Lưu trữ dữ liệu là việc ghi (lưu trữ) thông tin (dữ liệu) trong một phương tiện lưu trữ. DNA và RNA, chữ viết tay, đĩa than, băng từ và đĩa quang là các ví dụ về phương tiện lưu trữ. Ghi âm được thực hiện bởi hầu như bất kỳ dạng năng lượng. Lưu trữ dữ liệu điện tử đòi hỏi năng lượng điện để lưu trữ và truy xuất dữ liệu.
 Lưu trữ dữ liệu trong một phương tiện kỹ thuật số, có thể đọc bằng máy đôi khi được gọi là dữ liệu kỹ thuật số. Lưu trữ dữ liệu máy tính là một trong những chức năng cốt lõi của máy tính có mục đích chung. Tài liệu điện tử có thể được lưu trữ trong không gian ít hơn nhiều so với tài liệu giấy.[2] Mã vạch và nhận dạng ký tự mực từ (MICR) là hai cách ghi dữ liệu máy có thể đọc được. Một phương tiện ghi là một vật liệu vật lý chứa thông tin. Thông tin mới được tạo được phân phối và có thể được lưu trữ trong bốn phương tiện lưu trữ, in, phim, từ tính và quang học và được nhìn thấy hoặc nghe thấy trong bốn luồng thông tin điện thoại, đài phát thanh và TV, và Internet [3] cũng như được quan sát trực tiếp. Thông tin kỹ thuật số được lưu trữ trên phương tiện điện tử ở nhiều định dạng ghi lại khác nhau. Báo cáo của UC Berkeley năm 2003 ước tính rằng khoảng 5 exabyte thông tin mới được tạo ra vào năm 2002 và 92% dữ liệu này được lưu trữ trên các ổ đĩa cứng. Lượng dữ liệu này gấp khoảng hai lần dữ liệu được tạo ra vào năm 2000. Lượng dữ liệu được truyền qua các hệ thống viễn thông trong năm 2002 là gần 18 exabyte, gấp ba lần rưỡi so với ghi nhận trên bộ lưu trữ không bay hơi. Các cuộc gọi điện thoại chiếm 98% thông tin của Liên lạc trong năm 2002. Ước tính cao nhất của các nhà nghiên cứu về tốc độ tăng trưởng của thông tin mới được lưu trữ (không nén) là hơn 30% mỗi năm. Ước tính rằng năm 2002 là khởi đầu của kỷ nguyên số của việc lưu trữ thông tin: thời đại lưu trữ nhiều thông tin trên các thiết bị lưu trữ kỹ thuật số hơn trên các thiết bị lưu trữ analog.[4] Năm 1986, khoảng 1% khả năng lưu trữ thông tin của thế giới ở định dạng kỹ thuật số; con số này tăng lên 3% vào năm 1993, lên 25% vào năm 2000 và lên 97% vào năm 2007. Những con số này tương ứng với ít hơn ba exabyte được nén vào năm 1986 và 295 exabyte được nén vào năm 2007.[4] Số lượng thông tin lưu trữ kỹ thuật số tăng gấp đôi khoảng ba năm một lần.[5] Trong một nghiên cứu hạn chế hơn, Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế ước tính rằng tổng lượng dữ liệu kỹ thuật số trong năm 2007 là 281 exabyte và tổng số lượng dữ liệu kỹ thuật số được sản xuất lần đầu tiên vượt quá dung lượng lưu trữ toàn cầu.[6] Một nghiên cứu được công bố vào năm 2011 ước tính rằng khả năng công nghệ của thế giới trong việc lưu trữ thông tin trong các thiết bị tương tự và kỹ thuật số đã tăng từ ít hơn ba exabyte (được nén tối ưu) vào năm 1986, lên 295 exabyte vào năm 2007,[4] và tăng gấp đôi cứ sau ba năm.[5]
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin, dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý, số hóa tài liệu. Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc. Thông tin từ tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn thông tin được các nhà đầu tư quan tâm nhiều nhất. Dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet (website) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Sự ra đời của tài liệu điện tử đã làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn. Đó là ưu thế chu chuyển văn bản nhanh chóng trong môi trường điện tử. Đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin văn bản được diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và hệ thống. Sự kết nối giữa các cá nhân và các chi nhánh trong cùng một cơ quan, tổ chức, giữa cơ quan trung tâm với các chi nhánh, bộ phận cách xa về địa lý. Cho phép đảm bảo an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ (trong suốt “vòng đời tài liệu”). Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vấn đề vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm bảo an toàn tài liệu. Tính pháp lý của tài liệu điện tử là rào cản đối với vấn đề đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Việc đảm bảo an toàn thông tin cao hơn so với tài liệu giấy. Sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin là một đe dọa đối với sự an toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính đơn giản nhất, người ta đã có thể sửa đổi nội dung tài liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay toàn bộ) tài liệu mà hoàn toàn không để lại dấu vết. Đây thực sự là một mối đe dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện tử.việc nghiên cứu các vấn đề cơ bản của công tác quản lý TLĐT và công tác lưu trữ tài liệu điện tử là hướng nghiên cứu cấp bách và có ý nghĩa rất quan trọng. Hướng nghiên cứu này đòi hỏi sự đầu tư thỏa đáng không chỉ về tài chính mà còn cả về các phương diện khác như nhân lực, vật lực và đặc biệt là thời gian nghiên cứu. Sưu tầm |
