JavaScript isn't enabled in your browser, so this file can't be opened. Enable and reload. Hướng dẫn Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Sở Nội vụ Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Để công tác lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức ở tỉnh và UBND các huyện, thành phố sớm đi vào nề nếp nhằm nâng cao hiệu quả công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức. Sở Nội vụ ban hành hướng dẫn cụ thể lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau: I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG 1. Giải thích từ ngữ Trong hướng dẫn này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: - “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - “Hồ sơ công việc” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc. - “Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. - “Đơn vị bảo quản” là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản. - “Danh mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. - “Văn thư cơ quan” là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. - “Văn thư đơn vị” là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan. - “Lưu trữ cơ quan” là thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. - “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. 2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan bao gồm: hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính, khoa học công nghệ, tài liệu chuyên môn trên nền giấy, các tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị và địa phương đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, được lập hồ sơ và tập trung bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. II. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1. Lập Danh mục hồ sơ a) Tác dụng của Danh mục hồ sơ - Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ. - Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học. - Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng. b) Căn cứ lập Danh mục hồ sơ Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm:
c) Nội dung lập Danh mục hồ sơ - Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ + Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động. + Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ. + Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động. + Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ. Ví dụ: Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức của cơ quan Sở Nội vụ bao gồm các đề mục lớn sau:
Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị:
Trong mỗi đề mục nhỏ bao gồm các hồ sơ dự kiến sẽ được lập trong năm của đơn vị. Để dự kiến những hồ sơ sẽ lập, các cán bộ, chuyên viên của đơn vị căn cứ theo phân công nhiệm vụ của cá nhân; chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch công tác của đơn vị trong từng năm để lập hồ sơ sát với thực tế công việc sẽ thực hiện trong năm. Mẫu Danh mục hồ sơ - Phụ lục I. - Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập + Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị. + Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. (Tiêu đề hồ sơ là tên của hồ sơ được ghi tóm tắt, khái quát về nội dung và những đặc điểm quan trọng khác của tài liệu trong một hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố như tên loại văn bản hoặc loại hồ sơ tác giả văn bản, nội dung (vấn đề) được đề cập đến và khi cần thiết có thể ghi thêm các yếu tố khác như tên cơ quan giao dịch, tên khu vực địa lý có liên quan đến nội dung văn bản, tên loại văn bản hoặc loại hồ sơ (tập tài liệu, hồ sơ, tập văn bản giao dịch…) được nêu ở đầu tiêu đề). Thuật ngữ “Hồ sơ” được dùng trong tiêu đề của những hồ sơ phản ánh một sự việc, một sự kiện cụ thể có trình tự giải quyết liên tục và các hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ án. Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị cán bộ, công chức, viên chức và lao động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình năm 2012. Thuật ngữ “Tập tài liệu” được dùng trong tiêu đề của những hồ sơ tập hợp các loại văn bản cùng thuộc một vấn đề nhưng không có trình tự giải quyết liên tục. Ví dụ: Tập tài liệu hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012. Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu - Phụ lục II - Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc được phản ánh trong hồ sơ. Nhìn chung, những hồ sơ về các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng tâm hay đặc biệt của cơ quan… Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có). - Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ + Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. + Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập. + Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau: Cách thứ nhất: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01. Cách thứ hai: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01. d) Tổ chức lập Danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau: + Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành. + Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành. - Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm. - Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. 2. Lập hồ sơ a) Tác dụng của việc lập hồ sơ Giúp mỗi cá nhân sắp xếp, quản lý văn bản, tài liệu một cách đầy đủ, có hệ thống và khoa học. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và nhanh chóng tra tìm khi cần thiết. Giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý toàn bộ công việc và tài liệu của cơ quan, tra tìm tài liệu nhanh chóng. Tránh bỏ sót, thất lạc hồ sơ có giá trị cao và loại những tờ giấy hết giá trị, không cần thiết. Chọn ra được những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan nhằm bảo quản, phục vụ sử dụng. b) Các yêu cầu cơ bản khi lập hồ sơ - Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết. - Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. c) Các loại hồ sơ - Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nguyên tắc được lập trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách được sao chụp lại. Các văn bản này được bộ phận công tác, các cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp không chỉ của một năm mà thường là văn bản của nhiều năm. Khác với hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh mà chỉ cần sắp xếp vào một tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập một bản mục lục văn bản, thống kê văn bản theo thứ tự thời gian ban hành của văn bản. Hồ sơ nguyên tắc do các đơn vị (các bộ phận) chuyên môn trong cơ quan lập ra và được giữ lại ở đó để tra cứu hàng ngày, không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định như hồ sơ công việc. Hàng năm, khi có văn bản mới phải bổ sung thêm vào hồ sơ; nếu có văn bản nào hết hiệu lực thi hành phải đưa ra và thay thế bằng văn bản mới có hiệu lực. Khi thuyên chuyển công tác, nghỉ việc…cán bộ, công chức giữ hồ sơ nguyên tắc cần bàn giao lại cho người làm thay công việc của mình, không tự ý mang đi hoặc tiêu hủy. Ví dụ: Tập hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, gồm: + Luật Lưu trữ; + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; + Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; + Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu; + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. + Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;… - Hồ sơ công việc: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thường hình thành các loại hồ sơ sau: + Hồ sơ sự việc: Là tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc nhất định. Ví dụ: Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng kiến thức nhà nước chương trình chuyên viên khóa 31, năm 2012 của Sở Nội vụ bao gồm các văn bản: Công văn của Sở Nội vụ Quảng Bình về khảo sát nhu cầu bồi dưỡng cán bộ công chức năm 2012; Hợp đồng mở lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình Chuyên viên giữa Sở Nội vụ Quảng Bình và Trường Chính trị tỉnh Quảng Bình; Quyết định của Giám đốc Sở Nội vụ Quảng Bình về việc mở lớp bồi dưỡng Quản lý Nhà nước chương trình chuyên viên; Công văn của Sở Nội vụ Quảng Bình về việc triệu tập học viên học lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình chuyên viên; Quyết định của Sở Nội vụ Quảng Bình về việc thành lập Ban Quản lý lớp; Bảng điểm lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình Chuyên viên; Báo cáo kết quả lớp bồi dưỡng quản lý nhà nước chương trình Chuyên viên của trường chính trị tỉnh. + Hồ sơ vấn đề: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhất định. Ví dụ: Tài liệu của Ban Chỉ đạo phòng, chống tham nhũng tỉnh Quảng Bình về công tác phòng, chống tham nhũng năm 2012. + Hồ sơ nhân sự: Được lập ở đơn vị phụ trách công tác tổ chức, cán bộ nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ của cơ quan, tổ chức, thường gồm các văn bản: Lý lịch tự thuật; Các Quyết định về tuyển dụng, nâng lương, bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật; Các bản kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm hoặc bản tự kiểm điểm trong các đợt sinh hoạt chính trị; Các đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, các văn bản điều tra, xác minh về các vấn đề liên quan đến cán bộ đó. + Hồ sơ văn bản lưu: Là tập lưu bản gốc văn bản đi của cơ quan, tổ chức được sắp xếp theo tên loại văn bản và thời hạn ban hành. Ví dụ: Tập Quyết định của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình quý II, năm 2012 gồm các văn bản: … Quyết định số 117/QĐ-SNV ngày 29 tháng 5 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nâng lương trước thời hạn đối với công chức lập thành tích xuất sắc; Quyết định số 118/QĐ-SNV ngày 31 tháng 5 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nghỉ hưu để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội; Quyết định số 119/QĐ-SNV ngày 04 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc tiếp nhận và bố trí công chức hành chính; Quyết định số 120/QĐ-SNV ngày 11 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc xét chuyển công chức cấp xã thành công chức cấp huyện; Quyết định số 121/QĐ-SNV ngày 14 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nâng lương thường xuyên đối với công chức; Quyết định số 122/QĐ-SNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về thanh tra công tác nội vụ;… + Các hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác như: Hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công… d) Các bước lập hồ sơ - Bước 1: Mở hồ sơ + Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. + Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ). + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực. + Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình. - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ + Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. + Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. + Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ. Ví dụ: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn bản sau: Văn bản về kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết hội nghị; Biên bản hội nghị; Các văn bản liên quan khác (nếu có). - Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ. + Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. + Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết sau này được thuận tiện. Phương pháp sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế. Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo các cách sau: Cách thứ nhất: Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc (sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc. Văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới). Thường áp dụng cho các hồ sơ có quá trình giải quyết văn thư liên tục như hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghị…cụ thể và hoàn chỉnh; Cách thứ hai: Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi đến số lớn. Cách này áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả bởi văn bản do một cơ quan ban hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian như tập lưu văn bản đi của cơ quan (tập Quyết định, tập Chỉ thị…); Cách thứ ba: Sắp xếp theo theo vần ABC … tên gọi tác giả, tên gọi địa danh. Cách này thường áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác giả cùng một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau (tập đơn thư, tập bản khai cá nhân, các tập báo cáo của nhiều cơ quan, địa phương cùng cấp). Ví dụ: Tập báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh Quảng Bình năm 2012. (Thứ tự văn bản trong hồ sơ sẽ được sắp xếp theo tên tác giả ban hành văn bản tức là tên UBND các huyện, thành phố sẽ được sắp xếp theo thứ tự sau: UBND huyện Bố Trạch, UBND thành phố Đồng Hới, UBND huyện Lệ Thủy, UBND huyện Minh Hóa, UBND huyện Quảng Ninh, UBND huyện Quảng Trạch, UBND huyện Tuyên Hóa). Ngoài ra còn có các cách sắp xếp khác theo mức độ quan trọng của loại văn bản (ví dụ: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo...), theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản (ví dụ: Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh…). Khi sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. + Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...). + Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ). + Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần). Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. Khi đó, trong cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết. đ) Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành. + Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong. + Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì). + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. - Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục III) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (phụ lục IV). Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản. III. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể: - Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; - Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. b) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới. 3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể: a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết. b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định. 4. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày. b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. c) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận. 5. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu. b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. c) Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. 6. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. b) Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ. c) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan. 7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. - Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ. + Đánh số tờ văn bản: Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý cần ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản trong hồ sơ (dùng bút chì đen hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản).Yêu cầu của việc đánh số tờ là cần ghi rõ ràng, chính xác, số tờ được đánh bằng chữ số Ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Khi đánh số cho một hồ sơ xong, nếu để sót một số tờ thì các tờ sót được đánh bổ sung và thực hiện đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự a, b, c ở sau (ví dụ: có 02 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 10 thì các tờ đó được đánh số trùng là 10a, 10b). + Biên mục văn bản trong hồ sơ: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ. Mục lục văn bản giúp cho việc quản lý văn bản trong hồ sơ được chặt chẽ và tra tìm văn bản trong hồ sơ dễ dàng, thuận lợi. + Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ. Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng. - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá. c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Các cơ quan, tổ chức ở tỉnh và UBND các huyện, thành phố căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ và hướng dẫn này để quy định việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và triển khai hướng dẫn đến đơn vị trực thuộc. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức và UBND các huyện, thành phố phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ, bằng văn bản hoặc điện thoại số: 052.3821146) để được hướng dẫn cụ thể./. |
