Lệnh Top trong hộp thoại Page Setup có nghĩa là

Chúng ta sử dụng Microsoft Word để tạo ra văn bản, và phần lớn văn bản đó dùng để in. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn định dạng trang in như: chọn khổ giấy, hướng in, canh lề, header/footer, đánh số trang...

Nội dung chính Show

Chọn hướng in
Chọn khổ giấy
Đặt lề cho trang giấy
Hộp thoại Page Setup
Thêm số trang
Thêm Header và Footer
Thanh công cụ Design

Để thực hiện hầu hết các thao tác trong bài này, chúng ta sử dụng ribbon Layout. Với giao diện như sau:

Trong đó:

Kí hiệu	Chức năng
	Đặt lề cho trang giấy
	Chọn hướng in
	Chọn khổ giấy (cỡ giấy)
	Mở hộp thoại Page setup... với nhiều tuỳ chọn hơn

Thao tác định dạng trang in thường được thực hiện ngay khi vừa tạo ra văn bản. Định dạng khổ giấy, hướng in, canh lề... ngay khi trước khi bắt đầu công việc là rất cần thiết cho những văn bản dài.

Chọn hướng in

Theo mặc định, Word thường đặt hướng in dọc cho trang văn bản. Tuy nhiên, để đặt lại hướng in bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Orientation (mục

ở trên) rồi trong menu thả xuống bạn chọn Portrait (in dọc) hoặc Landscape (in ngang).

Chọn khổ giấy

Để chọn khổ giấy, bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Size (mục

ở trên) rồi trong menu thả xuống, bạn chọn khổ giấy mình cần.

Khổ giấy được mọi người thường dùng nhất là khổ A4 (21cm - 29.7cm). Bạn cần phân biệt nó với khổ Letter (21.59cm - 27.94cm), khổ giấy thường được Word đặt mặc định mặc dù chúng gần bằng nhau. Sẽ rất khác nhau giữa 2 khổ giấy này nếu bạn soạn thảo những văn bản dài và in chúng ra.

Ngoài cách này ra, bạn có thể bấm nút

ở trên để mở hộp thoại Page Setup. Trong hộp thoại này, tại tab Paper ở mục Paper size ta cũng có thể lựa chọn khổ giấy cho trang in.

Đặt lề cho trang giấy

Lề của trang giấy là khoảng cách tính từ mép giấy tới nội dung của trang. Để đặt lề cho trang, bạn vào ribbon Layout. Tại đây, trong group Page Setup bạn chọn mục Margins (mục

ở trên) rồi trong menu thả xuống, bạn chọn cách đặt lề cần thiết.

Trong trường hợp bạn không tìm được cách đặt lề mong muốn, hãy chọn Custom Margin hoặc lựa chọn mục

ở trên để mở hộp thoại Page Setup và thiết lập như hướng dẫn bên dưới.

Hộp thoại Page Setup

Hộp thoại Page Setup ngoài việc dùng để chọn khổ giấy như ở phần trên, nó còn dùng để thiết lập một số tuỳ chọn khác cho việc định dạng trang in.

Giải thích các mục:

Mục

: thiết lập lề cho trang. Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải). Thông thường với văn bản cần phải đóng gáy ta có thể đặt lề trái lớn hơn, hoặc dùng mục Gutter để đặt gáy cho chi tiết. Khi đó sẽ giảm lề trái về bình thường.

Mục

: chọ hướng in

Mục

: thiết lập kiểu trang khác nhau.

Normal: in 1 mặt (mặc định).
Mirror margins: in 2 mặt. Cách đánh số trang, lề của trang sẽ đối xứng giữa trang chẵn và trang lẻ.
2 pages per sheet: 2 trang trên 1 mặt giấy. Dùng để in giấy mời chẳng hạn.
Book fold: gập đôi trang giấy theo chiều ngang. Hay dùng để in tóm tắt đề tài trên khổ A5, tức là 2 trang A5 trên một mặt A4.

Mục

: hình ảnh xem trước kết quả.

Mục

: Mục này rất quan trọng. Đây là mục chọn đối tượng sẽ chịu ảnh hưởng khi bọn chọn các thiết lập ở trên rồi ấn OK.

Whole document: toàn bộ văn bản.
This point forward: từ trang hiện tại trở đi.
Seleted text: trang chứa những vùng văn bản đang chọn.
This section: thiết lập cho phần (section) hiện tại.

Mục

: đặt mặc định. Có nghĩa là những văn bản sau này khi tạo mới bằng Word sẽ sử dụng những thiết lập: khổ giấy, hướng in, lề,... mà bạn đang chọn ở bên trên.

Thêm số trang

Để thêm số trang ta vào ribbon Insert. Tại group Header & Footer, tai chọn Page Number để chèn số trang. Trong mục này, ta có thể chèn trang vào bên trên (Top of Page) hoặc bên dưới (Bottom of Page). Tại mỗi mục đó, ta cũng có thể chọn đặt số trang ở bên trái, bên phải hay ở giữa.

Ta cũng có thể chọn mục Format Page Number... để mở hộp thoại thiết lập số trang: loại số trang (1,i,a,...), trang bắt đầu,...

Thêm Header và Footer

Header và Footer là những phần văn bản ở phía bên trên và phía bên dưới của trang. Chúng được lặp lại liên tục giữa các trang. Ở đó chúng ta có thể ghi các thông tin như tên tài liệu, tác giả, nơi phát hành...

Để thêm Header và Footer nhanh nhất ta có thể nhấp chuột đúp (double-click) vào vùng lề bên trên hoặc lề bên dưới. Khi đó phần soạn thảo chính của trang sẽ mờ đi và phẩn Header và Footer sẽ được nổi lên để chúng ta nhập nội dung.

Một cách khác để thêm Header và Footer là ta sẽ chọn mục này trong ribbon Insert. Ta chọn Header hoặc Footer rồi lựa chọn mẫu phù hợp.

Thanh công cụ Design

Khi chúng ta thêm Header/Footer hay đánh số trang, ribbon Design sẽ nổi lên để chúng ta có thể thiết lập những tuỳ chọn.

Kí hiệu	Chức năng
	Thêm hoặc hiệu chỉnh Header
	Thêm hoặc hiệu chỉnh Footer
	Thêm hoặc hiệu chỉnh số trang
	Thêm ngày tháng và thời gian
	Thêm một số thông tin của tài liệu: tác giả, tên tài liệu,...
	Thêm một số thành tố của tài liệu
	Thêm ảnh là Header hoặc Footer
	Thêm ảnh online
	Chọn thiết lập này khi muốn trang đầu tiên có Header/Footer hoặc số trang khác các trang còn lại
	Chọn thiết lập này khi muốn trang chẵn và trang lẻ khác nhau (để in 2 mặt chẳng hạn)
	Link to Previous: khi tài liệu có nhiều section, bỏ chọn mục này để các section có định dạng Header/Footer khác nhau

Định dạng Page Layout giúp hình thức của tài liệu trở nên ấn tượng và chuyên nghiệp hơn. Đây là công cụ đặc biệt hữu ích khi cần thay đổi kích cỡ, canh lề văn bản cho phù hợp với việc in ấn, báo cáo,…

Trung Tâm Tin Học ĐH Khoa Học Tự Nhiên gửi đến các bạn bài hướng dẫn ngắn giới thiệu chi tiết toàn bộ cách định dạng trang in trong Microsoft Word.

Page Layout (bố cục) có thể được tùy chỉnh bằng những thông số chi tiết như Paper size (kích cỡ), Page margins (lề), Page orientation (hướng).

1. Thay đổi Page Orientation (hướng)

Thông thường các trang văn bản thường được hiển thị dưới dạng trangA4 thẳng đứng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các trang có thể được xoay ngang để phù hợp với yêu cầu nội dung văn bản. Các bước thực hiện như sau:

B1: Chọn tab Page Layout trên thanh menu
B2: Click vào Orientation trong nhóm Page Layout
B3: Click chọn Landscape để xoay ngang trang văn bản (mặc định là Portrait – thẳng đứng)

2. Thay đổi Page Size (kích thước)

Có nhiều kích cỡ trang in như dạng A4, A3, Letter, Statement… Tùy theo từng mục đích khác nhau, các bạn có thể chọn kích cỡ phù hợp nhất với mong muốn để hoàn thiện việc in tài liệu, văn bản. Cách định dạng kích cỡ cũng đơn giản với các bước sau:

B1: Chọn tab Page Layout
B2: Click chọn mục Size, trong hộp menu sổ xuống, dạng page size hiện tại của trang sẽ được tô vàng để phân biệt
B3: Các bạn chọn Size phù hợp (mặc định thường là dạng Letter)

3. Định dạng Page Margins (lề)

Những văn bản, báo cáo thường được yêu cầu phải tuân thủ quy định cụ thể về canh lề trang in. Thao tác định dạng lề cũng bao gồm những bước đơn giản sau:

B1: Chọn tab Page Layout
B2: Click vào mục Margins, 1 menu tùy chọn sẽ xuất hiện, thông thường lề Normal sẽ được chọn mặc định và được tô vàng để phân biệt
B3: Click chọn loại Margin bạn mong muốn hoặc tự tùy chỉnh thông số lề cho văn bản.

Để tự điều chỉnh kích cỡ lề, các bạn làm bằng cách sau:

- Chọn Custom Margins ở phía cuối của menu xuất hiện ở bước 2; hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện

- Điền các thông số Top, Bottom, Left, Right trong phần Margins

- Click OK để hoàn tất

* Lưu ý:

Để hiển thị nhanh hộp thoại Page Setup, các bạn vào tab Page Layout, click chọn mũi tên nhỏ ở góc phải.

Nguồn: Tổng hợp

Những thao tác định dạng nhanh Page Layout tuy đơn giản nhưng lại giúp cho bài báo cáo, luận văn trở nên hoàn thiện và ấn tượng hơn rất nhiều. Các bạn cũng có thể tìm hiểu thêm các kiến thức Tin học bổ ích khác tại đây

Làm đầy kho tri thức của bản thân để gặt hái thành công trong cuộc sống, bạn nhé!

Ngành Tin Học Ứng Dụng

Trung Tâm TIn Học - ĐH Khoa Học Tự Nhiên