Show
Khi soạn thảo báo cáo trong word, các bạn thường phải tạo danh mục hay mục lục hình ảnh theo chương/phần. Bài này sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước thực hiện
Đầu tiên, các bạn cần phải hiểu rõ về quy định đánh số thứ tự cho danh mục/ mục lục hình ảnh. Theo quy định thì hình ảnh phải đánh số thứ tự tự động nhảy theo chương hoặc phần của báo cáo. Ví dụ như - Hình 1.1 thể hiện đây là hình đầu tiên nằm trong chương/phần thứ 1 - Hình 1.2 thể hiện đây là hình thứ 2 nằm trong chương/phần thứ 1 .... - Tượng tự cho hình 2.1 là hình đầu tiên nằm trong chương/phần 2 - Tiếp theo là 2.2, 2.3, ....vvv Việc đánh số 1.1, 1.2, 1.3....vvv sẽ hoàn toàn tự động mà các bạn không cần phải nhớ số thứ tự này. Ngoài ra, sau khi các bạn đánh số thứ tự cho hình ảnh và đặt tên hình xong thì word sẽ có chức năng tự động tạo ra một danh mục hay mục lục hình ảnh tự động có kèm theo số thứ tự trang ở bên cạnh, giống như việc tạo mục lục tự động cho các nội dung tiêu đề trong word Dưới đây là các bước cần làm để đánh mục lục cho hình ảnh trong wordCác phiên bản microsoft office word 2007, 2010, 2013, 2016 đều có thao tác thực hiện tương tự Đánh tiêu đề heading cho chương/phần Bước 2: Chọn một nhãn có sẵn, hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới. Mặc định Word có 3 label là Figure, Table, Equation, nếu bạn dùng phiên bản tiếng Việt chỉ cần chọn Hình, Bảng hoặc Biểu đồ mà không cần thêm mới. Nhập tên cho nhãn vừa thêm: Sau đó nhấn OK. Đối với biểu đồ, bảng, bạn làm tương tự, nhớ là loại danh mục nào thì cho vào đúng Label đã tạo là được. Bước 3: Chọn kiểu đánh số trong Format, có thể là 1, 2, 3; a, b, c hoặc số La Mã. Nếu muốn đánh số dạng 1.2, 2.1 (để hiểu là ảnh thuộc mục nào và là ảnh số mấy trong mục), bạn chọn Include chapter number, trong Chapter starts with style chọn Heading chứa hình ảnh, trong Use separator chọn . (period). Tuy nhiên điều này đòi hỏi phải chọn đúng Heading và trong bài Word có đánh số Heading. Số heading phải đánh từ Home > Numbering (tức đánh số tự động, nếu bạn đánh bằng tay nó sẽ hiển thị dạng 0.1). Nếu không sẽ có sai sót khi hiển thị danh mục, bạn có thể sửa bằng tay nhưng nếu số lượng hình, bảng quá nhiều thì khá rắc rối. Rồi nhấn OK 2 lần. Bước 4: Chữ "Hình" (Tên Label) sẽ hiện ra bên dưới (hoặc trên tùy theo bạn chọn), bạn chỉ cần sửa lại cho đúng với tên ảnh mình muốn. Định dạng của mô tả này có thể sẽ bị khác so với toàn bài. Để chỉnh sửa bạn làm như sau: Bôi đen dòng mô tả > Home > mở rộng dòng AaBbCc,..., chọn đến vùng được khoanh xanh bằng hình vuông (có chữ Caption) > Modify. Tại đây bạn chọn lại font chữ, kiểu chữ, kích cỡ chữ cho phù hợp. Bước 5: Làm tương tự với các hình ảnh, bảng biểu còn lại trong bài. Bước 6: Kích vào khu vực bạn muốn chèn danh mục bảng biểu. Thường là khoảng đầu văn bản hoặc những trang cuối. Bạn không nên ấn dấu cách liên tục để chạy sang trang tiếp theo, mà để chuột vào chữ cuối cùng của trang trước đó, vào Page Layout > Break > Page để ngắt trang. Tiếp theo, trong tab References, chọn Insert Table of figures. Trong Caption label chọn nhãn muốn tạo danh mục, ở đây tôi chọn Biểu đồ. Trong Formats chọn Distinctive và trong Print Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước định dạng danh mục sẽ xuất hiện khi chèn. Bạn có thể thay đổi cho phù hợp với yêu cầu của tài liệu. Sau cùng, chọn OK để chèn danh mục vào tài liệu. Lặp lại bước này nếu bạn có nhiều nhãn cần tạo danh mục. Trong bài viết này tôi chèn Hình và Biểu đồ, dưới đây là kết quả: Nếu font chữ, định dạng chưa vừa ý, bạn nhấp chuột phải lên danh mục, chọn Font và thay đổi lại cho phù hợp: Cập nhật danh mục bảng biểu, hình vẽMỗi khi có thay đổi trong tài liệu văn bản, tất nhiên sẽ thay đổi vị trí/số trang của số liệu, và khi ấy, bạn cần phải cập nhật bảng số liệu. Để cập nhật, kích vào danh mục bảng biểu và ấn phím F9 hoặc nhấp chuột phải lên danh mục, chọn Update Field. Có 2 tùy chọn cập nhật danh mục bảng biểu là chỉ cập nhật số trang (Update page numbers only) và cập nhật toàn bộ danh mục (Update entire table). Nếu chỉ thay đổi số trang bạn chọn cái đầu tiên, nếu có sửa tên ảnh, bảng, biểu thì chọn cái dưới. Một số lưu ý khi định dạng văn bản đối với luận văn:
Video hướng dẫn tạo danh mục bảng biểu tự động trên WordVideo này mình làm trên Word 2019, giao diện khá giống với Word 2016 và không thay đổi quá nhiều so với Word 2013 hay Word 2010. Hy vọng bài viết này có thể giúp ích cho bạn trong công việc và học tập. Nếu gặp phải khó khăn trong việc thao tác, bạn có thể để lại bình luận bên dưới để chúng tôi giúp bạn. Nếu chưa sử dụng Word thành thạo, hãy tham khảo thêm cách tính năng khác trong bộ hướng dẫn sử dụng của chúng tôi: |
