Ví dụ: Cho bảng dữ liệu dưới đây hãy lọc ra những dữ liệu không trùng nhau.  Cách lọc những dữ liệu không trùng nhau ra để chỉ lấy các dữ liệu duy nhất chúng ta hãy thực hiện các bước như sau: Bước 1: Đầu tiên, chúng ta hãy bôi đen để chọn vùng dữ liệu cần lấy, chẳng hạn như ví dụ trên là B4:B18. Sau đó trên thanh công cụ, chúng ta nhấn chọn tab Data rồi nhấn chọn Advanced Filter Bước 2: Khi đó, một cửa sổ sẽ hiện ra và chúng ta nhấn Yes Bước 3: Lúc này, cửa sổ Advanced Filter sẽ hiện lên và tại đây chúng ta cần chọn như sau:
Bước 4: Khi đó kết quả là các giá trị duy nhất, không trùng nhau được sao chép ra cột bên phải như hình minh họa dưới đây: 2. Cách lọc dữ liệu không trùng nhau trong excel bằng Remove DuplicatesNgoài cách lọc dữ liệu như trên thì chúng ta cũng có thể lọc giá trị không trùng nhau bằng cách tiến hành xóa trực tiếp các giá trị trùng trên bảng dữ liệu gốc bằng công cụ Remove Duplicates trong Excel Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần bôi đen vùng dữ liệu cần xóa dữ liệu trùng Bước 2: Tiếp đó, trên thanh công cụ, chúng ta nhấn vào Data rồi nhấn chọn Remove Duplicates Bước 3: Khi đó, sẽ xuất hiện cửa sổ Remove Duplicates Warning. Trong trường hợp nếu như chúng ta muốn xóa toàn bộ dòng chứa dữ liệu trùng thì chúng ta hãy chọn Expand the selection. Còn trong trường hợp nếu như chúng ta chỉ muốn xóa ô chứa dữ liệu trùng thì hãy chọn Continue with the current selection. Sau đó, nhấn nút Remove Duplicates. Bước 4: Lúc này, cửa sổ Remove Duplicates sẽ xuất hiện. Trong trường hợp nếu như tiêu đề của chúng ta có trong vùng mà đã chọn trước đó thì chúng ta hãy chọn tích My data has header rồi nhấn OK Bước 5: Khi đó, phần mềm Excel sẽ thông báo kết quả bao nhiêu dữ liệu trùng và bao nhiêu dữ liệu không trùng nhau (duy nhất), chẳng hạn như ví dụ trên có 5 loại rau bị trùng và 10 loại rau không trùng nhau. Sau đó, kết quả các dòng trùng nhau sẽ bị xóa và các dữ liệu sẽ tự động được chuyển lên thay thế vị trí ô bị xóa như hình minh họa dưới đây: 3. Cách lọc dữ liệu không trùng nhau trong hai bảng tính ExcelĐể có thể lọc dữ liệu không trùng nhau trong hai bảng tính Excel thì chúng ta hãy thực hiện các bước như sau:
Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã có thể hiểu được các cách lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel. Mình hy vọng rằng những chia sẻ trên của mình sẽ thực sự hữu ích đối với các bạn và chúc các bạn thực hiện thành công cách lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel nhé.
Sử dụng Excel rất phổ biến hiện nay hầu hết trong khắp các doanh nghiệp lớn nhỏ. Việc quản lý danh sách kho, nhân viên, nội dung công việc,... đều được list sẵn trên trang tính Excel. Yêu cầu số lượng như vậy cũng không tránh khỏi những nhầm lẫn trùng lặp các giá trị cần list, bởi vậy mà tính năng lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet của Excel sẽ hỗ trợ việc tìm kiếm và lọc những trùng lặp nhanh gọn nhất. 1. Hàm Vlookup1.1. Hàm Vlookup là gì?Hàm Vlookup là hàm dò tìm dữ liệu được tích hợp sẵn trong Excel. Một trong những tác dụng lớn nhất của hàm này đó là dùng để đi tìm và lọc dữ liệu theo nhiều điều kiện yêu cầu khác nhau. Chúng được hoạt động dựa trên những bảng dữ liệu có sẵn hoặc chỉ đơn giản là danh sách bất kỳ nào đó như bảng đánh giá kết quả - xếp loại học sinh, nhân viên, danh sách dữ liệu đơn hàng nhập kho - xuất kho, tổng hợp thông tin của nhân viên trong công ty... 1.2. Hàm vlookup có vai trò và vị trí gì trong mục đích lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet của Excel?- Những ai đã từng tiếp cận với Excel thì mới thấy hệ thống hàm của Excel nhiều đến nhường nào, Vlookup là một hàm thuộc Excel được dùng thông dụng trong việc tìm kiếm dữ liệu, tạo lên sự liên kết các sheet với nhau, rộng và nâng cao hơn là việc kiểm tra và tìm kiếm dữ liệu theo yêu cầu cho trước. - Một chức năng nâng cao khác là hàm còn được dùng để lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet, được dùng khá phổ thông và hiện nay đã được cải thiện hơn so với bản cũ khiến việc lọc dữ liệu trùng không còn phức tạp và khó khăn nữa. 2. Cách lọc trùng dữ liệu trong ExcelĐể lọc các dữ liệu trùng nhau trong cùng một bàng tính Excel, bạn thực hiện như sau: - Bước 1: Mở File Excel của bạn. Giữ chuột trái để bôi đen vùng dữ liệu cần lọc. Trên thanh công cụ, chọn Data, sau đó bạn chọn mục Remove Duplicates. Bước 1 - Bước 2: Dùng chuột tích vào ô mà bạn muốn lọc dữ liệu. Sau đó nhấn OK. Bước 2 Sau đó giao diện Excel sẽ hiển thị một bảng thông báo có bao nhiêu dữ liệu trùng bị loại bỏ và bao nhiêu dữ liệu còn lại. Bước 3 Kết quả là phần mềm sẽ xóa những dữ liệu trùng nhau và sắp xếp dữ liệu còn lại theo thứ tự. Bước 4 >> Xem thêm: Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong excel chuẩn nhất 3. Cách lọc dữ liệu trùng nhau trong 2 Sheet trên ExcelSử dụng hàm Vlookup để phục vụ cho việc lọc dữ liệu trùng trước hết đó là việc tìm kiếm các dữ liệu trùng lặp để thực hiện thao tác cùng hàm Vlookup. Theo dõi ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn về cách làm: - Bước 1: Đưa ra 2 bảng của 2 sheet, sheet 1 và sheet 2. Sheet 1: Hình 1 Sheet 2: Hình 2 Với sheet 1 chúng ta có list các danh sách tên để lọc các value trùng Sheet 2 là list các giá trị value gốc hay sẵn có. - Bước 2: Tại sheet 1 --> nhấp chuột vào Formulas --> chọn Insert Function Mở ra hộp thoại mới ta làm thao tác như hình và OK Hình 3 - Bước 3: Sau khi Ok hộp thoại mới mở ra, thao tác tiếp theo là nhập giá trị vào từng vùng dữ liệu của Vlookup để lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel. - Tại vùng dữ liệu thứ nhất Lookup_value nhấp vào sheet 1 > click vào tên đầu tiên trong bảng và tự động giá trị nhập vào vùng dữ liệu này sẽ được hiện trên cửa sổ. - Vùng dữ liệu tiếp theo Table_array chọn vào sheet 2 > chọn tất cả vùng giá trị cần kiểm tra và tự động dữ liệu xuất hiện trên cửa sổ đang làm việc. - Ở dòng nhập dữ liệu thứ 3 Col_index_num vùng này yêu cầu nhập số vị trí cột mà muốn kiểm tra dữ liệu nếu là trùng, ở đây sẽ nhập là 1 để kiểm tra trong bảng dữ liệu ở sheet 1. Hình 4 - Phần cuối cùng thường hay để số 0 => OK => Đưa ra kết quả tại bảng sheet 1 tên người trùng - Bước 4: Nhấp kéo giữ chuột từ ô đầu tiên xuống hết các giá trị dưới, được kết quả. Dữ liệu có kết quả là #N/A là những giá trị không trùng với dữ liệu khác. >> Xem thêm: 5 Cách tính tuổi trong excel đơn giản và chi tiết nhất >> Xem thêm: 3 Cách lọc số điện thoại trong Excel 4. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/ATrong trường hợp cột kiểm tra dữ liệu có những ô không bị trùng lặp sẽ hiểu thị lỗi #N/A, nếu như vậy bạn có thể kết hợp với hàm ISNA để kiểm tra lỗi #N/A Nếu dữ liệu là #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về kết quả là TRUE và ngước lại nếu không phải thì hàm sẽ trả về giá trị FALSE. Lúc này hàm IF sẽ kiểm tra điều kiện, nếu đúng thì sẽ trả về giá trị a mà bạn chỉ định, nếu sai thì trả về giá trị b mà người dùng chỉ định. Bước 1: Tại Sheet 1 bạn nhập thêm 1 cột nữa để so sánh với cột Kiểm tra. Tại ô đầu tiên bạn sẽ nhập công thức dưới đây. =IF(ISNA(VLOOKUP(Sheet1!C3,Sheet2!$C$2:$E$11,1,0)),"Không","Trùng") Hàm ISNA sẽ kiểm tra giá trị của hàm Vlookup. Nếu hàm Vlookup trả về lỗi #N/A thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị TRUE. Trong đó #N/A là dữ liệu không trùng lặp nên hàm If sẽ trả về kết quả Không. Nếu hàm VLOOKUP trả về giá trị cụ thể thì hàm ISNA sẽ trả về giá trị FALSE. Hàm IF sẽ trả về điều kiện sai là “Trùng”. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A Bước 2: Kết quả ở ô đầu tiên sẽ thông báo Trùng. Tiếp tục kéo xuống những ô bên dưới sẽ được các thông báo khác nhau, tương ứng với từng giá trị. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 1 Bước 3: Như vậy bạn đã có kết quả thông báo Trùng và Không cho bảng kiểm tra. Cuối cùng chúng ta có thể xóa cột Kiểm tra để làm gọn bảng dữ liệu và giao diện bảng khoa học hơn khi không có báo lỗi #N/A. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2 Kết quả bảng dữ liệu Sheet 1 hoàn chỉnh như hình. Kết hợp hàm Vlook, hàm If, hàm ISNA bỏ lỗi #N/A 2 Chỉ việc thực hiện các thao tác cơ bản và đơn giản, người dùng có thể dễ dàng nhanh gọn việc check và lọc dữ liệu trùng nhau giữa 2 sheet trong Excel rất chính xác. Ngoài kiến thức về lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel các bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng từ những giảng viên hàng đầu: Tại đây Chúc các bạn thành công! Tags: Excel |
