Song song với việc tuyển dụng các nhà quản lý cũng cần chủ động đào tạo, huấn luyện để nâng cao năng lực nhân viên và hiệu quả làm việc. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là huấn luyện thế nào cho đúng và mang kết quả tốt nhất? Nhiều nhà tuyển dụng chỉ đánh giá nhân viên qua báo cáo năng lực hàng năm. Tuy nhiên, việc đánh giá nhân viên mỗi năm một lần không đủ để theo dõi chất lượng làm việc cũng như cải thiện năng lực làm việc và kịp thời nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Bên cạnh đó, việc đánh giá năng lực nhân viên nếu không đi kèm với đào tạo, huấn luyện đi kèm với đào tạo, huấn luyện thì cũng không có ý nghĩa đối với việc cải thiện năng suất làm việc chung. Sau đây là 7 bước giúp nhà quản lý tạo môi trường đào tao, huấn luyện tích cực cho nhân viên. Bước 1: Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhauBước đầu tiên quyết định thành công cho quá trình đào tạo là xây dựng sự tôn trọng, tin tưởng giữa cấp trên và nhân viên. Đây không phải là các khóa học ngắn ngày với giảng viên thuê ngoài mà là quá trình điều chỉnh, học hỏi lâu dài lẫn nhau giữa cả hai phía. Nếu không xây dựng được mối quan hệ này, việc đào tạo khó đạt được kết quả như ý.  Nếu không xây dựng được mối quan hệ này, việc đào tạo khó đạt được kết quả như ý Bước 2: Xác định mục tiêu và lý do đào tạoTrước khi tổ chức các buổi đào tạo, điều quan trọng mà một nhà quản lý cần làm là đưa ra mục tiêu cũng như lý do tích cực của khóa đào tạo. Không nên đưa ra những lý do như : gần đây doanh số bán hàng quá kém, kỷ luật làm việc lỏng lẻo, năng suất làm việc thấp (dù đây là tình trạng thực tế). Một lý do quá nặng nề sẽ khiến nhân viên cảm thấy áp lực khi học tập, từ đó làm giảm khả năng tiếp thu và ứng dụng của họ. Những buổi chỉ nên diễn ra một cách dễ chịu, nơi mà nhân viên và sếp có thể thoải mái trao đổi với nhau. Bước 3: Thỏa thuận về những hành vi thích hợp, không thích hợp, hậu quả và mục tiêuCó lẽ bước quan trọng nhất trong quá trình huấn luyện là thuyết phục được nhân viên chấp nhận rằng đang có những vấn đề nhất định tồn tại trong công việc.Tránh đề cập thẳng đến các vấn đề trong công việc vì cho rằng nhân viên có thể tự nhận ra là sai lầm điển hình của người quản lý. Lưu ý là đề cập thẳng vào vấn đề không phải là chỉ trích. Vai trò chính của nhà quản lý là hướng dẫn nhân viên và cải thiện năng suất làm việc, không phải là bắt lỗi và xử phạt. Để giúp nhân viên nắm được các vấn đề này, nhà quản lý phải xác định hành động và làm rõ các hậu quả. Làm rõ các hành động:
Làm rõ hậu quả:
Bước 4: Đưa ra các phương án thay thếSau khi đã xác định được vấn đề cũng như đạt được sự đồng thuận về mục tiêu, bước tiếp theo là khuyến khích nhân viên tự đưa ra các giải pháp khác nhau để giải quyết vấn đề. Hãy để nhân viên chủ động sáng tạo và có ý kiến góp ý sau cùng. Hướng nhân viên đưa ra các giáp pháp cụ thể cho từng vấn đề, không đưa ra giải pháp chung chung. Mục tiêu cuối cùng của bước này không phải là để chọn ra một phương án cụ thể mà là tối đa hóa số lượng sự lựa chọn, cho phép nhân viên được đưa ra ý kiến của mình, đưa ra những lợi ích hoặc hạn chế mà lựa chọn đó có thể gặp phải. Bước 5: Cam kết hành độngĐây mới là lúc nhà quản lý hỗ trợ nhân viên chọn ra một phương án thay thế. Để thực hiện bước này, người quản lý phải có cam kết với nhân viên về những việc cần làm khi nào nó sẽ được thực hiện cũng như hoàn thành. Đừng lựa chọn thay nhận viên mà thay vào đó là thúc đẩy và hỗ trợ và khen ngợi. Bước 6: Kiểm soát các lời bào chữaTrong quá trình thảo luận cũng như huấn luyện, nhân viên sẽ đưa ra lời bào chữa, biện minh cho các hành động của mình. Để tránh cho tình hình trở nên căng thẳng, hãy luôn đảm bảo rằng, buổi thảo luận chỉ mang tính chất công việc và không mang tính công kích cá nhân. Luôn thể hiện sự tôn trọng nhất định cũng là một cách kiểm soát thái độ nhân viên một cách hiệu quả. Bước 7: Phản hồi thường xuyênPhản hồi là một bước vô cùng quan trọng thể hiện tính hai chiều giữa nhân viên và cấp trên. Khi đưa ra phản hồi cần lưu ý thông tin phản hồi nên: – Kịp thời: Nhà quản lý cần phản hồi ngay sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ và ngay khi nhà quản lý nhận ra một hành động đáng khen hay không thích hợp từ nhân viên. – Cụ thể: Những câu như “Anh/chị đã làm rất tốt” hay “Ý tưởng này cũng hay đó” là quá mơ hồ và không cung cấp cho đủ cái nhìn sâu sắc về những hành động mà nhà quản lý cần nhân viên phát huy hay hạn chế – Tập trung vào những gì đang diễn ra, không phải tại sao. Tránh đưa ra những ý kiến phản hồi có vẻ như là một phán quyết. Hãy dùng những câu “Tôi nghĩ là”, “tôi thấy” và sau đó đề cập đến hành vi. Tập trung điều chỉnh hành vi chứ không phải con người. Mô tả chứ không áp đặt. – Có thái độ điềm tĩnh, chân thành, sử dụng một giọng điệu rõ ràng. Tránh thái độ giận dữ, thất vọng, cao giọng hay nó với giọng điệu mỉa mai. Thông tin phản hồi tích cực tăng cường năng suất làm việc. Mọi người sẽ cố gắng một cách hoàn toàn tự nhiên khi họ cảm thấy được công nhận và đánh giá cao trong công việc. Khi thông tin phản hồi mang tính sửa lỗi bị xử lý kém, nó sẽ là nguồn gốc của xung đột. Khi nó được xử lý tốt, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm những ảnh hưởng tích cực và năng suất được tăng cường.
Làm thế nào để nhân viên mới có tinh thần làm việc nhiệt huyết và gắn kết với doanh nghiệp ➤ Hướng dẫn các bước thực hiện một quy trình đào tạo nhân viên mới hữu ích và hiệu quả ➤ Giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự vững mạnh.
Công tác tuyển dụng hiệu quả nhân sự mới tiềm năng và phù hợp với môi trường làm việc cũng như văn hoá công ty được đánh giá là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp dù hoạt động ở trong lĩnh vực nào. Có thể nói sau khi tìm kiếm và tuyển dụng được nhân sự mới phù hợp thì việc huấn luyện và đào tạo cho nhân viên mới làm quen và thích nghi được với môi trường làm việc cũng là một công việc đòi hỏi các công ty cần có sự chuẩn bị chu đáo và cẩn thận. Nếu nhà tuyển dụng xây dựng được cho mình quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả thì có thể phát huy được năng lực tối ưu của đội ngũ nhân viên, nâng cao năng suất làm việc, giữ chân được nhân viên cũng như thoả mãn và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Các nhà tuyển dụng hãy tự đặt ra cho mình những câu hỏi nhằm xác định được định hướng quan trọng của một quy trình tuyển dụng nhân viên mới phù hợp với đặc thù kinh doanh và môi trường làm việc của mỗi doanh nghiệp. Việc xác định được định hướng trong việc đào tạo các nhân viên mới nhanh chóng hoà nhập với môi trường chung của mỗi doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp xây dựng được quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả và đảm bảo được các yếu tố sau Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí khác nhau trong công ty với các yêu cầu công việc cụ thể. Nếu các chuyên gia nhân sự trong công ty có thể giúp cho nhân viên mới xác định được cụ thể các nhiệm vụ công việc mà mình phải thực hiện sẽ giúp cho họ nhanh chóng tiếp thu công việc mới và tăng tốc, phát huy hiệu quả trong công việc. Thực hiện được điều này, thời gian cũng như chi phí dành cho việc đào tạo nhân sự mới của công ty cũng sẽ được tiết giảm rất nhiều. Để nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp với hoạt động của doanh nghiệp là điều mà các chuyên gia phát triển nhân lực của công ty cần nên lưu ý và thực hiện hiệu quả. Mỗi nhân viên mới cần có sự hiểu biết về lịch sử, giá trị và văn hoá của doanh nghiệp cũng như cách quản trị của cấp quản lý trong doanh nghiệp để họ có thể nhanh chóng hoà nhịp với doanh nghiệp, phát huy được tối ưu năng lực bản thân đem lại những giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Việc giới thiệu nhân viên mới đến với mọi người trong công ty cũng như có sự động viên và chia sẻ ngay từ khi họ bắt đầu công việc sẽ tạo ra một tâm lý thoải mái, nhẹ nhàng cho nhân viên mới. Thực hiện tốt điều này đồng nghĩa với việc bạn đã có thể thực hiện việc gắn kết và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới, sự hoà nhập nhanh chóng sẽ tạo ra năng suất làm việc hiệu quả. Ngoài việc đào tạo được cho nhân viên mới về những định hướng trong công việc cũng như nắm bắt được những thông tin cần thiết để có thể hoà nhập với doanh nghiệp, việc đào tạo các kỹ năng chuyên môn phù hợp đối với từng vị trí cũng như cung cấp đầy đủ các dụng cụ cần thiết cho công việc cũng là một yêu cầu bắt buộc mà quy trình tuyển dụng nhân viên mới cần phải có. Nắm bắt được kỹ năng làm việc cần thiết, nhân viên mới sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc, cảm thấy được năng lực phù hợp với vị trí công việc cũng như xác định được cho mình kế hoạch phát triển cụ thể trong nghề nghiệp. Khi động lực làm việc được tạo ra, năng suất làm việc tăng lên và doanh số tạo ra từ nhân viên cũng tăng lên. Đó chính là thành công của việc đào tạo nhân viên mới. Việc đào tạo và định hướng được cho nhân viên mới về văn hoá doanh nghiệp, về mục tiêu công việc được hiệu quả ngay từ khi bắt đầu sẽ giúp cho người hướng dẫn hay người quản lý tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức khi hướng dẫn nhân viên. Lúc này, người hướng dẫn chỉ cần tiếp tục hỗ trợ và giúp đỡ nhân viên mới trong quá trình thực hiện công việc cũng như phát huy được tính hiệu quả trong quản lý nhân viên thông qua việc chỉ cần củng cố lại về các khái niệm trong các tiêu chí hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi một nhân viên mới hoà nhập được với doanh nghiệp và phát huy được hiệu quả làm việc là một thành công của quy trình đào tạo nhân viên mới. Sau đây là 05 bước mà bạn có thể tham khảo để thực hiện được quy trình đào tạo nhân viên mới hữu hiệu. Sau khi đợt tuyển dụng nhân sự kết thúc và doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân sự mới tiềm năng và phù hợp, bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng cần gửi email thông tin đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty để có sự chuẩn bị cần thiết và chu đáo. Việc chuẩn bị cần bắt đầu từ những việc cơ bản như chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới bao gồm: bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, danh sách điện thoại và email liên hệ trong công ty, bản mô tả công việc.... cho đến kế hoạch đào tạo công việc cụ thể. Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên mới, việc chào đón nhân viên mới cũng cần có sự chuẩn bị để tạo cho họ có cảm giác thoải mái và sự thân thiện dễ dàng hoà nhập. Việc chào đón có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như
Để nhân viên nhanh chóng nắm bắt được các thông tin chung của doanh nghiệp, cách quản trị của các cấp quản lý trong doanh nghiệp cũng như giúp cho nhân viên mới tiếp xúc và hoạch định được kế hoạch cho việc phát triển nghề nghiệp của họ trong tương lai, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp để cung cấp cho nhân viên mới như là:
Các tài liệu này có thể chuẩn bị trước bằng cách in các bộ brochure giới thiệu về công ty để gửi đến từng nhân viên mới để họ có thể lưu giữ cũng như tra cứu lại thông tin khi cần. Tuỳ theo từng vị trí công việc mà nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc. Ngoài việc bồi dưỡng thêm kiến thức nghề nghiệp, quá trình đào tạo về kỹ năng chuyên môn còn giúp xây dựng được tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả để có thể phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty nhằm phát huy hiệu quả trong công việc. Ngoài những kiến thức có liên quan trực tiếp đến công việc của từng nhân viên mới, doanh nghiệp cũng cần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ. Việc làm này tạo điều kiện cho các nhân viên được học hỏi nhiều công việc khác nhau ngoài nhiệm vụ chính. Qua đó giúp nhân viên định hướng được hướng phát triển nghề nghiệp của bản thân trong tương lai cũng như giúp công ty xây dựng được đội ngũ nhân viên có năng lực, duy trì được hoạt động ổn định và phát triển của công ty. Các kiến thức cần cung cấp cho nhân viên mới trong quá trình này bao gồm:
Sau khi kết thúc quá trình đào tạo cho nhân viên mới, nhà tuyển dụng cần có một buổi nói chuyện cởi mở và thân thiện với các nhân viên mới để lắng nghe họ nói lên những suy nghĩ của mình, tiếp thu những ý kiến đóng góp tốt cũng như đánh giá được xem các nhân viên mới đã tiếp nhận được những kiến thức gì trong quá trình đào tạo. Việc đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về năng lực thực tế của nhân viên cũng như xây dựng được hướng phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu và nguyện vọng của họ và kế hoạch phát triển cho những nhân viên xuất sắc trong tương lai. Bên cạnh đó, việc đánh giá cũng giúp công ty hoàn thiện hơn về quy trình đào tạo nhân viên mới của mình để phát huy tốt hơn trong các đợt tuyển dụng nhân sự sau.
|
