Hướng dẫn đăng tải đấu thầu qua mạng

Ở phần 2, bidwinner đã hướng dẫn bạn cách lập hồ sơ dự thầu qua mạng. Vậy là sau khi đã có được bộ hồ sơ gốc hoàn chỉnh, bạn có thể bắt đầu tiến hành các bước khai báo và nhập các biểu mẫu dự thầu (webform) trên hệ thống đấu thầu điện tử. Bắt đầu thôi nhỉ?

Đăng nhập vào hệ thống đấu thầu điện tử

Trước khi khai báo và điền các biểu mẫu dự thầu, bạn cần kiểm tra hồ sơ năng lực của doanh nghiệp của mình đã cập nhật hợp đồng tương tự và nhân sự chủ chốt đề xuất cho gói thầu. Nếu chưa, bạn cần khai báo các hợp đồng tương tự chứng minh năng lực và nhân sự chủ chốt tham gia gói thầu này. 

Khai báo hợp đồng tương tự trong đấu thầu

Sau khi lựa chọn hợp đồng tương tự phù hợp cho gói thầu, bạn cần kiểm tra xem Hợp đồng tương tự này đã khai báo trên hệ thống đấu thầu điện tử hay chưa. Nếu chưa, bạn cần tiến hành việc khai báo cập nhật thông tin năng lực cho hợp đồng tương tự này.

Khai báo nhân sự chủ chốt trong đấu thầu

Sau khi đã chọn xong hợp đồng tương tự  và nhân sự chủ chốt phù hợp, bạn cần kiểm tra xem hồ sơ kinh nghiệm và nhân sự chủ chốt đã được cập nhật trên trang muasamcong hay chưa. Bạn cần phải hoàn thành khai báo các nội dung này trước khi tiến hành nộp thầu qua mạng.

Scan toàn bộ HSDT

Sau khi đã lập xong bộ HSDT, bạn cần đóng thành một bộ HSDT hoàn chỉnh bao gồm:

• Các tài liệu giấy tờ công chứng: đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự kèm thanh lý hợp đồng, bằng cấp chứng chỉ nhân sự chủ chốt...
• Tài liệu in từ file mềm .doc, .pdf: Các biểu mẫu dự thầu, bản vẽ, biện pháp thi công, tài liệu kỹ thuật thiết bị

Đối với các trang chưa có dấu đỏ (dấu công ty hoặc dấu của đơn vị công chứng) bạn có thể đóng dấu treo hoặc ráp lai hồ sơ. Các phần khác nhau của HSDT bạn làm một tờ bìa màu giúp cho việc tìm kiếm, kiểm tra hồ sơ được dễ dàng hơn. 

Kiểm tra hồ sơ dự thầu

Bạn có thể tự mình kiểm tra HSDT căn cứ vào:

• Sườn hồ sơ dự thầu đã lập: đảm bảo không có bất kỳ nội dung nào bị bỏ sót
• Bảng tiêu chuẩn đánh giá: đảm bảo bạn không vướng bất kỳ một lỗi nào trong bảng tiêu chuẩn đánh giá

Tuy nhiên, lời khuyên của bidwinner là hãy để một người thứ 2 kiểm tra hồ sơ của bạn và cung cấp cho họ sườn hồ sơ dự thầu, bảng tiêu chuẩn đánh giá cũng như yêu cầu kỹ thuật - chương V. Lý do là nếu tự mình kiểm tra bạn thường chủ quan vì luôn tự nhủ: “Mình tự làm thì làm sao sai được!”. Các tài liệu quan trọng cần có người thứ 2 kiểm tra là:

• Bảo lãnh dự thầu
• Cam kết tín dụng của ngân hàng
• Các loại cam kết theo yêu cầu của bên mời thầu
• Sườn hồ sơ dự thầu đã lập

Sau khi có 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh, bạn cần làm một công đoạn tưởng như vô ích là đánh số thứ tự vào từng trang hồ sơ. Có thể bạn cho rằng đó là việc thừa thãi vì bây giờ đấu qua mạng chứ có đấu giấy như ngày xưa đâu. Thực tế cho thấy việc đánh số thứ tự hồ sơ là không thừa vì nó giúp bạn kiểm soát thiếu đủ trang tài liệu sau khi scan. Quá trình scan có thể diễn ra suôn sẻ, không bị trục trặc giữa chừng như kẹt giấy, hết giấy, máy in lỗi … nhưng bạn sẽ gặp phải những tình huống sau đây:

• Những tài liệu như đăng ký kinh doanh, bảo đảm dự thầu, bằng cấp nhân sự chủ chốt được in 2 mặt và quá trình scan bạn chọn scan một mặt
• Có những trang bị kẹp díp và máy scan cuộn cả 2 trang một lúc khi scan.

Các lỗi này đều phát hiện được khi bạn kiểm tra file scan cuối cùng: chỉ cần bạn kiểm tra tính liên tục từ 1 đến hết là sẽ không bỏ sót bất kỳ file scan nào.

OK. Đã xong phần việc scan. Bây giờ bạn có thể chuyển sang bước nhập liệu và nộp hồ sơ dự thầu qua mạng rồi.

Nhập số liệu và nộp hồ sơ dự thầu qua mạng

Trước khi khai báo và nhập số liệu lên hệ thống đấu thầu điện tử, bạn cần chắc chắn rằng mình đã khai báo xong hồ sơ năng lực trên hệ thống, bao gồm:

• Hợp đồng tương tự
• Nhân sự chủ chốt
• Máy móc, thiết bị thi công

Bạn cần kiểm tra thường xuyên việc hoàn thành nộp phí duy trì và phí tham dự thầu trên trang muasamcong. Mặc dù bidwinner chưa từng gặp trục trặc khi không thể dự thầu khi quên gia hạn hoặc nộp phí duy trì nhưng biết đâu đấy, một ngày đẹp trời bạn cắm key chữ ký số vào và nhận được thông báo không thể nộp thầu do chưa gia hạn hoặc nộp phí duy trì.

Nếu bạn đã làm việc liên tục trên máy tính một thời gian dài. Hãy khởi động lại máy tính trước khi tiến hành nộp thầu qua mạng. Việc này giúp hạn chế tối đa xung đột giữa các phần mềm chạy ngầm trên windows.

Tiếp theo, bạn cần đăng nhập vào hệ thống đấu thầu điện tử, nhập số thông báo mời thầu của gói thầu bạn sẽ tham gia để tìm kiếm và nhấn nút "Tham dự".

Theo trình tự, bạn hoàn thành khai báo các biểu mẫu theo hướng dẫn. Dưới đây là một số lưu ý khi khai báo một số biểu mẫu.

• Mẫu số 09: Phân công trách nhiệm thực hiện công việc trong thỏa thuận liên danh: Nếu tham gia với tư cách liên danh thì bạn cần khai báo liên danh trước khi tiến hành khai báo các biểu mẫu dự thầu.
• Mẫu số 14 và 15: Bạn không cần kê khai nếu như có cam kết tín dụng của ngân hàng. 
• Mẫu số 20: Bảng kê khai chi phí sản xuất trong nước: Nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị sản xuất ra các hàng hóa tham dự thầu thì bạn đừng quên khai báo biểu mẫu này nhé. Bạn sẽ có lợi thế khá lớn khi bước vào giai đoạn đánh giá về giá. Đối với các nhà thầu không kê khai hàng hóa ưu đãi khi đánh giá về giá sẽ bị cộng thêm 7.5%. Để tiết kiệm thời gian, bạn chỉ cần khai báo giá chào của hàng hóa (cột I) và Giá trị thuế các loại (cột II) là 10%. Trường hợp cần so sánh giá để xếp hạng nhà thầu, Bên mời thầu sẽ gửi yêu cầu làm rõ cho bạn để bóc tách cụ thể các loại: chi phí nhập ngoại, chi phí sản xuất trong nước và Tỷ lệ % chi phí sản xuất trong nước.

Cách kiểm tra hồ sơ dự thầu qua mạng

Sau khi đã hoàn thành các biểu mẫu dự thầu, trước khi ấn nút “Nộp” HSDT, bạn cần kiểm tra lại bằng cách sử dụng chức năng in HSDT. Toàn bộ HSDT của bạn (không bao gồm file attached) sẽ pop up ra một cửa sổ trình duyệt IE. Hãy in ra giấy và tiến hành kiểm tra xem có thiếu sót trong biểu mẫu nào không.

Bạn cần lưu ý: khi bạn chỉnh sửa hồ sơ của một nhân sự sau khi đã thực hiện khai báo nhân sự chủ chốt dùng cho gói thầu thì phần khai báo nhân sự đó sẽ bị loại bỏ. Bạn cần phải chọn lại vị trí nhân sự này. Việc in HSDT ra giấy giúp bạn rà soát tránh bỏ sót thông tin nhân sự chủ chốt này.

Hoàn thành nhập đơn dự thầu qua mạng

Sau khi kiểm tra xong, bạn cần điền các thông tin trong đơn dự thầu bao gồm:

• Hiệu lực HSDT
• Thời gian thực hiện hợp đồng

Bạn chỉ việc điền các con số mà biểu mẫu đã gợi ý là xong.

Tiếp theo là 3 file mà bạn cần tải lên trước khi ấn nút nộp:

• File scan bảo đảm dự thầu kèm theo giấy tờ ủy quyền của người ký thư bảo lãnh dự thầu của ngân hàng
• File ủy quyền của người ký hồ sơ dự thầu (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp ký HSDT)
• File lưu toàn bộ bản scan HSDT gốc của bạn

Bạn nên để định dạng các file scan là .pdf. File lưu toàn bộ bản scan HSDT gốc bạn có thể nén thành một file .rar hoặc .zip.

Ấn nút “Nộp HSDT”. Hệ thống có thể sẽ hỏi bạn mật khẩu chứng thư số không chỉ 1 lần. Hãy kiên nhẫn nhập chính xác mật khẩu ở các cửa sổ pop-up cho đến khi hệ thống thông báo bạn đã nộp thầu thành công. Để tránh việc bị hỏi mật khẩu liên tục như vậy, khi bật trình duyệt IE, bạn hãy mở nó bằng cách click chuột phải vào biểu tương IE và chọn Run as Administrator.

Hướng dẫn rút hồ sơ dự thầu qua mạng và nộp lại

Vậy là bạn đã nộp xong HSDT, kết thúc chuỗi ngày làm việc căng thẳng trong âu lo và hi vọng. Theo diễn biến tâm lý, lúc này bạn có cảm giác nhẹ nhõm và thông suốt. Rất có thể bạn sẽ phát hiện ra sai sót nào đó trong quá trình lập HSDT. Tin vui cho bạn là bạn có thể rút HSDT về dễ dàng và nộp lại. Tin buồn là bạn sẽ phải khai lại toàn bộ biểu mẫu đã khai cũng như bảng giá chào thầu đã nhập. Tùy vào độ phức tạp của gói thầu, liên danh hay không liên danh, gói thầu có nhiều hàng hóa hay không mà thời gian rút hồ sơ và nộp lại sẽ dao động trong khoảng từ 1h30 đến 3 tiếng không kể thời gian bạn chỉnh sửa biên tập lại HSDT. Bidwinner khuyên bạn nên rút hồ sơ nếu điều này là bắt buộc (hồ sơ dự thầu vường lỗi nghiêm trọng) và bạn còn thời gian tối thiểu là 4 tiếng trước giờ đóng thầu. 

Tiếp theo, bạn hãy pha cho mình 1 cốc cà phê và trăm phần trăm luôn. Sau đó, bạn hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh và trấn an bản thân rằng: “Hãy còn kịp!”. Nên nhớ rằng nộp thầu ở phút 90 sẽ có rất nhiều tình huống khiến bạn mất bình tĩnh: con máy tính tự nhiên đơ đơ lác lác, mấy phần mềm office đột nhiên hoạt động không như bình thường, con máy in bỗng dưng trục trặc, mạng internet đột nhiên mất… Chỉ cần một trong các yếu tố đó xảy ra thì bạn rất dễ mất bình tĩnh và phạm sai lầm.

Kết quả sẽ rất ngọt ngào nếu bạn kịp nộp thầu ở phút 90 và công ty bạn là đơn vị trúng thầu. Bidwinner đảm bảo rằng đó sẽ là kỷ niệm nhớ đời của bạn trong thầu trường.

Số 31 ngõ 39, phố Hào Nam, phường Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 0439360822
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 11/07/2016
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Lô 6B CN5 Cụm Công nghiệp Ngọc Hồi, xã Ngọc Hồi, huyện Thanh Trì, Hà Nội(ố 56, Phan Văn Trị, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 0439437063
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 08/07/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Số 02 đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường Hoà Thuận Đông, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam 

Điện thoại: 0903536964
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 01/07/2019
Trạng thái: Chưa nộp chi phí

Tầng 24, Tòa nhà PVI Tower, Lô VP2 Yên Hòa,Số 1 Phạm Văn Bạch, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy

Điện thoại: 84437335588
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 26/02/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 5, Tòa nhà Lighthouse, 1254 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng

Điện thoại: 0985225454
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 05/09/2013
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Số 6, Phước Hòa 2, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng

Điện thoại: 05113697004
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 16/03/2015
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Số 21. ngõ 22 Nguyễn Ngọc Nại, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 0436288882
Loại hình DN: Doanh nghiệp Tư nhân Ngày phê duyệt: 08/08/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

199 ĐƯỜNG 16 PHƯỜNG BÌNH TRỊ ĐÔNG B, QUẬN BÌNH TÂN, TP.HCM

Điện thoại: 0838751146
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 09/10/2012
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 15, tòa nhà MIPEC,số 229 Phố Tây Sơn,Phường Ngã Tư Sở, Quận ĐỐng Đa, Hà nội

Điện thoại: 0462853388
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 09/07/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

71 Tên Lửa, Phường Bình Trị Đông B, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 0837522250
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 30/07/2012
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Số nhà 09, Đường Nguyễn Trãi, Phường Hùng Vương, Thành phố Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc, Việt Nam

Điện thoại: 02113869828
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 03/09/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Lầu 21, tòa nhà Sài Gòn Center 2, 67 Lê Lợi, phường Bến Nghé, quận 1, TP HCM

Điện thoại: 0839251360
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 14/07/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 21, tầng 22, tòa nhà MIPEC TOWER, số 229 Tây Sơn, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Điện thoại: 02437760867
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 14/07/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 15, tòa nhà Geleximco, số 36 Hoàng Cầu, Quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 02462765555
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 25/07/2016
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 22 Toàn nhà Keangnam72, E6 Đường Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội

Điện thoại: 84435626000
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 17/09/2010
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Lô 97/MBQH/1131-UBND, đường Lạc Long Quân, Phường Đông Vệ, Thành phố Thanh Hoá, Tỉnh Thanh Hoá, Việt Nam

Điện thoại: 0943101888
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 29/09/2016
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Lô D26, khu đô thị mới Cầu Giấy, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 0462556789
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 21/08/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

70-72 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0838299443
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 19/02/2013
Trạng thái: Đã nộp chi phí

245A, Trần Quang Khải, P.Tân Định, Q.1

Điện thoại: 0838684301
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 16/10/2012
Trạng thái: Đã nộp chi phí

144A Hồ Học Lãm, Phường An Lạc, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam 

Điện thoại: 02838253660
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 24/07/2019
Trạng thái: Đã nộp chi phí

P916 CT2 DDN1 Khu Đô thị Định Công, phường Định Công, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 0436403642
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 01/03/2016
Trạng thái: Đã nộp chi phí

925/52, Đường Cách Mạng Tháng Tám, khu phố 4, phường Phú Thọ, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương

Điện thoại: 06503813850
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 23/01/2015
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 16, Tòa nhà Nam Á, 201-203 Cách Mạng Tháng 8, P.4, Q.3, Tp.HCM

Điện thoại: 0839293555
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 26/02/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

1050/14 Phạm Văn Đồng, KP9, phường Hiệp Bình Chánh, quận Thủ Đức, TP. HCM, Việt Nam

Điện thoại: 02837362168
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 18/09/2012
Trạng thái: Đã nộp chi phí

26 Tôn Thất Đạm, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP.HCM

Điện thoại: 02838294180
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 31/07/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

3A10/1 Ấp 3, xã Phạm Văn Hai, huyện Bình Chánh, TP. HCM

Điện thoại: 0837523449
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 27/10/2016
Trạng thái: Đã nộp chi phí

198 Trần Quang Khải , Phường Tân Định , Quận 1 , Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0838469783
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 15/08/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

394B, Điện Biên Phủ, Phường Thanh Khê Đông, Quận Thanh Khê, Đà Nẵng

Điện thoại: 02363787878
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 16/07/2018
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Số 2, ngách 295/17 Bạch Mai, P. Bạch Mai, Q. Hai Bà Trưng, TP Hà Nội

Điện thoại: 0433115702
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 13/03/2015
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 5, tòa nhà Hồng Hà Center, 25 Lý Thường Kiệt, phường Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 02437931111
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 28/08/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

216 Hoàng Văn Thụ, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: 19006076
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 21/03/2017
Trạng thái: Đã nộp chi phí

D17/26 ấp 4, xã Bình Chánh, huyện Bình Chánh

Điện thoại: 0837605134
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 28/08/2012
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Tầng 9, tòa nhà HancorpPlaza, Làng quốc tế Thăng Long, 72 Trần Đăng Ninh, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 0435511888
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 30/06/2016
Trạng thái: Đã nộp chi phí

414 Hồng Bàng, Phường 16, Quận 11, TP HCM

Điện thoại: 02838771530
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 23/07/2018
Trạng thái: Đã nộp chi phí

283A Cách Mạng Tháng 8, Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Điện thoại: 0838634658
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 29/05/2012
Trạng thái: Đã nộp chi phí

Số nhà 37, ngõ 40, phố Phương Liệt, phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam 

Điện thoại: 0915926321
Loại hình DN: Công ty Cổ phần Ngày phê duyệt: 06/08/2019
Trạng thái: Chưa nộp chi phí

Số nhà 39, ngõ An Trạch I, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Điện thoại: 0437325976
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 25/08/2014
Trạng thái: Đã nộp chi phí

59/9 HIỆP BÌNH, KHU PHỐ 6, PHƯỜNG HIỆP BÌNH PHƯỚC, QUẬN THỦ ĐỨC

Điện thoại: 0837271200
Loại hình DN: Công ty TNHH Ngày phê duyệt: 08/06/2016
Trạng thái: Đã nộp chi phí