Quản lý hành chính và nhân sự là gì

Hành chính nhân sự là gì? Hành chính nhân sự tên tiếng Anh là Administrative personnel. Nhân viên hành chính nhân sự?

Chuyên gia quản trị nhân sự là một phần của nhóm nhân sự và cũng có thể được gọi là chuyên gia nhân sự. Các ứng viên tốt nhất cho vị trí này có sở trường về tổ chức và văn thư, giao tiếp tốt và thích cung cấp dịch vụ khách hàng. Hành chính nhân sự là một trong những yếu tố cốt lõi của nguồn nhân lực, và hiện nay, nhân viên hành chính nhân sự cũng là một trong những vị trí mà có rất nhiều người ứng tuyển.

– Hành chính nhân sự được hiểu là một trong những công việc để giúp tìm kiếm những con người phù hợp với từng vị trí, từng bộ phận trong công ty nhằm giúp cho công ty có sự phát triển về nguồn nhân lực. Việc tìm kiếm những người phù hợp với từng vị trí trong công ty là một trong những yếu tố quan trọng nhằm duy trì cũng như phát triển công ty.

– Bất cứ một công ty nào dù là lớn hay nhỏ thì việc phát triển nguồn nhân lực – hành chính nhân sự mới là yếu tố cốt lõi, bởi chỉ có con người mới tạo ra được những giá trị cho công ty, doanh nghiệp.  Hành chính nhân sự về bản chất là sự phát triển con người, yếu tố nhân sự cả về chất lượng lẫn số lượng.

– Hành chính nhân sự hiện nay đang là một vị trí được tuyển dụng rất nhiều, tuy nhiên trên thực tế, vị trí này vẫn chưa thực sự làm tốt vai trò của mình và gây ra tình trạng lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc của công ty, doanh nghiệp. Quản lý hành chính nhân sự hiện nay không chỉ đơn giản là việc tuyển dụng nhân sự, ngoài ra hành chính nhân sự còn tham gia vào các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá kết quả công việc của nhân viên, đảm bảo quyền và lợi ích cho nhân viên.

–  Hành chính nhân sự tên tiếng Anh là: ” Administrative personnel”

2. Nhân viên hành chính nhân sự:

– Nhiệm vụ của một chuyên gia quản trị nhân sự thường bao gồm sự kết hợp của công việc văn thư, nộp hồ sơ và dịch vụ khách hàng. Bất kỳ nhân viên nào có thắc mắc hoặc khiếu nại về hợp đồng, quyền lợi, tiền lương hoặc môi trường làm việc của họ thường liên hệ với chuyên gia quản trị nhân sự để được hướng dẫn. Vị trí này phải được lấp đầy bởi một cá nhân thân thiện, đồng cảm. Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, họ cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ dịch vụ khách hàng bằng cách trả lời các cuộc gọi điện thoại và chào hỏi khách đến thăm văn phòng.

– Chuyên viên hành chính nhân sự xử lý và sắp xếp các thủ tục giấy tờ cho công ty, đặc biệt là các giấy tờ liên quan đến người lao động. Ví dụ, các chuyên gia quản lý nhân sự lưu giữ thông tin phúc lợi, các biểu mẫu thuế như W-4 và hợp đồng cho từng nhân viên. Ở một số công ty, các chuyên gia quản trị nhân sự cũng có thể thiết kế các chương trình khuyến khích hoặc tổ chức các bữa tiệc của công ty để nâng cao tinh thần.

– Nếu bạn cần trợ giúp về nhân sự và các nhiệm vụ hành chính nói chung, chuyên viên quản trị nhân sự là vai trò bạn cần đảm nhiệm. Nhiệm vụ của một chuyên viên quản trị nhân sự trông khác nhau giữa các công ty, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách viết ra tất cả những gì bạn mong đợi cá nhân này hoàn thành. Cần biết rằng một chuyên gia quản trị nhân sự chỉ có thể làm được nhiều việc như vậy trong một ngày, vì vậy bạn có thể cần thuê nhiều hơn một người tùy thuộc vào khối lượng công việc dự đoán.

– Các công ty nhỏ thường cần các chuyên gia quản trị nhân sự có thể đội nhiều mũ, vì vậy điều quan trọng là phải tìm một người có nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, trải nghiệm nhiều hơn thường đi kèm với thẻ giá cao hơn.

– Bạn cũng nên tìm kiếm các ứng viên có bằng cử nhân về quản trị nhân sự hoặc quản lý nhân sự để đảm bảo người đảm nhận vai trò này hiểu luật hiện hành và cách xử lý khéo léo các tình huống khác nhau. Trừ khi bạn cũng có kiến ​​thức nền tảng về nguồn nhân lực, nếu không sẽ rất khó để cung cấp đào tạo tại chỗ cho một ứng viên chưa có kinh nghiệm.

– Mặc dù các hãng hàng không đang kinh doanh để vận chuyển người từ nơi này đến nơi khác, họ không thể hoạt động nếu không có sự giúp đỡ của nhiều người trên mặt đất, bao gồm những người đặt chỗ và bán vé, cũng như những người giúp giữ máy bay hoạt động. lịch trình.

– Điều kiện làm việc:

+ Điều kiện làm việc sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí hành chính. Nhân viên hành chính phải đảm bảo bộ phận hoạt động hiệu quả. Các nhiệm vụ văn phòng chung và các nhiệm vụ hành chính có thể bao gồm: lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị và duy trì nhiều loại hồ sơ, nhập và truy xuất dữ liệu vào máy tính, nghiên cứu và tổng hợp thông tin từ các nguồn bên ngoài cho các báo cáo, duy trì và cập nhật tệp, quảng bá hình ảnh tích cực trước công chúng bằng cách phản hồi một cách thích hợp cho các câu hỏi qua điện thoại và gặp trực tiếp, thiết lập và duy trì các tệp văn phòng (bản cứng và bản mềm), lưu trữ và truy xuất thông tin theo yêu cầu. Nhân viên hành chính thường được yêu cầu làm việc mà không có sự giám sát trực tiếp và phải thực hiện hành động cần thiết để đảm bảo các tệp, báo cáo nhạy cảm và dữ liệu khác được theo dõi đúng ngày.

– Nhân viên hành chính cũng phải chuẩn bị nhiều loại tài liệu như thư từ, báo cáo, biểu đồ, đồ thị, biểu mẫu và nhãn mác một cách kịp thời. Thực hiện các công việc hành chính thông thường trong các lĩnh vực như đặt hàng, bảo trì vật tư và thiết bị văn phòng, bảng chấm công, bao gồm xử lý và hoàn thành các biểu mẫu và báo cáo. Nhận và sàng lọc các cuộc gọi điện thoại và thư, định tuyến đến các cá nhân thích hợp, nhận tin nhắn theo yêu cầu và trả lời các yêu cầu hoặc câu hỏi thông thường bằng hành động hoặc câu trả lời được tiêu chuẩn hóa.

– Lên lịch các cuộc hẹn và cuộc họp, và đặt trước các phòng họp nếu cần thiết. Phối hợp và tiến hành các thủ tục tiếp theo liên quan đến các cuộc họp cấp điều hành. Sắp xếp việc đi lại cơ bản theo chỉ dẫn. Giao tiếp với các nhân viên quản trị trong toàn công ty cũng như các khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài.Có thể chuẩn bị bản trình bày và bảng tính.

– Các yêu cầu sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại vị trí hành chính. Nhiều vị trí hành chính là cấp độ đầu vào tuy nhiên, kinh nghiệm hoặc kiến ​​thức trước đây luôn là một điểm cộng. Nhiều công ty sẽ xem xét một ứng viên đầu vào năng động. Các yêu cầu điển hình bao gồm kỹ năng dịch vụ khách hàng từ tốt đến xuất sắc. Phải có khả năng làm việc trong môi trường văn phòng tiêu chuẩn và vận hành các thiết bị văn phòng bao gồm máy tính, điện thoại, máy tính, máy photocopy và máy fax. Những nhân sự này phải có kỹ năng giao tiếp tốt và có thể làm việc độc lập cũng như là một phần của nhóm.

– Hầu hết các công ty hàng không cam kết đảm bảo rằng: Tất cả các chương trình tuyển dụng, tuyển dụng, đào tạo, thăng chức, đãi ngộ và các chương trình liên quan đến việc làm khác được cung cấp công bằng cho tất cả mọi người trên cơ sở cơ hội bình đẳng, không phân biệt chủng tộc, tín ngưỡng, màu da, tôn giáo, giới tính, tuổi tác, nguồn gốc quốc gia, khuyết tật, quân đội và cựu chiến binh tình trạng, xu hướng tình dục, tình trạng hôn nhân hoặc bất kỳ đặc điểm nào khác được pháp luật bảo vệ;

– Các quyết định tuyển dụng dựa trên các nguyên tắc về cơ hội bình đẳng và hành động khẳng định;  Tất cả các hành động của nhân sự như bồi thường, trợ cấp, thuyên chuyển, đào tạo và tham gia vào các chương trình xã hội và giải trí đều được thực hiện mà không phân biệt chủng tộc, tín ngưỡng, màu da, giới tính, tuổi tác, nguồn gốc quốc gia, tình trạng khuyết tật, tình trạng quân nhân và cựu chiến binh, khuynh hướng tình dục, tình trạng hôn nhân hoặc bất kỳ đặc điểm nào khác được pháp luật bảo vệ, và;

– Nhân viên và người nộp đơn sẽ không bị quấy rối, đe dọa, đe dọa, ép buộc hoặc phân biệt đối xử vì họ đã thực hiện bất kỳ quyền nào được pháp luật bảo vệ.

– Hầu hết các công ty hàng không tin tưởng và thực hành cơ hội bình đẳng và hành động khẳng định. Tất cả nhân viên có trách nhiệm ủng hộ khái niệm về cơ hội bình đẳng và hành động khẳng định và hỗ trợ công ty đạt được các mục tiêu của mình.

– Hầu hết các công ty hàng không duy trì các Kế hoạch Hành động Khẳng định cho người thiểu số, phụ nữ, người tàn tật và cựu chiến binh.

– Theo sự ủy quyền của tổng giám đốc, nhân viên hành chính sẽ có toàn bộ trách nhiệm điều hành hàng ngày các công việc mà họ được giao. Các nhân viên hành chính chịu sự điều chỉnh của các chính sách của huyện và có trách nhiệm thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến chức trách được phân công.

– Nhiệm vụ của mỗi quản trị viên sẽ bao gồm nhưng không giới hạn ở:

+ Lập kế hoạch cải tiến chương trình mà anh / cô ấy chịu trách nhiệm.

+ Đánh giá chương trình đó thường xuyên.

+ Đề xuất với tổng giám đốc ngân sách, chương trình, nhân sự và những thay đổi khác sẽ nâng cao chương trình.

+ Tư vấn cho tổng giám đốc về tác động của các chính sách được đề xuất hoặc các hành động hành chính khác đối với chương trình mà anh / cô ấy chịu trách nhiệm.

+ Đánh giá kết quả hoạt động của những nhân viên báo cáo trực tiếp cho anh / cô ấy.

+ Hỗ trợ cấp dưới cải thiện hiệu quả công việc của họ.

+ Thúc đẩy mối quan hệ làm việc hiệu quả với học sinh, nhân viên và khách hàng quen của học khu.
Giám đốc sẽ xác định trách nhiệm cụ thể của các nhân viên hành chính thông qua một bản mô tả công việc bằng văn bản.