Khi bắt đầu tìm hiểu về cách quản lý dự án hiệu quả, bạn sẽ được tiếp xúc và cọ xát với nhiều công cụ, bí quyế mới mẻ và thú vị. Những gì bạn muốn khi ấy chính là sự cố gắng trải nghiệm càng nhiều càng tốt để rồi quên chúng chỉ sau một thời gian ngắn. Sự thực nghiệm không hiệu quả và không đúng trọng tâm rất có thể khiến cho toàn bộ dự án đi tong, thậm chí ảnh hưởng đến cả những hoạt động khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhà quản lý cần thiết phải nắm rõ những bí quyết sau đây, đồng thời là những kinh nghiệm thực tiễn từ những nhà quản lý dự án nổi tiếng giúp tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm không đáng có khi triển khai một dự án mới.  1. Giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan đến dự án Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trực thuộc dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết. Nếu vận dụng tốt kinh nghiệm quản lý dự án trên, mục tiêu của bạn coi như đã thành công một nửa. 2. Xác định rõ vai trò của các thành viên trong dự án Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng. Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ làm gia tăng tính “trong sáng” bên trong tổ chức, đồng thời tạo lập cho các thành viên một đức tính chủ động, cố gắng, dám làm dám chịu. 3. Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro Theo một cuộc khảo sát của PWC, trong số những dự án đạt hiệu quả cao, có tới 83% dự án mà ở đó nhà quản lý luôn chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được. Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án dự trù rủi ro hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội chuyên xử lý khủng hoảng, đây sẽ là một động thái khôn ngoan đối với một nhà quản lý dự án. 4. Xây dựng một bản kế hoạch làm việc rõ ràng Xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, cả nhóm dự án sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm hiện tại. Công việc quản lý của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc rất nhiều ở bản kế này. 5. Luôn tài liệu hóa những thứ quan trọng Trong một số quy trình làm việc nhất định, việc tạo ra và cập nhật các loại tài liệu là yêu cầu bắt buộc: nhóm phát triển sản phẩm và dịch vụ không thể tiến hành công việc nếu thiếu tài liệu về yêu cầu của dự án, nhóm marketing thì lại yêu cầu tài liệu về thị trường để đưa ra những chiến lược quảng bá phù hợp; nhóm kinh doanh mong muốn có một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để có thể giới thiệu cho khách hàng. Còn vô vàn các loại tài liệu khác có thể phát sinh xuyên suốt quy trình triển khai dự án. Chính vì vậy việc tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ vừa đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm dự án với nhau, vừa là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định lớn liên quan đến dự án. Tuy nhiên, hãy hạn chế việc tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết bởi đó chính là tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ của doanh nghiệp. Xét trên kinh nghiệm quản lý dự án lâu năm, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Xét cho cùng khách hàng cũng chỉ quan tâm đến việc kết quả đầu ra có tốt hay không mà thôi. 6. Duy trì các cuộc họp định kỳ Những buổi họp này có ý nghĩa vô cùng thiết thực đối với cả khách hàng và nhóm dự án. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới. Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Dự án sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp nhà quản lý có điều tiết công việc một cách dễ dàng hơn. 7. Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án Trong số những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có tới 87% doanh nghiệp ứng dụng một phần mềm quản lý dự án. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án Faceworks là một trong những kinh nghiệm quản lý dự án khá thiết thực, phản ánh đúng nhu cần của thực tiễn. Trong suốt một khoảng thời gian dài, các công cụ quản lý truyền thống như excel và email đã chứng tỏ được sức mạnh của nó, giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn. Thế nhưng dưới sự ảnh hưởng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, các công cụ này ngày càng bộc lộ rõ nhiều yếu điểm và hạn chế. Chính vì vậy, xu hướng mới của ngành quản trị hiện nay là ứng dụng một nền tảng E-management hiện đại và tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng. 8. Mạnh dạn nói có với sự thay đổi và cải tiến Tính chất của dự án là liên tục thay đổi. Nếu nhà quản lý vấn cứ bám víu lấy những thói quen cũ, quan niệm cũ, cách làm cũ thì dự án chắc chắn sẽ chẳng thể nào thành công được, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kì vọng. Chính vì vậy đứng ở vai trò của người lãnh đạo, bạn cần thiết phải trở nên nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất. Thông qua 8 kinh nghiệm quản lý dự án kể trên, các nhà lãnh đạo có lẽ đã phần nào tìm được lời giải cho bài toán điều phối tổng thể sao cho hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tất cả những bí kíp này sẽ chỉ dừng lại ở mức lý thuyết nếu bạn không cố gắng để ứng dụng chúng để xử lý những vấn đề gặp phải của doanh nghiệp. Sự thành hay bại của dự án phụ thuộc rất nhiều ở vai trò tiên phong của người quản lý như bạn đấy! Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể nhất hoặc đăng ký tại đây. Thông tin liên hệ Công ty Cổ phần Dịch vụ và Công nghệ TIT 🏢 Tầng 16 – Vinaconex 6 – 475 Nguyễn Trãi – Hà Nội 🏘31/45A Ung Văn Khiêm, P25, Bình Thạnh, Tp.HCM ☎ 04 7306 1636 📞0974 69 6600 📧 🌏 https://faceworks.vn/ Quản lý dự án đầu tư xây dựng là một việc làm cần thiết và quan trọng được tiến hành xuyên suốt từ khi bắt đầu dự án tới khi đóng dự án. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng thì rất khó mang lại hiệu quả cao. Đó cũng là lý do vì sao NIK muốn chia sẻ tới bạn bài viết này! Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng hiệu quả:
Phải luôn duy trì trao đổi thông tin giữa các bên bao gồm: khách hàng nhà đầu tư; thành viên trong dự án. Sự trao đổi thông tin sẽ làm cho việc quản lý được rành mạch chính xác, rõ yêu cầu mục đích dự án hơn. Công việc khi đó sẽ được vận hành liên tục, chủ động giảm được sự lãng phí nguồn lực không cần thiết. Đây là yếu tố vô cùng trọng cho sự thành công của dự án. Công việc phải có sự phân công rõ ràng, ai làm việc gì, ai trách nhiệm thì khi đó cá nhân hay nhóm làm việc mới hiệu quả về mặt trách nhiệm công việc, không xảy ra tình trạng đổ lỗi cho nhau. Chỉ có như vậy các thành viên mới chủ động cố gắng dám làm trong công việc. Gần như 90% dự án thành công đều nhờ có các phương án phòng ngừa rủi ro hiệu quả cho các tình huống xấu nhất. Nhờ đó mà họ giúp dự án đi đúng hướng được. Rủi ro luôn tiềm ẩn mọi lúc mọi nơi. Làm người quản lý bạn cần phải cẩn thận phòng ngừa bằng các phương án cần thiết và quyết liệt. Việc này sẽ tốt hơn nhiều đến khi khủng hoảng xảy ra. Nhờ kế hoạch chi tiết rõ ràng và hoàn chỉnh mà hơn 89% dự án thành công. Khi có kế hoạch trong tay, bạn hoàn toàn tự tin về thành công của dự án, biết cách ưu tiên công việc quan trọng, hay khẩn cấp. Có bản kế hoạch là bạn đã thành công một nửa. Việc trao đổi trong nhóm làm việc luôn cần những thông tin quan trọng được chuẩn hóa thành cái tài liệu. Khi đó thì các nhóm mới nắm bắt nhanh được thông tin mà không mất thời gian truyền đạt. Nhóm marketing hay phát triển sản phẩm đều cần đến nó khi họ thực hiện việc lên kế hoạch hay triển khai. Khi thông tin được chuyển đến đúng đối tượng, chính xác và nhanh chóng nó sẽ làm tăng 70% hiệu suất công việc của các đội nhóm trong dự án của bạn. Nhưng hãy cẩn thận, đây có thể là con dao hai lưỡi khi bạn cứ cố gắng làm phức tạp quy trình giấy tờ những thứ không cần thiết. Điều này vô tình làm chậm lại hiệu suất của đội nhóm, gây trở ngại cho doanh nghiệp. Trao đổi thông tin mặc dù cần thiết nhưng sẽ là khó khăn nếu không có các cuộc họp định kỳ trao đổi trực tiếp. Khi trao đổi thì vấn đề mới được các bên bàn bạc sâu hơn, từ đó mà đưa ra giải pháp xử lý hiệu quả. Bên khách hàng thì có dịp lắng nghe hiểu rõ về tiến độ dự án. Bên Quản lý dự án thì có thể đề xuất, cải tiến mới cho dự án. Việc họp thường xuyên sẽ giúp kiểm soát tiến độ về mặt thời gian chính xác đi đúng hướng hơn. Hiện này hầu như 95% doanh nghiệp sử dụng phần mềm hay công cụ quản lý dự án nào đó. Nhờ có các công cụ này mà việc xây dựng quy trình theo dõi tiến độ của dự án giữa các bên trở nên vô cùng rành mạch. Khác với excel hay email. Các ứng dụng được thiết kế tập trung hoàn toàn cho mục đích quản lý dự án nên nó có những chức năng cải tiến tốt hơn nhiều. Dự án nào cũng thế, liên tục thay đổi theo thời gian, có nhiều thứ cần phải đón nhận hơn là bác bỏ nó. Đôi khi sự thay đổi lại mang đến cải tiến mạnh mẽ hơn cho dự án. Là nhà quản lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi khuyên bạn nên sẵn sàng với những thay đổi tích cực của dự án, đừng ngần ngại sử dụng phương pháp, cách làm việc mới, đôi khi linh hoạt với chúng sẽ giúp đưa ra đột phá bất ngờ mang đến kết quả ngoài mong đợi. Dựa trên kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng của NIK thì bạn nên đầu tư thời gian, chất xám để phác thảo ý tưởng, mục đích quản lý dự án đầu tư xây dựng. Về ý tưởng có thể là do nhà đầu tư hay thẩm quyền đầu tư đưa ra. Có 2 công việc chính cần làm ở bước khởi động quản lý dự án đầu tư xây dựng là:
Tại bước 3 bạn cần phải làm các công việc sau:
Công việc tại bước thứ 4 khá nhiều, gồm:
Sau khi thiết kế, duyệt dự toán cần thực hiện thêm các công việc:
Quy trình thực hiện quản lý dự án đầu tư gồm:
Có 6 công việc cần làm khi đóng dự án:
Tùy từng trường hợp mà có thể thực hiện các bước trên toàn tự, đồng thời hoặc trước một số bước. Ngoài nắm được các kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư xây dựng thì bạn còn phải biết nhiệm vụ của công việc này là gì. Cụ thể gồm:
|
