File Word bị lỗi khi gửi qua mail

Thông tin

Word sẽ tạo một tệp chủ khi bạn mở một tài liệu Word đã lưu trước đó. Tệp chủ là tạm thời và có tên đăng nhập của người mở tài liệu.

Tham khảo

Để biết thêm thông tin về từ tệp tạm thời, nhấp vào số bài viết sau để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:

Trong khi làm việc, chắc chắn không ít lần bạn gặp phải tình trạng file word bị lỗi font chữ khiến việc trao đổi tài liệu gặp khó khăn, đặc biệt nếu đó là tài liệu hợp đồng quan trọng cần gửi cho đối tác và khách hàng. Nếu để tình trạng này xảy ra sẽ gây mất thiện cảm và thiếu chuyên nghiệp của bạn cũng như công ty. Vậy cách khắc phục file word bị lỗi như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để được bật mí nhé.

Mục Lục

Cách khắc phục file word bị lỗi font chữ

File word sẽ có những lúc xuất hiện tình trạng lỗi font trong quá trình soạn thảo hoặc gửi maiL. Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau về tình trạng này và cách khắc phục như sau:

• Bước 1: Ở giao diện word đang bị lỗi font bạn hãy ấn  Ctrl + A(chọn tất cả) rồi chọn copy(sao chép).
• Bước 2: Hãy click chuột phải vào biểu tượng Unikey, sau đó chọn công cụ..[CS+F6]. Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + F6 để mở nhanh Unikey.
• Bước 3: Trong hộp thoại Unikey, hãy thực hiện chọn bảng mã hiện tại và bảng mã chuyển đổi trong mục bảng mã:

Nguồn: Lựa chọn bảng mã hiện tại của văn bản, ở trường hợp này là TCVN3.

Đích: Bạn hãy lựa chọn bảng mã cần chuyển đổi, đó là Unicode.
Sau cùng hãy nhấn vào chuyển mã để hoàn tất quá trình chuyển đổi.

Bước 4: Khi đã thực hiện chuyển đổi mã thành công, hộp thoại sẽ hiển thị thông báo Successfully converted RTF clipboard.

Bước 5: Cuối cùng bạn hãy mở một file Word mới, sau đó nhấn Ctrl + V để dán nội dung văn bản vừa chuyển đổi, lúc này bạn sẽ thấy file Word không còn bị lỗi font nữa.

Nguyên nhân file word không mở được

Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau khiến file word không thể mở được, chúng ta cần xác định nguyên nhân cụ thể để đưa ra phương án xử lý cho phù hợp, một số những nguyên nhân có thể khiến file word không mở được đó là:

• Do phần mềm nào đó của bên thứ ba trong quá trình truyền tải về máy đã thay thế File Word nên không thể thực hiện mở tệp
• Lỗi do công cụ Microsoft Word
• Đường truyền mạng không ổn định, không có kết nối mạng
• Xung đột giữa phần mềm trong máy tính
• Quá trình lưu file về máy bị lỗi
• Do virus “ăn” mất file, có thể là máy bạn chứa virus hoặc máy người gửi
• Do phiên bản Office của bạn đã cũ, chưa tương thích với phiên bản người gửi sử dụng
• Do khi khởi động Microsoft Word để chế độ Safe mode (chế độ an toàn tiêu chuẩn) nên file word không mở được

Những cách khắc phục file word bị lỗi

Mỗi nguyên nhân sẽ có những cách xử lý riêng, dưới đây là những cách giúp bạn khắc phục file word bị lỗi nhanh chóng, đơn giản nhất nhé:

Xử lý nếu file Word bị lỗi khi gửi do dung lượng quá lớn

Khi bạn gửi tài liệu qua email hoặc bất kỳ phần mềm nào đều sẽ có những quy định về tiêu chuẩn dung lượng khi gửi đi. Nếu vượt quá dung lượng đó chắc chắn sẽ không thể gửi được. Chính vì vậy bạn hãy chia nhỏ file gửi để gửi nhiều lần hoặc nén file lại để giảm dung lượng, một cách khác nữa đó chính là hãy up file lên Google Drive và chia sẻ.

Hãy sử dụng font chữ và bảng mã có sẵn trên hệ điều hành

Để đảm bảo khi gửi font chữ người nhận có thể mở và được được toàn bộ nội dung thì bạn nên lựa chọn những font chữ và bảng mã phổ biến có thể sử dụng cho tất cả các máy. Ví dụ thông thường mọi người lựa chọn font chữ Arial hoặc Time New Roman trên hệ điều hành windows và sử dụng bảng mã Unicode.

Khi bạn sử dụng bảng mã và font chữ khác thì hãy gửi kèm cài đặt font chữ cho người nhận và hãy nhắn họ thực hiện cài đặt font chữ trước sau đó mới mở văn bản. Nếu file word có định dạng chữ khác thì hãy nén file và gửi lại qua email nhé.

Có một cách khác nhanh hơn đó là bạn hãy chuyển văn bản word sang định dạng pdf bằng cách: Khi lưu file hãy chuyển sang PDF trong mục Save as type. Như vậy người dùng không cần chuyển đổi rườm rà mà vẫn đọc được nội dung.

Xử lý trường hợp gửi file từ Word qua Gmail bị mất định dạng tab

Lỗi gửi file từ Word qua Gmail bị mất định dạng tab là lỗi rất hay gặp phải và bạn cần giữ định dạng tab để đảm bảo việc gửi và nhận mail đều có thể đọc được nội dung:

Giữ định dạng trên Word 2003

• Bước 1: Đối với giao diện Word 2003 hãy chọn mục Tools trên thanh công cụ => Sau đó hãy chọn chọn Word Options.
• Bước 2: Ở cửa sổ Options chọn Save => Hãy bấm chọn Embed TrueType fonts => Chọn OK.

Giữ định dạng trên Word 2007

• Bước 1: Khi sử dụng giao diện Word 2007 hãy nhấn vào biểu tượng Microsoft Office  => Tiếp theo hãy lựa chọn Word Options.
• Bước 2: Tiếp tục hãy bấm chọn Save => Thực hiện tìm mục Preserve fidelity when sharing this document => Hãy chọn chọn Embed fonts in the file.

Giữ định dạng trên Word 2010

• Bước 1: Trên giao diện Word 2010 bạn chọn File => Tiếp theo chọn Options.
• Bước 2: Trên cửa sổ mới hãy mở Save => Tìm mục Preserve fidelity when sharing this document => chọn Embed fonts in the file.
• Bước 3: Tiếp tục chọn Embed only the characters used in the document (best for reducing file size) => Chọn Ok.

Khắc phục mở file word không mở được mà không cần dùng phần mềm

Trên Office sẽ có các công cụ được tích hợp sẵn để bạn có thể khắc phục được tình trạng file word lỗi không mở được:

• Open and Repair (chỉ có trong hệ điều hành Windows)
• AutoRecover (Windows và OS X)

Đối với Open and Repair

• Bước 1: Mở ứng dụng Word hoặc mở một file Word bất kỳ (không phải file word bị lỗi) để khởi động công cụ trên.
• Bước 2: Trên thanh Menu click chuột và File.

• Bước 3: Mở file word không mở được của bạn bằng cách click Open –> Browse –> tìm đến thư mục chứa file word bạn cần mở.

Lưu ý: Ở bước này bạn hãy ấn vào mũi tên bên cạnh nút All Files thay vì ấn Enter hoặc Open để mở file. Lúc này sẽ xuất hiện một loạt lựa chọn dành cho bạn. Bạn có thể ấn vào Recover Text from Any File để khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào.

• Bước 4: Tại mũi tên bên cạnh nút Open hãy click chọn Open and Repair.

Đối với AutoRecover (Windows và OS X)

AutoRecover chính là tự động sao lưu và phục hồi, đây là phần có sẵn trong Office của cả hệ điều hành Windows và OS X. Một nguyên nhân khiến file word bị mất và lỗi đó chính là việc mất điện hoặc lỗi máy tính, vào lúc này tính năng Auto Recover sẽ sao lưu bản mới nhất và khôi phục dữ liệu cho bạn.

Thông thường, hệ điều hành Windows sẽ hiện lên câu hỏi xem bạn có muốn khôi phục lại bản word hay không. Tuy nhiên có một số trường hợp không hiện thì bạn có thể thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Bạn hãy bắt đầu mở Microsoft Word hoặc một file word bất kỳ (không phải file word bị lỗi)
• Bước 2: Trên thanh Menu hãy ấn chọn File.

• Bước 3: Tiếp theo sẽ xuất hiện bảng chọn, bạn thực hiện các phần như sau: File –> Open –> Recent –> Recover Unsaved Document.

Tính năng Recover Unsaved Document sẽ xuất hiện ở dưới các file word, tuy nhiên những phiên bản mới hơn thì bạn cần phải tìm theo cách bên trên để mở và sử dụng được.
Hãy ấn chọn Recover Unsaved Document để mở mục lưu trữ tự động các tập tin bạn đã soạn thảo.

• Bước 4: Hãy tìm tập tin sao lưu văn bản mới nhất, bạn sẽ cần phải mở từng file, tuy nhiên đây vẫn là cách tốt nhất để mở được file Word không mở được của bạn.
• Bước 5: Ngay sau  khi tìm được file đó hãy lưu file đó sang một vị trí an toàn ngay lập tức trước khi chúng bị xóa tự động.

Nếu bạn là người sử dụng hệ điều hành OS X thì bạn chỉ cần đi tìm tập tin được tự động sao lưu theo đường dẫn sau: /Users/Tên-người-dùng/Library/Application Support/ Microsoft/Office/Office 2016 AutoRecovery.

Tìm lại file tạm sao lưu cũ để khôi phục lại file Word không mở được

Hệ điều hành Windows sẽ có một phần gọi là File History, đây là công cụ lưu tập tin. Trong quá trình bạn sử dụng thì tính năng này được kích hoạt và tự động sao lưu tài khoản theo từng thời gian cụ thể. Bởi vậy bạn có thể sử dụng tính năng này để khôi phục hoàn toàn file Word của mình.

Để mở được File History bạn hãy mở: Control Panel – System and Security – File History. Sau khi đã tìm được file word mình cần bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng hình tròn màu xanh lá để tiến hành khôi phục tài liệu là được.

Dùng công cụ khác để khôi phục file word không mở được

Nếu như những công cụ có sẵn trên bạn vẫn không thể khôi phục được file word không mở được thì bạn hãy lựa chọn những công cụ khác như: Recuva (hệ điều hành Windows) hoặc hệ điều hành OS X thì hãy chọn Data Rescue 4. Để đảm bảo khôi phục được tập tin gốc thì bạn cần chú ý đến đường dẫn của file được sao lưu tạm có đuôi .asd hoặc .wbk. Việc này sẽ giúp bạn khôi phục được file tin gốc, tuy khá mất thời gian nhưng lại mang đến độ chính xác cao.

Cuối cùng là bạn hãy đổi lại tên file và mở lại bằng công cụ Office.

Tạm kết

Trên đây chính là cách khắc phục file word bị lỗi dành cho bạn, hy vọng rằng với những chia sẻ này của In Tâm Phúc sẽ giúp bạn có thêm những mẹo hay khắc phục tình trạng trên.