Ai cũng cần phải có kỹ năng lập kế hoạch nếu muốn xử lý công việc một cách gọn gàng và hiệu quả. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm sao để rèn được kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Trong bài viết này TopCV sẽ mách bạn 8 bước để lập kế hoạch hiệu quả nhất. Show
Dù trong cuộc sống hay trong công việc, dù bạn có ở bất kỳ vị trí nào thì bạn cũng cần phải rèn luyện cho mình một kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Nếu như bạn có kỹ năng lập kế hoạch, có sự kiểm soát tốt trong cuộc sống và công việc thì bạn sẽ thành công hơn rất nhiều. 1. Các bước để lập một bản kế hoạchHãy cùng xem qua 8 bước lập kế hoạch đơn giản để làm việc một cách hiệu quả nhé! Xác định mục tiêuĐây là bước đầu tiên quyết định thành bại của một bản kế hoạch. Khi bắt tay vào bất cứ một công việc gì, hãy tự trả lời những câu hỏi sau:
Việc xác định được mục tiêu, yêu cầu sẽ giúp bạn tập trung và dồn thời gian cũng như tâm huyết cho công việc đó. Hãy bám sát với mong muốn và khả năng của mình để đưa ra những mục tiêu phù hợp. Đừng có đặt mục tiêu quá cao bởi nếu không đạt được sẽ khiến bạn bị suy giảm ý chí, cũng như đừng đặt mục tiêu quá thấp sẽ gây lãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả đạt được cũng không cao.  Xác định nội dung của công việcSau khi đã xác định rõ mục tiêu của công việc, tiếp theo hãy xác định nội dung của công việc. Để xác định được nội dung của công việc bạn cần phải trả lời được 5 câu hỏi dưới đây:
Nguồn lực ở đây có thể là: Con người, máy móc và thiết bị. Xác định công việc đó ai là người thực hiện, ở đâu và khi nào?Nhiều người khi lập kế hoạch chỉ chú trọng đến công việc mà không chú trọng đến những người thực hiện, địa điểm và thời gian thực hiện. Để kế hoạch thành công, người lập kế hoạch phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện. Người thực hiện có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất và tính cách có phù hợp với kế hoạch này hay không? Lên rõ kế hoạch ai là người hỗ trợ, ai kiểm tra và có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ hay không? Về vấn đề thời hạn của công việc, trước tiên bạn cần phân tích rõ mức độ khẩn cấp và quan trọng của những công việc cần làm. Các loại công việc khác nhauĐể kế hoạch hoàn hảo, bạn cần phải xác định được các loại công việc sau đó lựa chọn công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau. Mức độ công việc được chia thành 4 loại khác nhau:
Khi đã xác định được công việc của mình thuộc mức độ nào thì bạn có thể dễ dàng tính được thời gian thực hiện. Tất nhiên là bạn sẽ phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp đầu tiên. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việcCó nhiều cách sắp xếp thứ tự công việc, tuy nhiên bạn có thể ưu tiên sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đây cũng là một trong những bước vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn có được kỹ năng lập kế hoạch hoàn hảo. Tập trung thực hiện kế hoạchMột trong những cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch là bạn phải luyện cho mình được sự tập trung. Sự tập trung sẽ giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian. Tuy nhiên không có nghĩa là khi làm việc bạn sẽ chỉ biết mỗi một việc bạn đang làm. Để tiết kiệm thời gian bạn còn cần phải để tâm đến các việc khác và có thể thì hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạchThực tế và lý thuyết luôn khác nhau. Trong quá trình thực hiện kế hoạch có nhiều việc phát sinh không trùng hợp với lý thuyết, hãy chuẩn bị sẵn một số tình huống sẽ phát sinh và phải có phương án dự phòng khi phát sinh những việc nằm ngoài kế hoạch. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạchĐể biết được bản thân đã hoàn thành công việc đến đâu, liệu công việc có hoàn thành đúng thời hạn hay không bạn cần phải thường xuyên kiểm tra và đốc thúc bản thân thực hiện công việc theo đúng kế hoạch. Nếu thường xuyên kiểm tra và chỉnh sửa những sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch bạn sẽ có thể đánh giá được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn. Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn đưa ra được mục tiêu, phương hướng thực hiện công việc, từ đó sẽ giúp bạn hình thành nên những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của bất kỳ công việc nào. Dù là cuộc sống hay là sự nghiệp nếu như bạn có kỹ năng lập kế hoạch bạn sẽ thành công hơn rất nhiều. TopCV hi vọng rằng với những bước lập kế hoạch trên đây sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất và thành công hơn trong công việc và cuộc sống. Bạn có thể tham khảo thêm một số những kỹ năng mềm rất hữu ích cho công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lắng nghe,... tại TopCV.
Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA. Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra, ý định đã trù liệu trước. Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai[1] Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp[2].
Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra. Thông thường kế hoạch được hiểu như là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động và thông qua đó ta hy vọng sẽ đạt được mục tiêu. Nói đến kế hoạch là nói đến những người vạch ra mà không làm nhưng họ góp phần vào kết quả đạt được như bản kế hoạch đề ra. Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch hoặc bí mật (đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại hay tội phạm, gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế hoạch kinh doanh, làm ăn, tài chính…). Kế hoạch chính thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, có nhiều khả năng xảy ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi, hoặc trong việc tiến hành kinh doanh khác.[3][4] Ở góc độ tổng thể, việc xây dựng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng. Trên thực tế, có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng, hoặc không khả thi nhưng không hoạch định gì thì cũng không được. Kế hoạch là tiêu chuẩn, là thước đo kết quả so với những gì đã đề ra. Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết điều này đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, nó là trọng tâm của hoạt động kinh doanh. Việc viết một kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng trong việc tạo nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế của doanh nghiệp. Ở góc độ cá nhân, khi lập được kế hoạch thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể dự liệu được các tình huống sắp xảy ra. Việc phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững mục tiêu cuối cùng hướng đến. Đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của cá nhân. Đặc biệt khi có kế hoạch chi tiết, cụ thể nó sẽ giúp tránh được những việc bị động, đột xuất chen ngang làm mất thời gian của cá nhân. David Besio-nhà nghiên cứu tại Đại học California-San Francisco nói: "Nếu bắt đầu một ngày mà không có kế hoạch, thì bạn sẽ luôn phải đối phó với những việc bất ngờ ập đến. Còn khi bạn đã có kế hoạch rõ ràng, những việc ngoài lề sẽ không thể cản trở được bạn"[5]. Một kế hoạch cụ thể, chi tiết và sự quyết tâm thực hiện sẽ giúp cá nhân chiến thắng bệnh trì hoãn để đạt đến sự thành công. Nếu kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những tác động mạnh mẽ bất ngờ. Lập kế hoạch và thực hiện nó là cách mà người thành công làm[6]. Hãy giúp bản thân đi đến vinh quang bằng cách tạo lập một kế hoạch hành động phù hợp, bất kể bản đang ở hoàn cảnh nào[7]. Mặc dù làm theo kế hoạch, họ vẫn hiểu rằng cần phải linh hoạt và cần cải tiến nhiều hơn nữa cũng như theo dõi chặt chẽ. Điều chỉnh kế hoạch theo những thành đổi và yêu cầu mới là cần thiết nhưng vẫn phải chú ý đến mục tiêu[8]. Alan Mulally cho rằng: "Chúng ta có kế hoạch cụ thể cho tương lai, nhưng thỉnh thoảng chúng ta vẫn cần phải điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hiện tại"[9] Lập Kế hoạch hay lên kế hoạch, xây dựng kế hoạch, viết một bản kế hoạch thể là khâu đầu tiên. Peter Gollwitzer giải thích rằng: "Quyết định trước những gì cần làm giúp chúng ta tránh được sự phân tâm, thói quen xấu, hay hoàn thành những mục tiêu khó"[10]. Nhà nghiên cứu Debbie Moskowitz nhận thấy thứ Hai là ngày dành cho các công việc ít đòi hỏi, bao gồm lên mục tiêu, tổ chức và lập kế hoạch[11]. Ngày nay, người ta dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. Nếu các bạn không thường xuyên hướng đến các mục tiêu, bạn sẽ dành cả cuộc đời mình chỉ để đạt được các mục tiêu của những người khác, đặc biệt là những người luôn biết hướng đến mục tiêu[12]. Khi không có mục đích rõ ràng, ta trở nên trung thành kỳ lạ với những thứ vặt vãnh vớ vẩn[13] Xác định nội dung công việc: Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who). Trong đó:
Xác định phương thức, cách thức tiến hành kế hoạch: Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:
Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực gồm: xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).
|
