Gmail hết dung lượng bộ nhớ

Nhiều năm trước, Google đã hứa rằng bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc hết dung lượng Gmail. Đó là trước khi công ty ngừng mở rộng không gian lưu trữ miễn phí của Gmail vào năm 2013 và cung cấp cho mọi người 15GB cố định để sử dụng trên tất cả các dịch vụ của Google. Do đó, việc chạm đến giới hạn dung lượng của Gmail đã bắt đầu cảm thấy không thể tránh khỏi. Bạn thậm chí có thể hết dung lượng nhanh hơn khi Google đã ngừng cung cấp Google Photos không giới hạn. Nếu bạn vẫn đang sao lưu ảnh trên điện thoại thông minh của mình với Google, những ảnh tải lên đó cũng sẽ ăn vào dung lượng lưu trữ Gmail của bạn.

May mắn thay, có một cách để giải phóng một lượng lớn bộ nhớ Gmail mà không cần xóa bất kỳ email nào:

1. Thiết lập tài khoản Gmail phụ cho mục đích duy nhất là lưu trữ các email cũ.
2. Sao chép email từ tài khoản Gmail chính sang tài khoản phụ.
3. Xóa các email trùng lặp khỏi tài khoản Gmail chính.

Phải thừa nhận rằng, kế hoạch phức tạp này — mà tôi gọi là “Hoạt động Gmail miễn phí” — không dành cho những người yếu tim, vì nó có một nhược điểm đáng chú ý: Bạn sẽ không thể truy cập toàn bộ lịch sử thư của mình thông qua một hộp thư đến . Thay vào đó, bạn sẽ phải tải tài khoản phụ bất cứ khi nào bạn muốn tìm kiếm trong các email cũ hơn.

Tuy nhiên, tôi đã thực hiện thao tác này vài năm trước và hiếm khi tôi cần tải hộp thư đến phụ đó. Trong thời gian chờ đợi, tôi đã tiết kiệm được khoảng 50 đô la cho chi phí lưu trữ đám mây.

Nếu bạn muốn cùng tôi thoát khỏi cỗ máy thanh toán Gmail, đây là những gì bạn cần làm:

Thiết lập tài khoản Gmail phụ

Phần này thật dễ dàng. Trong Gmail, nhấp vào biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải, chọn “Thêm tài khoản khác”, sau đó chọn “Tạo tài khoản” trên trang tiếp theo. Bạn có thể chuyển đổi giữa hai tài khoản bằng cách nhấp vào biểu tượng hồ sơ của mình từ trong Gmail hoặc bạn chỉ có thể sử dụng tab ẩn danh / trình duyệt riêng tư để quản lý tài khoản thứ hai của mình trong một cửa sổ riêng biệt.

Từ bây giờ, tôi sẽ coi địa chỉ email thực của bạn là “tài khoản chính” và địa chỉ mới là “tài khoản phụ”. Hãy ghi nhớ điều đó vì bạn sẽ chuyển đổi qua lại rất nhiều.

Các email trùng lặp trên tài khoản phụ

Lifewire có một hướng dẫn từng bước tuyệt vời (kèm theo hình ảnh) về cách thực hiện điều này, nhưng phiên bản ngắn là bạn sẽ đi vào Cài đặt> Chuyển tiếp và POP / IMAP trên tài khoản Gmail chính của bạn, sau đó bật POP cho tất cả thư. Đảm bảo rằng “giữ bản sao của Gmail trong Hộp thư đến” được chọn từ danh sách thả xuống trong phần này.

Bằng cách bật POP cho tài khoản Gmail chính của mình, bạn có thể cho phép một tài khoản riêng truy xuất tất cả các email của tài khoản đó.

Jared Newman / IDG

Sau đó, trên tài khoản phụ, bạn sẽ đi vào Cài đặt> Tài khoản và Nhập và thêm email thông thường của bạn trong “Kiểm tra thư từ các tài khoản khác”. Thao tác này sẽ bắt đầu quá trình lấy các email cũ từ tài khoản chính của bạn.

Trên tài khoản phụ của bạn, cài đặt “Kiểm tra thư từ các tài khoản khác” cho phép bạn lấy tất cả thư từ tài khoản chính của mình.

Jared Newman / IDG

Một số điều bổ sung cần ghi nhớ:

• Việc sao chép tất cả các email của bạn có thể mất vài ngày, nhưng bạn không cần phải chăm sóc máy tính của mình trong khi điều này xảy ra.
• Email chuyển từ cũ nhất sang mới nhất, vì vậy bạn có thể lấp đầy hộp thư đến phụ của mình bằng các email cũ hơn cho đến khi hết dung lượng.
• Một số email cũ của bạn có thể trở thành Thư rác trên tài khoản phụ. Sau khi quá trình chuyển hoàn tất, hãy chuyển đến thư mục Spam của bạn, nhấn vào hộp kiểm “Chọn tất cả” ở góc trên bên trái, sau đó chọn “Chọn tất cả các cuộc hội thoại trong Spam”. Sau đó, bạn có thể kéo chúng vào hộp thư đến hoặc thư mục lưu trữ các email cũ.
• Gmail có thể từ chối chuyển một số tệp đính kèm email cũ nếu nghi ngờ có vi-rút. Bạn sẽ nhận được email bất cứ khi nào điều này xảy ra, vì vậy bạn có thể tải xuống tệp đính kèm từ tài khoản ban đầu của mình nếu nó quan trọng.

Xóa các email cũ khỏi tài khoản chính của bạn

Khi tài khoản Gmail phụ của bạn chứa đầy email, bạn nên ngắt kết nối hai tài khoản để ngăn chuyển tiếp.

Trên tài khoản phụ của bạn, hãy chuyển đến Cài đặt> Tài khoản và Nhậpvà xóa địa chỉ chính của bạn trong “Gửi thư bằng địa chỉ” và “Kiểm tra thư từ các tài khoản khác”. Bạn sẽ thấy thông báo “Xác nhận xóa tài khoản email” trông đáng sợ, nhưng điều này sẽ chỉ xóa liên kết giữa hai tài khoản.

Tiếp theo, quay lại tài khoản chính của bạn và đi đến Cài đặt> Chuyển tiếp và POP / IMAP. Chọn “Bật POP cho thư đến từ bây giờ trở đi.”

Cuối cùng, đã đến lúc xóa các email cũ khỏi tài khoản chính của bạn. Đặt ngày giới hạn dựa trên số lượng email cũ mà bạn vẫn muốn truy cập qua hộp thư đến chính của mình, sau đó sử dụng cụm từ tìm kiếm “before: dd / mm / yyyy” (không có dấu ngoặc kép) để tìm tất cả các email từ trước ngày đó. (Tôi đã sử dụng “before: 02/01/2017” làm điểm giới hạn của tôi khi tôi làm điều này hai năm trước, tôi nghĩ rằng tôi sẽ hiếm khi cần xem bất kỳ email nào hơn một vài năm.) Nhấn vào hộp kiểm “chọn tất cả” trong hộp góc trên bên trái, kích hoạt “Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này”, sau đó nhấp vào nút thùng rác.

Sử dụng cụm từ tìm kiếm “trước đây” để tìm và xóa các email cũ sau khi bạn đã chuyển chúng sang một tài khoản Gmail riêng.

Jared Newman / IDG

Những thư đó sẽ ở trong thùng rác của bạn trong 30 ngày, chiếm dung lượng bộ nhớ nhưng bạn có thể xóa chúng ngay lập tức bằng cách đi tới thư mục thùng rác và chọn “dọn sạch thùng rác ngay bây giờ”. Bạn có thể phải chọn “thùng rác trống” nhiều lần để xóa sạch hoàn toàn mọi thứ. Bây giờ, hãy tải lại Gmail trên tài khoản chính của bạn và xem ở cuối trang. Đảm bảo rằng bộ nhớ dưới giới hạn 15GB, sau đó hủy đăng ký bộ nhớ Google Drive của bạn nếu trước đó bạn đã bắt đầu trả tiền cho một bộ nhớ.

Một mẹo khác có phần liên quan: Nếu bạn cũng cần giải phóng một số dung lượng Google Drive, liên kết này sẽ đưa bạn đến thẳng danh sách các tệp của bạn, từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Quan tâm làm gì?

Bạn có thể tự hỏi liệu điều này có xứng đáng với tất cả những rắc rối không. Trả cho Google vài đô la mỗi tháng để không phải lo lắng về dung lượng lưu trữ chắc chắn dễ dàng hơn. Nhưng đó có thể là chính xác những gì Google muốn bạn nghĩ khi họ nghĩ ra những cách mới để sử dụng phân bổ bộ nhớ miễn phí của bạn. Cho dù bạn có coi khoản tiết kiệm đáng kể hay không, thì ít nhất bạn đã giành được một chiến thắng nhỏ về nguyên tắc.

Ban đầu chuyên mục này xuất hiện trong bản tin Cố vấn của Jared. Đăng ký để nhận mẹo công nghệ trong hộp thư đến của bạn vào Thứ Ba hàng tuần.