Biểu đồ nguyên nhân & hệ quả

BÀI THẢO LUẬN
Câu hỏi: Xây dựng biểu đồ nhân quả. Cho VD

BIỂU ĐỒ NHÂN QUẢ
Biểu đồ nguyên nhân – kết quả, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ xương cá là 1
trong 7 công cụ kiểm soát chất lượng cơ bản, là một phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và
đưa ra giải pháp, một trong những yếu tố cốt lõi để xây dựng - đảm bảo - nâng cao chất
lượng.

BIỂU ĐỒ NHÂN QUẢ

•
•

Biểu đồ nhân quả lấy cơ sở là lý thuyết thống kê, thu thập các dữ liệu theo mục đích đã
định, phân tích các dữ liệu để giải quyết hoặc cải tiến vấn đề.
Nó được gọi là công cụ kiểm soát chất lượng cơ bản vì:
+Ngay cả những người ít được đào tạo về thống kê cũng có thể sử dụng được
+ nó có thể được sử dụng để giải quyết phần lớn các vấn đề liên quan đến chất lượng.

CẤU TRÚC BIỂU ĐỒ

•

- Xương trung tâm: Đó là những vấn đề, tác động có thể là:
* Chất lượng sản phẩm: Cỡ sản phẩm, lỗi, tỉ lệ lỗi …

•

* Kết quả hoạt động: Hiệu suất làm việc, thời gian yêu cầu, hạn giao hàng, và hiệu quả….
Xương chính và phụ: Được thể hiện thông qua những nguyên nhân điển hình:

* Đối với sản xuất: 5M’s (Man – Con người, Mechine – Máy móc, Method – Phương pháp,
Meterial – Nguyên vật liệu, Measurement – Sự đo lường)
* Đối với dịch vụ: 5P’s ( People – Con người, Process – Quá trình, Place – Địa điểm,
Provision – Sự cung cấp, Patron – Khách hàng)

XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ

•

Bước 1: Xác định vấn đề: ghi lại chính xác vấn đề một cách chi tiết ( áp dụng 5w: what,
who, when, where, how). Viết vấn đề vào ô bên phải tờ giấy. Sau đó kẻ một đường ngang,
chia giấy của bạn ra làm 2. Lúc này bạn đã có “đầu & xương sống” của con cá trong sơ đồ
xương cá

Vấn đề

XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ

•

Bước 2: Xác định các nhân tố ảnh hưởng: ứng với mỗi nhân tố, vẽ một nhánh “xương
sườn”. Cố gắng liệt kê càng nhiều nhân tố càng tốt, ví dụ hệ thống, cơ sở vật chất, máy
móc, nguyên liệu, yếu tố bên ngoài ..v..v…

XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ

•
•

Bước 3: Trên mỗi yếu tố chính, tìm các yếu tố tỉ mỉ hơn, cứ lần lượt như vậy mọi nguyên
nhân sẽ được tìm và nêu ra.
Chú ý: Việc tiếp

tục thêm vào
các nguyên nhân
giúp đẩy mạnh
hiểu biết sâu
hơn về quá trình,
tuy nhiên cũng cần
phải biết khi nào dừng lại.

XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ

•Bước 4: Phân tích sơ đồ: sơ đồ đã xây dựng là một danh sách đầy đủ các

nguyên nhân có thể xảy ra, bạn có thể kiểm tra, khảo sát, đo lường .v..v.. để
xác định đâu là các nguyên nhân chính rồi từ có có những kế hoạch cụ thể để
sửa chữa.

Chú ý:
+ Xác minh lại rằng nguyên nhân ở cuối của mỗi chuỗi nhân quả là một
nguyên nhân gốc rễ tiềm ẩn bằng cách kiểm tra tính logic trong mối quan hệ

nhân quả, thông qua tất cả các nguyên nhân trung gian tới tác động cuối cùng.
+ Biểu đồ nhân quả quan trọng ở chỗ, nó phân biệt giữa giả định và
thực tế. Biểu đồ nhân quả thể hiện những giả định, chi khi những giả định này
được kiểm tra với số liệu chúng ta mới có thể chứng minh được các nguyên
nhân của hiện tượng đã quan sát thấy.

VÍ DỤ

•

Từ biểu đồ ta có thể nhận thấy các nguyên nhân chính có thể dẫn tới thịt nướng không
ngon là gia vị nêm thịt, chất lượng thịt, tay nghề người nướng và dụng cụ nướng. Từ đó ta
tìm các nguyên nhân dẫn đến nguyên nhân chính và dùng các phương pháp kiểm tra để
xác định đâu là nguyên nhân chính ảnh hưởng đến chất lượng thịt nướng.

KẾT LUẬN

•

Khi áp dụng biểu đồ này, người dùng sẽ có khả năng tìm ra các nguyên nhân tiềm tàng và
nguyên nhân cốt lõi gây nên vấn đề.

•

Nhìn vào biểu đồ này, người đọc sẽ có hình dung đầy đủ nguyên nhân của một vấn đề .
Việc lập biểu đồ sẽ chỉ rõ từng nguyên nhân, từ đó có thể đưa ra hướng giải pháp cụ thể
cho từng nguyên nhân một.

Trong quá trình tiến hành dự án, không thể tránh được những khó khăn, thách thức. Để vượt qua, doanh nghiệp cần tìm ra trở ngại đó và đối phó với chúng một cách hiệu quả. Và sơ đồ nguyên nhân – kết quả (sơ đồ xương cá) có thể giúp bạn kiểm soát những tình huống này tốt hơn. 

Nội dung

• Sơ đồ nguyên nhân – kết quả là gì?
• Công dụng của sơ đồ nguyên nhân – kết quả
• Thiết kế và sử dụng sơ đồ nguyên nhân – kết quả
• Một vài tips để vẽ sơ đồ nguyên nhân – kết quả

Sơ đồ nguyên nhân – kết quả hay còn gọi là sơ đồ xương cá

Đây là mô hình phổ biến, giúp bạn nhận ra các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình vận hành. Bạn có thể suy nghĩ và đưa ra các lý do hợp lý, và đưa ra giải pháp tận gốc. 

Sơ đồ nguyên nhân – kết quả được tạo bằng cách viết ra vấn đề ở một phía của bảng. Từ đó kẻ một đường thẳng, trên đó biểu diễn các vấn đề liên quan.

Sơ đồ này được chỉnh sửa và trở nên phổ biến vào những năm 1960 bởi Kaoru Ishikawa, một nhà lý thuyết tổ chức nổi tiếng ở Nhật. Do làm việc trong lĩnh vực này, ông được coi như một trong những cha đẻ của nền quản lý hiện đại.

Sơ đồ nguyên nhân – kết quả này còn có tên là sơ đồ Ishikawa, dựa theo tên của người tạo ra nó, hay còn được gọi là sơ đồ xương cá do hình dạng của nó. 

Tham khảo thêm: Top 9 biểu đồ sử dụng phổ biến trong quản lý dự án.

Công dụng của sơ đồ nguyên nhân – kết quả

Tính rõ ràng

Sơ đồ nguyên nhân – kết quả liệt kê từng lí do có thể dẫn đến một vấn đề cụ thể. Hơn thế nữa, nó cũng đưa ra mối liên quan giữa các lí do. Bằng cách xây dựng sơ đồ này, bạn có thể hình dung vấn đề trong doanh nghiệp của bạn một cách rõ ràng, và bạn cần làm gì để giải quyết chúng.

Tính hiệu quả

Khi bạn đã hiểu rõ nguyên nhân, điều gì cần sửa chữa, việc đưa ra giải pháp sẽ toàn diện hơn. Thay vì phải đoán và giải quyết từng phần rời rạc, bạn có thể gạch ra các nguyên nhân trên sơ đồ xương cá, đánh dấu phần cần chú ý, và tập trung vào đó.

Thúc đẩy làm việc nhóm

Điều quan trọng là khi xây dựng sơ đồ nguyên nhân – kết quả, quản lý có thể lôi kéo nhân viên vào quá trình động não. Hoạt động này không những giúp bạn thu thập nhiều ý kiến từ nhiều cá nhân, mà nó còn giúp phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên và gắn kết các nhân viên. 

Thiết kế và sử dụng sơ đồ nguyên nhân – kết quả

Sơ đồ này rất dễ làm và dễ sử dụng. Chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây, bạn hoàn toàn có thể trở nên thành thạo sơ đồ xương cá này. 

Xây dựng và sử dụng sơ đồ nguyên nhân – kết quả

Tạo khung của sơ đồ

Bước đầu tiên đơn giản là vẽ khung chính cho sơ đồ của bạn. Viết vấn đề bạn đang gặp phải vào phía bên phải của tờ giấy. Từ khung hình chữ nhật đó, kẻ một đường thẳng nằm ngang về phía trái của tờ giấy.

Đường thẳng đó chính là “xương sống” của sơ đồ. Tiếp theo, vẽ các đường thẳng tỏa ra từ “xương sống” đó. Các đường thẳng này như xương của con cá và sẽ biểu diễn các nguyên nhân của vấn đề. Ví dụ, nếu vấn đề của bạn là hiệu suất thấp, thì các nguyên nhân có thể là nhân viên, quy trình, công cụ, hay nguyên liệu,…

Tuy nhiên, khung này là không cố định, tùy theo thói quen của từng người mà có thể xoay theo các hướng khác nhau mà không ảnh hưởng đến chức năng chính của sơ đồ. 

Đưa ra các lý do hợp lí

Sau khi đã có bộ khung sơ đồ, việc cần làm của bạn là điền các thông tin vào. Dựa vào những nguyên nhân lớn mà bạn đã viết ở bước trên, hãy đặt câu hỏi “tại sao lại có vấn đề này xảy ra?”. Quay trở lại ví dụ về hiệu suất ở phía trên, các lý do dựa theo các nhân tố lớn mà bạn đã liệt kê có thể là:

Nhân viên: Thái độ không tốt hoặc thiếu kiến thức về quy trình.

Quy trình: Cồng kềnh, cần quá nhiều người tham gia vào.

Công cụ: Lỗi thời hoặc đã hỏng hóc bộ phận nào đó.

Vẽ các đường thẳng nhỏ hơn tỏa ra từ các xương cá để biểu diễn các nguyên nhân gốc rễ. Nên nhớ là các lý do càng cụ thể, càng gốc rễ thì các có giá trị cao.

Phân tích sơ đồ

Lúc này, sơ đồ của bạn đã được điền đầy đủ, giờ là lúc phân tích ý nghĩa của nó. Trong các lý do mà bạn đã đưa ra, lý do nào lớn nhất dẫn đến vấn đề của bạn? Những lý do này có liên quan hay tác động gì lẫn nhau không? Sau khi có kết luận của mình, bạn có thể đặt ra giả thiết để kiểm tra độ chính xác. Tất nhiên sau khi bạn đã động não để đưa ra rất nhiều các lý do, bạn hoàn toàn có thể nắm được toàn bộ tình hình, có cái nhìn khái quát về vấn đề của doanh nghiệp.

Thực hiện các thay đổi cần thiết

Bước cuối cùng là thực hiện các biện pháp cụ thể để cải thiện tình hình doanh nghiệp. Nên thực hiện bước này càng sớm càng tốt, để vấn đề của bạn được giải quyết nhanh hơn. Ngoài ra, điều này cũng giúp bạn có thêm thời gian để chỉnh sửa nếu phương pháp đó chưa phải tối ưu nhất. 

Một vài tips để vẽ sơ đồ nguyên nhân – kết quả

Đào sâu vào gốc rễ của vấn đề

Đối với vấn đề phức tạp, sơ đồ sẽ có rất nhiều nhánh nhỏ, và nhiều cấp bậc khác nhau. Sơ đồ càng nhiều nhánh càng có nghĩa là bạn đã suy nghĩ được nhiều khía cạnh của vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra giải pháp toàn diện hơn.

Một cách để đào sâu vào vấn đề đó là liên tục đặt ra các câu hỏi “tại sao” cho tới khi đạt được gốc rễ của vấn đề.

Sử dụng chất xám của cả đội

Người quản lý có thể thu thập ý kiến từ cấp dưới của mình. Bởi lẽ họ là những người thực sự thực hiện công việc. Họ sẽ biết có những vấn đề nào còn tồn đọng trong quá trình làm việc hàng ngày.

Đây cũng là cách giúp người quản lý cập nhật tình hình công việc của nhân viên. Từ đó, nắm được vấn đề công ty đang phải đối mặt và tìm ra giải pháp kịp thời. 

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý dự án và công việc.