Bạn có thể quản lý thư đến bằng cách sử dụng các bộ lọc của Gmail để gửi email cho một nhãn, lưu trữ, xóa, gắn dấu sao hay tự động chuyển tiếp thư của mình. Tạo bộ lọc - Mở
Gmail.
- Trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
- Nhập tiêu
chí tìm kiếm của bạn. Nếu bạn muốn kiểm tra để chắc chắn rằng tính năng tìm kiếm của mình hoạt động đúng cách, hãy xem những email nào hiển thị bằng cách nhấp vào tùy chọn Tìm kiếm.
- Ở dưới cùng của cửa sổ tìm kiếm, hãy nhấp vào tùy chọn Tạo bộ lọc.
- Chọn điều bạn muốn bộ lọc thực hiện.
- Nhấp vào tùy chọn Tạo bộ lọc.
Lưu ý: Khi bạn tạo một bộ lọc để chuyển tiếp
thư, chỉ có thư mới sẽ bị ảnh hưởng. Ngoài ra, khi ai đó trả lời một thư bạn đã lọc, thư trả lời sẽ chỉ được lọc nếu đáp ứng các tiêu chí tìm kiếm tương tự. Sử dụng một thư cụ thể để tạo bộ lọc- Mở Gmail.
- Chọn hộp kiểm bên cạnh email bạn muốn.
- Nhấp vào biểu tượng Thêm .
- Nhấp vào tùy chọn Lọc thư dựa theo những thư này.
- Nhập tiêu chí lọc bạn muốn.
- Nhấp vào tùy
chọn Tạo bộ lọc.
Chỉnh sửa hoặc xóa bộ lọc Xuất hoặc nhập bộ lọc Nếu bạn là chuyên gia về bộ lọc và có hệ thống bộ lọc tuyệt vời đến mức bạn muốn sử dụng trong tài khoản khác hoặc chia sẻ với bạn bè, thì bạn có thể xuất và nhập bộ lọc. - Mở Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt
Xem tất cả cài đặt.
- Nhấp vào Bộ lọc và địa chỉ bị chặn.
- Chọn hộp bên cạnh bộ lọc.
Xuất bộ lọc- Ở dưới cùng của trang,
hãy nhấp vào Xuất.
- Bạn sẽ nhận được tệp .xml mà bạn có thể chỉnh sửa trong trình chỉnh sửa văn bản nếu muốn.
Nhập bộ lọc- Ở cuối trang, hãy nhấp vào Nhập bộ lọc.
- Chọn tệp có bộ lọc bạn muốn nhập.
- Nhấp vào Mở tệp.
- Nhấp vào Tạo bộ lọc.
Thông tin này có hữu ích không? Chúng tôi có thể cải thiện trang này bằng cách nào? - Tạo “nhãn” (Label) cho các nhóm email giống như tạo thư mục trong Máy tính của
bạn.
- Cách tạo “nhãn” cho các nhóm email cùng chung 1 đặc tính.
- Áp
dụng nhãn cho 1 email bất kỳ
- Thêm bộ lọc
- Gắn dấu sao email quan trọng
- Cách để Tạm ẩn Video Email trong 1 khoảng thời gian nhất định.
- Lưu trữ hoặc xóa
email
Tại sao bạn cần phải sắp xếp Gmail sao cho khoa học? Trong hàng ngàn email trong hòm thư gmail của bạn tích lũy từ năm này qua năm khác chỉ có 02 loại mail: Mail đã đọc và Mail chưa đọc. Và đó là nguyên nhân khiến bạn rất khó khăn thậm chí rơi vào trạng thái hỗn loạn khi cần tìm và tra cứu các email đã gửi đi và nhận của 1 đối tác nào đó, hoặc email có liên quan đến 1 thông tin 1 tài liệu nào đó trong quá khứ mà bạn không thể có manh mối nào để tìm
lại trong hàng ngàn email hiện tại. Để tiết kiệm thời gian, bí mật là Gmail có công cụ tuyệt vời để gán “nhãn” cho từng nhóm email. Để sau này, bạn chỉ cần tìm lại các email có chung 1 nhãn, thậm chí trong “nhãn lớn” có chứa các “nhãn con”, rất khoa học, giúp bạn làm chủ Hòm thư (inbox) một cách đơn giản, dễ dàng, Dưới đây GCS sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp một hộp thư đến một cách khoa học cho email của bạn. Nó sẽ giúp email của bạn chuyên nghiệp hơn và bạn có thể tìm kiếm dễ dàng.
Quản lý email bằng nhãn và bộ lọc và chuyển email ra khỏi hộp thư đến của bạn. Tạo “nhãn” (Label) cho các nhóm email giống như tạo thư mục trong Máy tính của bạn.Bạn có thể đã lưu trữ email trong các thư mục khác nhau. Trong Gmail, để phân loại các loại email khác nhau bạn có thể dùng nhãn. Các nhãn giống như các thư mục, nhưng
có sự thay đổi — bạn có thể áp dụng một số nhãn cho một email, sau đó tìm email bằng cách nhấp vào bất kỳ nhãn nào của nó từ bảng điều khiển bên trái. Bạn cũng có thể: - Mở một nhãn trong thanh bên trái để xem tất cả email có nhãn đó.
- Nhãn lồng trong nhãn.
- Tìm kiếm tất cả email có nhãn.
- Thiết lập hộp thư đến của bạn theo ý muốn:
- Xem nhãn trên email trong hộp thư đến của bạn để nhanh chóng xác
định các loại email khác nhau.
- Tự động lưu trữ email để định tuyến nó khỏi hộp thư đến của bạn, như bạn đã làm với các quy tắc và thư mục.
Cách tạo “nhãn” cho các nhóm email cùng chung 1 đặc tính. Tạo nhãn:- Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài
đặt)See all settings (Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt)
- Nhấp vào tab Labels (Nhãn).
- Cuộn đến phần Nhãn và nhấp
vào Create new label (Tạo nhãn mới).
- Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).
Bạn cũng có thể tạo các nhãn lồng nhau, giống như các thư mục con. Tạo nhãn từ email:- Từ một email, nhấp vào Labels (Nhãn) Create new label (Tạo mới).
- Nhập tên nhãn và nhấp vào Create (Tạo).
- (Tùy chọn) Nhấp vào nhãn Nest label under (Nhãn xếp lồng trong) và chọn một nhãn hiện có để đặt nó bên dưới.
Nhãn mới tự động áp dụng cho email của bạn. Áp dụng nhãn cho 1 email bất
kỳ Áp dụng nhãn cho email:
- Trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp bên cạnh email mà bạn muốn gắn nhãn.
- Nhấp vào Labels (Nhãn) .
- Chọn các hộp bên cạnh nhãn bạn muốn thêm và nhấp vào Apply (Áp dụng).
Áp dụng màu cho nhãn:- Trong bảng điều khiển bên trái, hãy trỏ đến một nhãn và nhấp vào
Thêm .
- Trỏ vào Label color (Màu nhãn) và chọn một màu. Hoặc, nhấp vào Add custom color (Thêm màu tùy chỉnh).
Thay đổi ngay
lập tức áp dụng cho tất cả email có nhãn đó. - (Tùy chọn) Để xóa màu nhãn, hãy trỏ chuột vào Label color (Màu nhãn) và nhấp vào Remove color (Xóa màu).
- (Tùy chọn) Để xem tất cả email có một nhãn cụ thể, trong bảng điều khiển bên trái, hãy nhấp vào tên của nhãn đó.
Chuyển email từ hộp thư đến của bạn sang một nhãn:- Trong hộp thư đến của bạn, chọn các hộp bên cạnh email bạn muốn chuyển vào nhãn.
- Nhấp vào Di chuyển tới .
- Nhấp vào nhãn bạn muốn chuyển email của mình đến.
Thêm bộ lọcTự động quản lý email đến của bạn với các bộ lọc của Gmail. - Trong hộp tìm kiếm ở trên cùng, nhấp vào Mũi tên xuống .
- Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn.
- Ở cuối cửa sổ tìm kiếm, nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc) .
- Chọn hộp Send template (Gửi mẫu) và chọn một mẫu.
- Nhấp vào Create filter (Tạo bộ lọc).
Gắn dấu sao email quan trọng
Bạn muốn gắn dấu sao cho một email quan trọng? Nhấp vào Dấu sao bên cạnh email trong hộp thư đến của bạn hoặc email trong cuộc trò chuyện.Để xem tất cả email được gắn dấu sao của bạn, trong
thanh bên trái, hãy nhấp vào Starred (Có gắn dấu sao). Cách để Tạm ẩn Video Email trong 1 khoảng thời gian nhất định.Hãy hoãn email đến một ngày hoặc giờ trong tương lai thuận tiện hơn cho bạn. - Mở Gmail và trỏ tới một email.
- Ở bên phải, nhấp vào Tạm ẩn .
- Trong Snooze until (Tạm ẩn cho đến),
hãy chọn một thời gian.
Email tự động báo lại và chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn. Bạn sẽ nhận được lời nhắc về email được báo lại sau thời gian được chỉ định. - (Tùy chọn) Để xem tất cả email đã tạm ẩn, hãy nhấp vào Snoozed (Đã tạm ẩn) ở thanh bên trái.
Lưu trữ hoặc xóa emailEmail đã lưu trữ sẽ di chuyển ra khỏi hộp thư đến của bạn nhưng vẫn ở trong All mail (Tất cả thư) để bạn có thể tìm thấy chúng sau này. Email đã xóa sẽ được chuyển vào Trash (Thùng rác) và bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày. Để lưu trữ hoặc xóa email, chọn một hoặc nhiều
email. Ở trên cùng, nhấp vào Archive (Lưu trữ) hoặc Delete (Xóa) . Hoặc, bạn có thể trỏ đến một email và nhấp vào Archive (Lưu trữ) hoặc Delete (Xóa) . Mọi thứ khi quá lộn xộn nhưng được sắp xếp hợp lý thì mọi công việc sẽ thật dễ dàng. Việc tạo nhãn khác nhau hay biết cách sử dụng bộ lọc để tìm kiếm những email quan trọng là bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
| 
