Tại sao số cmnd bị trùng

Khi thực hiện đăng ký mã số thuế cho người người lao động, kết quả hệ thống Thuế báo về là số chứng minh nhân dân đăng ký bị trùng với dữ liệu của người nộp thuế khác. Vậy vì sao lại bị trùng CMND/CCCD khi đăng ký mã số thuế? Cách xử lý đăng ký mã số thuế bị trùng chứng minh thư/căn cước công dân như thế nào?

Vì sao bị trùng CMND/CCCD khi đăng ký mã số thuế?

Theo quy định tại điểm b, khoản 2, điều 30 của Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14: “Cá nhân được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó…”. Căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân chính là số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân do cơ quan Công an cấp. Về nguyên tắc số CMND/CCCD do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất đối với từng cá nhân.

Tuy vậy, trong quá trình triển khai đăng ký cấp mã số thuế TNCN đối với các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công; nhiều Cục Thuế trên cả nước đều gặp phải vướng mắc đối với nhiều trường hợp trùng số CMND giữa 2 cá nhân ở 2 địa phương khác nhau, đặc biệt là những tỉnh, thành phố thuộc diện tách tỉnh trước đây. Nguyên nhân có thể do trước đây mỗi tỉnh tự cấp số CMND và cấp thực hiện theo phương thức thủ công.

Ngoài ra, cũng không ít trường hợp lợi dụng CMND của người khác hay mua lại CMND từ các tiệm cầm đồ,... để đăng ký mã số thuế “trộm”. Thực tế, có những cá nhân chưa đăng ký nhưng mã số thuế đã có trên hệ thống; hoặc cá nhân làm việc tại công ty A nhưng mã số thuế cá nhân của họ được sử dụng cả cho công ty B, công ty C mà họ hoàn toàn không biết. Đối với các trường hợp bị lấy trộm số chứng minh nhân dân/căn cước công nhân, các cá nhân nên đến làm việc với cục thuế để phát hiện ra đơn vị nào đang sử dụng CMND của mình. Theo Luật Quản lí thuế, đơn vị đó sẽ bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp liên quan đến phần khai gian dối.

Chưa hết, nhiều người đã được cấp mã số thuế rồi, nhưng nghỉ việc một thời gian và làm tại công ty mới. Khi người này đổi CMND sang thẻ căn cước và không khai mã số thuế cũ, khi công ty mới kê khai thuế, hệ thống sẽ tự động quét và cấp MST mới. Nên có nhiều người có đến hai mã số thuế. Cách giải quyết là làm đơn và mang thẻ căn cước lên cơ quan thuế để hủy một mã số thuế. Nhưng có trường hợp không hủy nên vẫn tồn tại hai MST dẫn đến việc xử lý cũng gặp rắc rối.

Tóm lại, có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến bị trùng CMND/CCCD khi đăng ký mã số thuế. Nhưng theo nguyên tắc xử lý cấp mã số thuế TNCN thì hiện tại không cho phép thực hiện cấp mã số thuế mới cho trường hợp trùng số CMND/CCCD. Mục đích là để đảm bảo kiểm soát tính duy nhất của mã số thuế, đặc biệt đối với thuế TNCN.

Vậy, cách xử lý khi đăng ký mã số thuế bị trùng cmnd/cccd như thế nào, sẽ được dịch vụ kế toán thuế TinLaw hướng dẫn chi tiết ở phần bên dưới.

>> Xem thêm: Cách tra cứu mã số thuế cá nhân

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đăng ký mã số thuế cá nhân

Hướng dẫn cách xử lý khi bị trùng số CMND khi đăng ký mã số thuế cá nhân

Vậy khi thực hiện đăng ký mã số thuế cho người lao động, kết quả hệ thống thuế báo về là số CMND đăng ký bị trùng với dữ liệu của người nộp thuế khác thì xử lý như sau:

Bước 1: Kiểm tra kết quả trả về

Cơ quan chi trả thu nhập kiểm tra MST trùng (tại thông báo của cơ quan thuế báo về) trên hệ thống tra cứu mã số thuế cá nhân của cơ quan thuế tại trang web:

https://www.tncnonline.com.vn (Mục Tra cứu MST) hoặc http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

Tại sao số cmnd bị trùng
Bạn kiểm tra MST trùng trên 2 website ở trên

Bước 2: Xử lý thông tin theo kết quả tại bước 1

* Trường hợp 1: Kết quả trên hệ thống tra cứu ra thông tin của một người khác với người lao động đang đăng ký MST của đơn vị thì Cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp) chuẩn bị các hồ sơ sau nộp tại Bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý:

  1. Danh sách kết quả báo trùng CMND do cơ quan thuế trả kết quả cho đơn vị.
  2. Mẫu đăng ký thuế 05-ĐK-TCT theo thông tư 95/2016/BTC do người đăng ký mã số thuế kê khai.
  3. Chứng minh thư photo của người đăng ký mã số thuế của người nộp thuế.

=> Doanh nghiệp bộ hồ sơ (gồm 3 giấy tờ trên) nộp tại bộ phận một cửa của cơ thuế. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin trùng CMND để cấp MST TNCN cho người lao động.

Tại sao số cmnd bị trùng
Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin trùng CMND

* Trường hợp 2: Kết quả trên hệ thống tra cứu không ra thông tin thì đề nghị liên hệ với cơ quan thuế quản lý để thực hiện tra cứu. Trường hợp MST trùng là MST người phụ thuộc của NNT đang đăng ký MST thì cơ quan chi trả hướng dẫn người lao động thực hiện chuyển đổi MST người phụ thuộc thành MST người nộp thuế như sau:

  • Cá nhân có mã số thuế phụ thuộc thực hiện kê khai theo mẫu số 08-MST ban hành kèm theo thông tư 95/2016/BTC. Lưu ý phần thông tin mới tại mẫu số 08-MST điền đầy đủ số chứng minh thư, ngày cấp, nơi cấp; địa chỉ hộ khẩu.
  • Mẫu đăng ký thuế 05-ĐK-TCT theo thông tư 95/2016/BTC do người đăng ký mã số thuế kê khai.
  • Kèm theo bản photo CMTND/ CCCD,

=> Nộp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế

>> Xem thêm: Thủ tục đóng mã số thuế cá nhân, mã số thuế người phụ thuộc

Hy vọng với những hướng dẫn phía trên của chúng tôi quý doanh nghiệp đã biết cách xử lý khi gặp trường hợp trùng số chứng minh nhân dân khi đăng ký Mã Số Thuế TNCN của nhân viên với người khác. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thuế, mã số thuế... có thể liên hệ với dịch vụ kế toán thuế của TinLaw để được giải quyết nhanh chóng.

Gọi ngay!!!

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư:  

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho Chuyên gia của chúng tôi 24/07:  1900 633 306

Làm nhanh, lấy gấp đáp ứng nhu cầu công việc, lên ngay Văn phòng TinLaw

Nội dung câu hỏi

Vừa rồi tôi có đi làm hộ chiếu nhưng số chứng minh nhân dân (CMND) của tôi lại bị trùng với người khác. Vậy tôi muốn hỏi tôi cần phải có những giấy tờ gì để được cấp lại số CMND mới. Tôi xin cảm ơn!

Mục lục bài viết

  • 1. Xác địnhvấn đề
  • 2. Hành vi bị nghiêm cấm theo pháp luật căn cước công dân
  • 3. Các bướcxác minh thông tin trùng số chứng minh nhân dân
  • 4.Trường hợp người nộp thuế từ chối không đổi chứng minh nhân dân
  • 5. Bình luận vềmã số thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Khách hàng: Xin chào luật sư, em xin được hỏi về việc trùng chứng minh nhân dân. Em vào doanh nghiệp, dùng số chứng minh của em khai báo bảo hiểm xã hội thì nó ra mã số bảo hiểm xã hội ( vì em đã có mã số bảo hiểm xã hội rồi ),nhưng khi tra qua phần Thuế thu nhập cá nhân thì nó ra tên người khác và mã số thuế khác, nhưng trước đó em không có mã số thuế. Xin hỏi luật sư trường hợp của em có phải đã trùng chứng minh nhân dânhay không? Và làm cách nào để em có mã số thuế thu nhập cá nhân?

Em xin cám ơn!

Người gửi :H.Q.T.N

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục Tư vấn pháp luật thuế của Công ty luật Minh Khuê.

>>Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi:1900.6162

Trả lời :

Chào bạn, cảm ơn bạn đã gửi thắc mắc đến Công ty Luật Minh Khuê, căn cứ vào những thông tin bạn cung cấp xin được tư vấn cho bạn như sau:

Căn cứ pháp lý được sử dụng trong bài viết:

Công văn 4313/TCT-CNTT xử lý trùng chứng minh thư triển khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân 2009

1. Xác địnhvấn đề

-Theo Công văn 4313/TCT-CNTT xử lý trùng chứng minh thư triển khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân 2009

Theo thiết kế và nguyên tắc xử lý cấp mã số thuế thu nhập cá nhân thì phần mềm ứng dụng Đăng ký thuế (TIN) hiện tại không cho phép thực hiện cấp mã số thuế mới cho trường hợp trùng số chứng minh nhân dân, để đảm bảo kiểm soát tính duy nhất của mã số thuế, đặc biệt đối với thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, do thực tế xảy ra nhiều và lại do nguyên nhân khách quan.

Để cơ quan Thuế có thể cấp mã số thuế cho các cá nhân, bị trùng số CMND do nguyên nhân khách quan nêu trên, Tổng cục Thuế hướng dẫn các Cục Thuế thực hiện như sau:

Khi cơ quan Thuế gặp trường hợp báo trùng số chứng minh nhân dân, giải pháp đầu tiên mà cơ quanthuế phải thực hiện là xác minh thông tin về trùng số chứng minh nhân dân trong nội bộ ngànhThuế để đảm bảo việc trùng đó không phải do lỗi trong quá trình nhập liệu (cá nhân khai báo sai số chứng minh nhân dân hoặc do lỗi cơ quan Thuế nhập sai).

2. Hành vi bị nghiêm cấm theo pháp luật căn cước công dân

- Cản trở thực hiện các quy định của Luật này.

- Cấp, đổi, cấp lại thẻ Căn cước công dân trái quy định của pháp luật.

- Sách nhiễu, gây phiền hà khi giải quyết thủ tục về căn cước công dân, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước công dân.

- Làm sai lệch sổ sách, hồ sơ về công dân, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước công dân; không cung cấp, cung cấp không đầy đủ, cung cấp trái quy định của pháp luật thông tin, tài liệu về căn cước công dân, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước công dân; lạm dụng thông tin về công dân theo quy định của Luật này gây thiệt hại cho cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Làm lộ bí mật thông tin thuộc Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước công dân.

- Thu, sử dụng phí, lệ phí trái quy định của pháp luật.

- Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thẻ Căn cước công dân; chiếm đoạt, sử dụng trái phép thẻ Căn cước công dân của người khác; thuê, cho thuê, mượn, cho mượn, cầm cố, nhận cầm cố, hủy hoại thẻ Căn cước công dân; sử dụng thẻ Căn cước công dân giả.

- Truy nhập trái phép, làm thay đổi, xóa, hủy, phát tán thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước công dân.

- Thu hồi, tạm giữ thẻ Căn cước công dân trái quy định của pháp luật.

3. Các bướcxác minh thông tin trùng số chứng minh nhân dân

Việc xác minh thông tin được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Cơ quan Thuế có cá nhân đang bị báo trùng số CMND(sau đây gọi tắt là cơ quan thuế A) gửi phiếu yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân tới cơ quan Thuế có người nộp thuế cùng số CMND đã được cấp mã số thuế (gọi tắt là cơquan Thuế B). Hồ sơ đề nghị xác minh bao gồm:

- Phiếu yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân

- Bản sao (phô tô) chứng minh nhân dân của người nộp thuế (NNT) đang xin cấp mã số thuế tạicơ quan Thuế A.

Bước 2: Cơ quan Thuế B nhận được hồ sơ đề nghị xác minh, của cơ quan thuế A, thực hiện kiểm tra lại số CMND củangười nộp thuế bị báo trùng trên hồ sơ gốc của NNT lưu tại cơ quan Thuế. Trườnghợp NNT đăng ký mã số thuế qua hệ thống đăng ký thuế TNCN Online, cơ quan thuếB liên hệ với doanh nghiệp chủ quản của NNT yêu cầu cung cấp bản sao CMND của NNT đã được cấp mã số thuế. Kếtquả xác minh sẽ có thể xảy ra 2 trường hợp như sau:

Trườnghợp 1: Số CMND của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B trên hồ sơ gốckhông trùng với số chứng minh nhân dân đã nhập trong ứng dụng đăng ký thuế (lỗi do NNT kê khai sai hoặc do cơ quan Thuế B nhậpsai), cơ quan Thuế B thực hiện thay đổi lại thông tin của NNT đã được cấp mãtrên hệ thống đăng ký thuế. Sau khi thay đổithông tin số chứng minh nhân dân của NNT đã đượccấp mã thành công, cơ quan Thuế B thông báo cho cơ quan thuế A được biết.

Trường hợp 2: Số chứng minh nhân dân trên hồ sơ gốc trùng với số CMND cần xác minh, cơ quan Thuế B lập hồ sơ trả lời xác minh gửi cơ quan Thuế A.

Trong cả 2 trường hợp trên, thông tin phản hồi từ cơ quan Thuế B cho cơ quan Thuế A bao gồm:

- Phiếu trả lời yêu cầu xác minh số chứng minh nhân dân.

- Bản sao chứng minh nhân dân của người nộp thuế đã được cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế B.

Bước 3: Căn cứ vào kết quả trả lời của cơ quan Thuế B, cơquan Thuế A thực hiện:

Trường hợp 1: Sau khi nhận được thông báo của cơquan thuế B về việc cơ quan thuế B đã điều chỉnh thông tin số chứng minh nhân dân của NNT đã được cấp mã số thuế tại cơ quan thuế B, cơ quan thuế A chỉ việc gửi lại thông tin của NNT về Tổng cục để cấp mã số thuế cho NNT theođúng quy trình đăng ký thuế.

Trườnghợp 2: NNT đã được cấp mã tại cơ quan ThuếB và NNT đang xin cấp mã số thuế tại cơ quan Thuế A được xác định là cùng mộtcá nhân, cơ quan Thuế A thực hiện thủ tục thay thế mã số thuế cho NNT (thay lại đúng mã số thuế màcơ quan Thuế B đã cấp trước đây cho NNT).

Trường hợp 3: NNT đã được cấp mã tại cơ quan Thuế A và NNT xin cấp mã tạicơ quan Thuế B là hai cá nhân khác nhau nhưng có cùng một số chứng minh nhân dân, cơ quan ThuếA vận động, giải thích cho NNT nên đi đổi lại chứng minh nhân dân mới để đảm bảo quyền lợi cá nhân của NNT trong đời sống xã hội.

4.Trường hợp người nộp thuế từ chối không đổi chứng minh nhân dân

Trường hợp NNT từ chối không đổi chứng minh nhân dân,cơ quan Thuế A thực hiện việc cấp mã số thuế TNCN cho NNT như sau:

- Thực hiện xác nhận trùng chứng minh nhân dân trên hệ thống đăng ký mã số thuế (TIN) bằng cách nhập bổ sung thêm 03 ký tựlà ký tự viết tắt tên tỉnh theo quy định của ngành Thuế (Ví dụ: Nam Định viết tắt là NDI, Hà Nam là HNA, Hà Nội là HAN, Đồng Nai là DON; Hồ Chí Minh là HCM v.v…) vào ô chứng minh nhân dân ngay sau số cuối cùng của dãy số chứng minh nhân dân của NNT và thực hiện việc đăng kýmã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành. (Ví dụ: 0112345678HAN). Việc đưa thêm ký tự sau số chứng minh nhân dân trong hệ thông tin củangành Thuế nhằm mục đích phân biệt và xác định trường hợp cấp mã số thuế cho 2cá nhân khác nhau bị trùng số chứng minh nhân dân, đồng thời phục vụ việc quản lý, thống kê dữ liệu và tra cứu dữ liệucá nhân trùng số chứng minh nhân dân được thuận lợi.

- Cơ quan Thuế A lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của NNT bản sao chứng minh nhân dân của NNT trùng chứng minh nhân dân mà cơ quan Thuế B đã cấp mã số thuế trước(do cơ quan thuế B gửi), phục vụ việc tra cứuhồ sơ sau này.

Trường hợp NNT từ chối không đổi CMND, cơ quan Thuế A thực hiện việc cấp mã số thuế TNCN cho NNT như sau:

- Thực hiện xác nhận trùng CMND trên hệ thống đăng ký mã số thuế (TIN) bằng cách nhập bổ sung thêm 03 ký tự là ký tự viết tắt tên tỉnh theo quy định của ngành Thuế (Ví dụ: Nam Định viết tắt là NDI, Hà Nam là HNA, Hà Nội là HAN, Đồng Nai là DON; Hồ Chí Minh là HCM v.v…) vào ô CMND ngay sau số cuối cùng của dãy số CMND của NNT và thực hiện việc đăng ký mã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành. (Ví dụ: 0112345678HAN). Việc đưa thêm ký tự sau số CMND trong hệ thông tin của ngành Thuế nhằm mục đích phân biệt và xác định trường hợp cấp mã số thuế cho 2 cá nhân khác nhau bị trùng số CMND, đồng thời phục vụ việc quản lý, thống kê dữ liệu và tra cứu dữ liệu cá nhân trùng số CMND được thuận lợi.

- Cơ quan Thuế A lưu kèm hồ sơ đăng ký thuế của NNT bản sao CMND của NNT trùng CMND mà cơ quan Thuế B đã cấp mã số thuế trước (do cơ quan thuế B gửi), phục vụ việc tra cứu hồ sơ sau này.

Để đẩy nhanh tiến độ cấp mã số thuế TNCN và không kéo dài thời gian xử lý đối với trường hợp trùng CMND, các Cục Thuế có thể thay phiếu yêu cầu xác minh giấy bằng cách liên hệ xác minh hoặc gửi kết quả xác minh việc trùng CMND qua điện thoại và qua hệ thống thư điện tử của ngành Thuế. Cục Thuế chụp hoặc quét (scan) CMND của NNT lưu thành tệp (file) ảnh và gửi cho Cục Thuế khác qua thư điện tử, đồng thời Cục Thuế in file CMND để lưu cùng hồ sơ đăng ký thuế (Các trường hợp trùng CMND, Cục Thuế phải lưu cả 2 bản sao CMND của 2 người bị trùng trong hồ sơ đăng ký thuế). Cục Thuế nhận yêu cầu xác minh phải có trách nhiệm thực hiện xác minh và gửi kết quả cho Cục Thuế gửi yêu cầu. Cán bộ yêu cầu xác minh và cán bộ nhận yêu cầu xác minh có trách nhiệm cung cấp rõ ràng và đầy đủ địa chỉ email của 2 bên để việc gửi thông tin nhanh chóng và đến đúng địa chỉ.

5. Bình luận vềmã số thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Như vậy có thể thấy là mã số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của bạn bị trùng với số chứng minh nhân dân (CMND) của người khác. Do pháp luật hiện hành qui định mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế TNCN duy nhất trong suốt quá trình hoạt động kể từ khi đăng kí thuế cho đến khi không còn tồn tại.Và cơ sở duy nhất để cơ quan thuế xác định tính duy nhất của một cá nhân đó là số CMND do công an cấp.Và về nguyên tắc số CMND là duy nhất đối với mỗi cá nhân.Tuy nhiên trong trường hợp của bạn là bị trùng do những nguyên nhân khách quan vì vậy khi phát hiện bị trùng bạn nên tới ngay cơ quan quản lí trực tiếp và nộp theo bản phô tô giấy chứng minh thư nhân dân,đơn xin đề nghị cấp mã số thuế có nêu rõ lí do.Như vậy cơ quan quản lí thuế sẽ giải quyết vụ việc này cho bạn.Cụ thể cách xử lý trường hợp trùng chứng minh thư khi đăng ký cấp mã số thuế TNCN như sau:

Nếu xảy ra trường hợp trùng chứng minh thư thì Chi cục Thuế sẽ xử lý theo nội dung công văn số 4313/TCT-CNTT ngày 21/10/2009 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn xử lý trùng chứng minh thư trong triển khai đăng ký thuế TNCN đã quy định .Khi cơ quan Thuế gặp trường hợp báo trùng số chứng minh nhân dân, giải pháp đầu tiên mà cơ quan thuế phải thực hiện là xác minh thông tin về trùng số chứng minh nhân dân trong nội bộ ngành Thuế để đảm bảo việc trùng đó không phải do lỗi trong quá trình nhập liệu (cá nhân khai báo sai số chứng minh nhân dân hoặc do lỗi cơ quan Thuế nhập sai). Kết quả xác minh nếu số chứng minh nhân dân trùng do nhập sai thì sửa lại để đăng ký cấp mã số thuế, nếu người đăng ký cấp mã mới và người đã cấp là một cá nhân thì sẽ thực hiện thay thế mã số thuế cho người nộp thuế (NNT), nếu là hai cá nhân khác nhau có cùng một số CMND thì cơ quan thuế vận động, giải thích NNT nên đi đổi lại chứng minh nhân dânmới để đảm bảo quyền lợi cá nhân của NNT trong đời sống xã hội. Trường hợp NNT từ chối không đổi chứng minh nhân dân cơ quan thuế thực hiện xác nhận trùng chứng minh nhân dân trên hệ thống đăng ký mã số thuế bằng cách nhập bổ sung thêm 03 ký tự là ký tự viết tắt tên tỉnh theo quy định của ngành Thuế.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luậtvà thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo.Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn luật thuế - Công ty luật minh KHuê