Mail doanh nghiệp với gmail

Email Google – Google Workspace là bộ công cụ với những ứng dụng mạnh mẽ dành cho doanh nghiệp. 

Nổi bật với một số tính năng cần thiết cho doanh nghiệp như: Lưu trữ email và tập tin đính kèm, chia sẻ tài liệu và làm việc từ xa, trò chuyện trực tuyến, lịch quảng lý công việc thông minh.

Bài viết hôm nay mình sẽ giới thiệu với các bạn cách đăng ký email tên miền Google miễn phí.

Với một vài bước đơn giản các bạn có thể tạo tài khoản email doanh nghiệp cho riêng mình.

Nội dung chính

• 1. Google Workspace là gì?
• 2. Hướng dẫn đăng ký email theo tên miền công ty trên Google
• 3. Tính năng nâng cao Google Worksapce dành cho doanh nghiệp
  • 3.1 Quảng cáo và spam
  • 3.2 Cộng tác nhóm
  • 3.3 Xét duyệt email đến và đi
  • 3.4 Bản sao email và bằng chứng pháp lý
  • 3.5 Lịch sử gửi/nhận email
  • 3.6 Email tên miền doanh nghiệp
• 4. Tóm tắt

1. Google Workspace là gì?

Google Worksapce là dịch vụ tạo email theo tên miền công ty trên Google. Chức năng của Google Worksapce là quản trị công việc hiệu quả, nâng cao hiệu xuất làm việc.

Google Worksapce được phát triển trên nền điện toán đám mây. Nhờ đó mà ta có các ứng dụng phổ biến như email, chat, video call, cho đến các tính năng sử lý công việc hiệu quả.

Như chia sẻ dữ liệu,cài lịch hẹn, sử dụng các công cụ chỉnh sửa văn bản như( docs, sheet,…).

Sau khi đăng ký Google Worksapce Bạn sẽ có một đia chi email gắn với tên miền đây chính là tài khoản Google Worksapce của bạn. Với tài khoản này bạn sẽ có quyền tạo mới, thêm, sửa, xóa những người dùng.

Cài đặt những tính năng cho người dùng trong doanh nghiệp như kiểm duyệt email, phục hồi những email đã xóa, tạo nhóm email… Với mong muốn phát triển những ứng dụng cho riêng mình.

Google Worksapce giúp doanh nghiệp của mình phát triển nhanh hơn mạnh hơn không phải lo tài nguyên số hóa. Hoặc bị mất do những lý do không cần thiết.

Đọc đến đây các bạn nghĩ Google Worksapce cũng giống như bộ công cụ Gmail miễn phí của google nhưng ngoài ra Google Worksapce có những tính năng riêng dành cho doanh nghiệp.

Xem ngay: Tính năng và chi phí Microsoft 365 chi tiết. 

Google cho phép bạn đăng ký tài khoản Google Worksapce dùng thử 14 ngày với tối đa là 10 người dùng.

Nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ bạn phải đăng ký và thanh toán với Google bằng thẻ tín dụng.

Khi đăng ký trực tiếp với Google bạn sẽ không được xuất hóa đơn và được sự hỗ trợ bằng tiếng việt.

Bạn có thể đăng ký G Suite thông qua matma.vn đối tác hàng đầu của Google tại Việt Nam với chi phí tương đương.

Bước 1: Vào trang đăng ký email doanh nghiệp của Google.

Link đăng ký: https://gsuite.google.com/signup/basic/register.

Đăng ký G Suite Google

Liên hệ bộ phận bán hàng bạn sẽ mua tài khoản Google Worksapce.

Nhấp vào bắt đầu sử dụng miễn phí. Google cho phép doanh nghiệp của bạn sử dụng tài khoản Google Worksapce 14 ngày.

Bước 2: Nhập tên doanh nghiệp của bạn.

Nhập tên doanh nghiệp

Bước 3: Nhập thông tin liên của bạn

Nhập thôn tin liên hệ

Thôn tin liên hệ bao gồm họ và tên, địa chỉ email.

Sau đó nhấp vào tiếp theo.

>>Xem ngay: Dkim là gì? cách cấu hình Dkim chi tiết 2020.

Bước 4: Nhấp vào chọn “Có, tôi có miền có thể sử dụng”.

Chọn có tên miền

Nếu bạn có tên miền đã chuẩn bị sẵn rồi thì chọn: Có, tôi có miền có thể sử dụng.

Nếu bạn chưa có tên miền có thể mua tên miền tại Godaddy của Google.

Bước 5: Nhập tên miền bạn đã mua

Nhập tên miền

Các bạn chú ý nhập chính xác tên miền tránh nhầm lẫn. Nếu không bạn sẽ tạo sai tên miền theo domain.

Sau đó Google sẽ xác nhận lại một lần nữa tên miền bạn mong muốn dùng để thiết lập tài khoản, click chọn tiếp theo.

Bước 6: Tạo tên người dùng và mật khẩu cho Google Workspace.

Ở bước này, tên người dùng chính là địa chỉ email đầu tiên của bạn, và mật khẩu cũng chính là mật khẩu của email theo tên miền riêng đó.

Nhập tên người dùng và mật khẩu.

Sau khi nhấn đồng ý, tài khoản Google Worksapce của bạn đã được tạo thành công.

Bước 7: Thiết  lập tài khoản.

Thiết lập tài khoản

Bước 8: Trỏ MX từ domain về Google Worksapce

Sau khi bạn đã có tài khoản Google Worksapce việc tiếp theo là bạn phải trỏ MX từ tên miền về Google Worksapce mới có thể hoạt động được.

Bước đầu tiên, Google Worksapce là dịch vụ email tên miền cho doanh nghiệp nên bạn có thể tạo nhiều email theo tên miền. 

Để cấp những email này cho cộng sự và nhân viên khi cần.

Chọn bắt đầu

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp với giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu.

Bước 9: Thêm tài khoản người dùng

Bạn có thể thêm nhiều email theo tên miền riêng khác ở bước này. Nếu đã thêm hết, bạn tick vào ô “tôi đã thêm…”, sau đó chuyển sang bước kế tiếp.

Với vai trò là quản trị viên bạn sẽ thêm những email để cung cấp cho nhân viên của mình.

Thêm người dùng mới

Bước 10: Nhấn vào tiếp theo

Bạn cần tải 1 tệp html mà Google cung cấp về máy tính.

Tải html xuống

Bước 11: Upload lên thư mục gốc website

Sau đó bạn upload tệp này lên thư mục gốc cài đặt website của bạn.

Nếu website của bạn được làm bằng WordPress, bạn sẽ tải file html lên thư mục cài đặt WordPress.

Nếu bạn không biết bạn có thể gởi File MX cho đơn vị thiết kế web học sẽ up lên giúp bạn.

Tiếp tục bạn sẽ tạo bản ghi MX theo các thông tin mà Google cung cấp.

Tạo bảng ghi MX

Bước 12: Thêm bảng ghi vào Domain

Nếu bạn mua domain Namecheap, có thể vào mục Advanced DNS để làm việc này:

Thêm bảng ghi NameCheap

Khi bạn mua domain ở 1 nhà cung cấp khác hãy tìm chỗ sửa bản ghi MX. Nếu không biết chỗ bạn liên hệ hỗ trợ nhà cung cấp để được cấu hình.

Ở phần Mail Settings chọn Custom MX, bạn điền chính xác tất cả giá trị ở bản ghi MX vào đây. Google sẽ cung cấp cho bạn các giá trị này, bạn chỉ tạo mới & điền các giá trị tương ứng:

Nhập domain nhà cung cấp khác

Nếu bạn vào Custom MX thấy có sãn một số trường hãy xóa nó đi.

Bước 13: Xác minh tên miền và thiết lập email

Xác minh tên miền

Quá trình xác minh có thể mất vài phút. Nhấn tiếp theo để hoàn tất việc xác minh và hoàn thành thiết lập địa chỉ mail.

Như vậy là xong, bạn đã có thể đăng nhập vào địa chỉ mail theo tên miền đã tạo.

Như vậy sau các bước hướng dẫn, doanh nghiệp của bạn đã có thể tạo ra email theo tên miền với Gmail thuộc bộ Google Worksapce.

Bạn có thể tiếp tiếp tục sử dụng sau khi hết hạn dùng thử miễn phí 14 ngày nếu bạn quyết định mua và trả phí cho Google Worksapce.

3. Tính năng nâng cao Google Worksapce dành cho doanh nghiệp

Đây là những tính năng nâng cao của Google Worksapce dành cho doanh nghiệp.

3.1 Quảng cáo và spam

Khi sử dụng Gamil miễn phí bạn thường xuyên bị Spam, quảng cáo tràn lan, đôi khi những email mà mình cần quan trọng lại rơi vào spam.

Trái lại, Google Worksapce cung cấp trải nghiệm email hoàn toàn không có quảng cáo cho doanh nghiệp, cho phép bạn tập trung 100% vào email của mình mà không bị xao lãng bởi các tin “bán đất, bán nhà, làm đẹp.

3.2 Cộng tác nhóm

Phải nói rằng, tính năng “tạo hộp thư cộng tác nhóm” là chức năng cực “xịn sò” của Google Worksapce mà không phải dịch vụ email nào cũng có. Xin ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung:

Khi bạn muốn tạo một email đại diện cho một nhóm/phòng ban như , sau đó bạn có thể gán tất cả email của các thành viên thuộc nhóm này vào.

3.3 Xét duyệt email đến và đi

Khi bạn có một nhóm nhân viên mới làm việc với vị trí quan trọng như tiếp xúc gởi mail báo giá trực tiếp với khách hàng.

Chức năng này giúp cho quản trị viên hoặc một nhóm người được chỉ định(bên pháp chế của công ty) xem duyệt email đã được yêu cầu hay chưa mới được gởi đi.

Chức năng này nhằm khắc phục những email không đạt tiêu chuẩn của nhân viên mới tránh gây hậu quả nghiêm trọng đáng tiếc.

Với vai trò quản trị viên có thể dừng email gởi đi và xem xét hoặc chỉnh sửa trước khi gởi đi.

Các bạn xem thêm các Google Workspace  chinh phục người dùng mới nhất 2020.

3.4 Bản sao email và bằng chứng pháp lý

Với Gmail miễn phí khi người dùng xoá nội dung email thì không thể phục hồi. Với Google Worksapce admin có thể thiết lập các bản sao cho những email bị xoá .

Bất cứ vấn đề liên quan đến kiện cáo, sử dụng trái phép tài nguyên doanh nghiệp đều cần có chứng thực rõ ràng. Và đây chính là một trong những tính năng mà người dùng doanh nghiệp rất thích ở Google Worksapce.

3.5 Lịch sử gửi/nhận email

Quá trình gửi/nhận email bất kỳ được ghi lại rất rõ ràng: từ ngày giờ gửi/nhận, người gửi/nhận, ở đâu, trên thiết bị nào… đều thể hiện rõ trong lịch sử email.

Đây cũng là tính năng cần thiết cho các doanh nghiệp lớn, cần kiểm soát dữ liệu hay trích xuất các bằng chứng cần thiết cho nhiều trường hợp xảy đến (như hết hạn hợp đồng, người chỉnh sửa email cuối cùng….)

3.6 Email tên miền doanh nghiệp

Với Gmail, bạn chỉ tạo được email gắn với đuôi @gmail.com và không có thêm tùy chọn. Với vai trò là doanh nghiệp đuôi Gmail là không chuyên nghiệp.

Với Google Worksapce, tạo email gắn với tên miền doanh nghiệp (ví dụ ) chính là cách chuyên nghiệp hóa và gây dựng thương hiệu trong mắt người dùng. Bạn có thể tạo thêm bí danh email sử dụng cho các trường hợp khác nhau. Quản trị viên có thể thêm tối đa 30 bí danh email cho mỗi người dùng mà không mất thêm chi phí.

4. Tóm tắt

Việc cài đặt và sử dụng email tên miền Google Worksapce rất dể dàng và trong thời gian ngắn. Trong quá trình cài đặt có bất kì khó khăn gì cứ liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ.

Nhận ngay tài khoản Zoho Mail Free 5 người dùng + tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết! Gọi 02873 004 009 hoặc gửi email đến để được hỗ trợ.