hàng.
- Các bộ phận riêng lẻ có nhiều quyền tự chủ hơn và có nhiều cơ hội cho sự đổi mới.
- Nó có nguy cơ trùng lặp ngẫu nhiên các nguồn lực trong tổ chức.
- Nó khuyến khích giao tiếp kém và tương tác thấp giữa các bộ phận khác nhau.
- Nó khuyến khích cạnh tranh nội bộ giữa các phòng ban hơn là đoàn kết công ty với các đối thủ bên ngoài.
- Nhân viên có trách nhiệm và độc lập hơn.
- Nó cải thiện giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên.
- Việc triển khai các thực hành hoặc ý tưởng mới sẽ nhanh hơn, ít rủi ro sai sót hơn.
- Nhân viên thiếu sự giám sát.
- Có thể có sự nhầm lẫn xung quanh các thủ tục báo cáo. Không phân cấp rõ ràng
- Nhân viên thiếu hoặc không phát triển các kỹ năng chuyên biệt.
- Nó có khả năng mở rộng kém khi công ty phát triển. Bởi không có vai trò lãnh đạo rõ nét.
- Người giám sát có thể linh hoạt để chọn những nhân viên tốt nhất cho một dự án.
- Nó cho phép một biểu đồ tổ chức động với các trách nhiệm khác nhau cho nhân viên.
- Nhân viên có cơ hội học hỏi và bồi dưỡng các kỹ năng ngoài vai trò chính của họ.
- Có thể có xung đột lợi ích giữa nhu cầu tổ chức dự án và tổ chức bộ phận.
- Sơ đồ tổ chức dễ bị thay đổi thường xuyên.
- Việc thiếu lao động được phân chia thành từng phần thúc đẩy năng suất, tăng trưởng và tính minh bạch.
- Nó ưu tiên kinh nghiệm của nhân viên hơn thâm niên.
- Nó giảm thiểu các nhiệm vụ quản lý nhân viên.
- Nó có thể gây nhầm lẫn cho nhân viên, vì tiềm năng phá vỡ các vai trò điều hành truyền thống và cấp dưới.
- Nó không có cấp bậc của công ty và có thể khiến nhân viên không muốn làm việc chăm chỉ hơn để được thăng chức. Bởi vì không có nhiều cấp bậc.
- Nó cải thiện hiểu biết về cách các vai trò chức năng được phân bổ giữa các nhân viên tại chỗ, nhân viên bên ngoài, người làm nghề tự do và các bên thứ ba được thuê ngoài.
- Nó tăng tính linh hoạt cho một bộ phận hoặc vị trí để ủy quyền nhiệm vụ cho bộ phận khác.
- Nó thúc đẩy sự giao tiếp, cộng tác và đổi mới của nhân viên.
- Nó phác thảo rõ ràng quy trình làm việc và chuỗi lệnh trong các doanh nghiệp lớn.
- Nó phức tạp, đặc biệt là đối với các quy trình ngoài văn phòng.
- Không rõ ràng về việc nhân viên, bộ phận hoặc văn phòng nào nên đưa ra quyết định cuối cùng.
- Nó thúc đẩy việc ra quyết định và giao tiếp hiệu quả hơn.
- Có tính khẩn cấp về việc hoàn thành dự án làm tăng sự hợp tác của nhân viên.
- Nó làm tăng tính linh hoạt trong công việc và tính linh hoạt của nhân viên.
- Thời hạn nghiêm ngặt có thể làm tăng căng thẳng cho người lao động.
- Quyền lực có thể tập trung quá mạnh với người quản lý dự án.
- Nó thiếu cơ hội phát triển kỹ năng lâu dài giữa các nhân viên.
- Hạn chế phát triển tổ chức vì nó sớm tan rã
Bài học kinh nghiệm: Mỗi loại trong số tám loại cơ cấu tổ chức đều có những ưu và nhược điểm riêng có thể giúp bạn quyết định xem cơ cấu đó có phù hợp với công ty của mình hay không. Cơ cấu tổ chức nào là tốt nhất? Không có một cơ cấu tổ chức nào là tốt nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Khi xác định điều phù hợp cho công ty của bạn, hãy nghĩ xem bạn muốn trao cho nhân viên bao nhiêu quyền lực, bạn muốn để lại bao nhiêu chỗ để đổi mới, quy mô công ty của bạn và mức độ tương tác giữa các nhân viên quan trọng đối với bạn. Sau khi cân nhắc các yếu tố này, bạn có thể sẽ biết cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất với mình vừa có thể quản lý, điều hành vừa linh hoạt và phù hợp với sự phát triển của tổ chức - và nếu bạn chọn sai, bạn có thể chuyển sang cơ cấu tổ chức khác.
Còn tiếp...
SPRINGO ĐÀO TẠO - TƯ VẤN HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC - QUẢN TRỊ - PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI & TỔ CHỨC.
Hotline Tư vấn – Huấn luyện Doanh nghiệp: 0969 798 944 (zalo, call, nhắn tin...)
Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo: 0984 394 338 (zalo, call, nhắn tin...)
Email:
Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội