OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. 2 đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này bao gồm: Show
1.1. Cấu trúc
OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.
Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.
1.2. Nguyên lý hoạt động
Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:
Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.
Đọc thêm: Mô hình OKR và mô hình S.M.A.R.T: Điểm giống và khác nhau
2. Lợi ích của OKR
OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.
3. OKR trông như thế nào?
Sơ đồ minh hoạ mô hình OKR trong doanh nghiệp
Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.
Đọc thêm: Ngưng nói về Tầm nhìn, Sứ mệnh, Chiến lược: Đây mới là cách nên dùng để nói về mục tiêu công ty
Từ đó, ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:
3.1. Cách liên kết nghiêm ngặt
Ví dụ:
- Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
- Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới
Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.
3.2. Cách liên kết định hướng
Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:
- Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn
- Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích
Các mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective và Key result ở các cấp độ khác nhau. Với những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động, chúng tôi khuyến khích nhà quản lý sử dụng phương pháp này.
4. Cách xây dựng OKR
Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:
Đối với Objective:
Đối với Key Result: Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.
Xây dựng và quản trị OKR dễ dàng hơn bao giờ hết với phần mềm quản trị mục tiêu toàn diện Base Goal
5. Làm thế nào để bắt đầu với OKR?
Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.
Lộ trình có thể như sau:
Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:
5.1. Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp
Đội ngũ quản trị sẽ đề ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn cấp lãnh đạo trong công ty, nhưng nó có thể linh hoạt, đi từ các số liệu kinh doanh cụ thể “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” cho tới giá trị công ty “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.
Sau khi chốt các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn, nếu phòng ban có nhu cầu tăng chỉ số kinh doanh lên 200%, họ có thể lấy kết quả then chốt là Tuyển 5 Account Executive. Những kết quả then chốt sẽ giúp định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.
5.2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR
Mỗi một công ty với kiểu quy mô khác nhau khiến việc theo dõi OKR là một thách thức.
Các công ty như Google đã tự xây dựng công cụ nội bộ, một số công ty khác sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel, hoặc hiện tại đã có các phần mềm chuyên dụng để theo dõi OKR như Base Goal, Perdoo, Lattice,... Dù sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn một quy trình trước khi bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp sẽ không thể tối ưu được những giá trị mà OKR mang lại.
5.3. Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để cùng phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận
Hãy lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty. Cuộc họp này cần đem ra thảo luận những vấn đề sau:
Kết thúc bước này, những người đứng đầu các phòng ban sẽ hiểu rõ ràng về OKR của công ty, đồng thời lên sẵn kế hoạch cho Objective và Key Result ở phòng ban của họ.
5.4. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp
Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban, đã đến lúc phổ biến về OKR với toàn bộ công ty trong cuộc họp. Giống như buổi thảo luận phía trên, hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra lí do về sự cần thiết của OKR và cách chúng ta áp dụng nó trong công ty, từ đó nhân viên sẽ có cách kì vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKR.
5.5. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân
Sau cuộc họp toàn công ty, những người quản lý sẽ hẹn gặp với từng cá nhân để lên ý tưởng cho OKR của mỗi người. Đây cũng là cuộc thảo luận hai chiều - Nhân viên muốn làm gì và Người quản lý muốn nhân viên làm gì.
Kết thúc buổi thảo luận, bạn sẽ chốt xong kì vọng của nhân viên và kì vọng của công ty với các nhân viên. Bằng cách duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý, các nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để ra quyết định về sự nghiệp và các công việc hàng ngày của họ.
5.6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR
Sau khi thảo luận với từng nhân viên trong công ty, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của các nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.
5.7. Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của các nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.
6. Cách đánh giá OKR
OKR sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.
Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing:
Ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing
Khi đánh giá OKR, luôn nhớ rằng...
Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ được đánh thang điểm nhị phân (0-không hoàn thành và 1-hoàn thành); còn các hoạt động đo lường được (như liên hệ với 10 nhà báo) thì tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành.
0.6 - 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.
Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả - dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.
OKR có thể là một lăng kính để đánh giá cá nhân (hoặc tổ chức) nhưng đây không phải là phương án tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Nếu OKR đồng nhất với đánh giá hiệu suất công việc, các cá nhân sẽ cố gắng đặt mục tiêu dễ thực hiện để được coi là thành công. Động lực này sẽ hạn chế mặt tích cực của mô hình OKR.
Vào đầu mỗi quý, công ty nên cùng ngồi lại và thảo luận tiến độ hoàn thành OKR. Cách thảo luận có thể thay đổi dựa trên quy mô công ty, tuy nhiên về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban sẽ phân tích mức điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp theo.
Bằng việc rà soát lại toàn bộ quá trình, bạn sẽ có dữ liệu cần thiết về hiệu suất làm việc của công ty, học từ những thách thức và tối ưu hoá cho tương lai.
Về Base Goal - Giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện trong doanh nghiệp
Về cơ bản một hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả cần đảm bảo 4 tiêu chí. Thứ nhất là tính nhất quán và gắn kết chặt chẽ giữa mục tiêu cá nhân, mục tiêu phòng ban và mục tiêu của công ty. Thứ hai là khả năng đo lường một cách chính xác và được thường xuyên cập nhật. Thứ ba, mỗi mục tiêu đặt ra cần có người làm chủ và cam kết hoàn thành, nghĩa là hệ thống phải thuận tiện để mọi người theo dõi và dễ dàng thảo luận. Cuối cùng chính là chú trọng vào khả năng thực thi thay vì chỉ tập trung lập kế hoạch.
Được ra mắt vào tháng 10/2020, giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện Base Goal là công cụ đáp ứng được cả 4 tiêu chí trên. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua những dữ liệu trực quan được cập nhật hàng ngày; đồng thời kết nối nhà quản lý và nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Giao diện theo dõi tiến độ hoàn thành OKR trên phần mềm Base Goal
Base Goal có các tính năng nổi bật nào?
Đọc chi tiết và xem ảnh minh họa: Base Goal được sử dụng để quản trị mục tiêu như thế nào?
Đặc biệt hơn, Base Goal đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động, giúp việc theo dõi mục tiêu và cập nhật kết quả được thực hiện dễ dàng. Base Goal cũng sở hữu một ưu thế khác so với các phần mềm nước ngoài, là bạn có thể đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Base Goal ngay tại Việt Nam.
Video ghi lại sự kiện ra mắt Base Goal với sự góp mặt của hai diễn giả Phạm Kim Hùng (Founder&CEO Base.vn) và Trần Anh Dũng (Founder&CEO MOG Việt Nam)
Kết luận
Giống như KPI, OKR đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc trong quản trị. Không thể phủ nhận rằng mô hình này giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống mục tiêu khoa học, thống nhất hơn cũng như triển khai chúng minh bạch, hiệu quả hơn trong toàn thể nhân sự. Hy vọng rằng bài viết là một tấm bản đồ hữu ích giúp bạn nhanh chóng tiếp cận và hiện thực hóa mô hình Quản trị mục tiêu và kết quả then chốt của riêng doanh nghiệp mình.
Base.vn - Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, VinCommerce, Golden Gate, Pizza Hut, McDonald's, Goldsun Media Group, The Coffee House, 30Shine, Kids Plaza, Decathlon, Bamboo Airways, Phục Hưng Holdings, Novaland Group, Cen Group, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Amanotes, Bệnh Viện Nhi Đồng Thành Phố,...
Giải pháp quản trị mục tiêu Base Goal là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn triển khai mô hình OKR một cách đúng đắn ngay từ đầu. Để nhận tư vấn và demo trải nghiệm phần mềm Base Goal, bạn có thể đăng ký ngay tại đây. |