Ví dụ về các chức năng của quản trị

Quản trị là gì? Chức năng của nhà quản trị trong mỗi doanh nghiệp quan trọng như thế nào? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết này nhé.

1. Định nghĩa quản trị

– Là tiến trình hoàn thành công việc một cách có hiệu quả và hữu hiệu thông qua và với người khác 

– Hiệu quả: Thực hiện công việc một cách đúng đắn, liên quan đến mối quan hệ đầu vào đầu ra. 

– Hữu hiệu (kết quả): Thực hiện đúng công việc 

– Hiệu quả = Kết quả – chi phí

Ví dụ về hiệu quả và hữu hiệu 

• Công ty A hoàn thành 1 sản phẩm trong 2 giờ. 

• Công ty B hoàn thành 1 sản phẩm (cùng loại) trong 4 giờ. 

• Hai công ty A và B đều làm việc hữu hiệu 

• Công ty A làm việc hiệu quả hơn B vì tiết kiệm được nguồn lực thời gian

2. Nhà quản trị là ai? 

• Nhà quản trị là những người làm việc thông qua và với người khác để hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả và hữu hiệu. 

• Ví dụ: Tổng giám đốc HAGL, Giám đốc marketing NOKIA…

• Phạm vi quản trị: 

– Nhà quản trị chức năng 

– Nhà quản trị tổng quát 

• Cấp bậc quản trị 

– Quản trị cấp tác nghiệp: Chịu trực tiếp sản xuất sản phẩm dịch vụ 

– Quản trị cấp trung: phối hợp hoạt động

 – Quản trị cấp cao: Thiết lập mục tiêu, chính sách, chiến lược…

3. Các kỹ năng nhà quản trị

– Kỹ năng nhận thức: Khả năng dựa trên hiểu biết để nhìn nhận tổ chức toàn diện và quan hệ giữa các bộ phận 

– Kỹ năng nhân sự: Khả năng làm việc với và thông qua người khác. 

– Kỹ năng chuyên môn: Khả năng am hiểu và thành thạo trong thực hiện công việc cụ thể

4. Các năng lực quản trị

• Khái niệm năng lực/chức năng của nhà quản trị: Là tổng hòa kiến thức, kỹ năng, hành vi, thái độ. 

– Năng lực truyền thông 

– Năng lực hoạch định và điều hành 

– Năng lực làm việc nhóm 

– Năng lực hành động chiến lược 

– Năng lực nhận thức toàn cầu 

– Năng lực tự quản

Năng lực truyền thông: Khả năng truyền đạt thông tin mà mình và người khác hiểu 

• Khía cạnh: 

– Truyền thông chính thức 

– Truyền thông không chính thức 

– Thương lượng

Năng lực hoạch định và điều hành: Quyết định những nhiệm vụ cần phải thực hiện, thực hiện như thế nào, phân bổ các nguồn lực và giám sát toàn bộ tiến trình. 

• Các khía cạnh 

– Thu thập, phân tích thông tin và giải quyết vấn đề 

– Hoạch định và tổ chức thực thi dự án 

– Quản trị thời gian 

– Hoạch định ngân sách và quản trị tài chính

Năng lực làm việc nhóm: 

– Thiết kế nhóm một cách hợp lý 

– Tạo lập môi trường hỗ trợ hoạt động nhóm 

– Quản trị sự năng động của nhóm một cách thích hợp

Năng lực hành động chiến lược: Hiểu rõ sứ mệnh, các giá trị của tổ chức và đoán chắc rằng các hoạt động của mình, thuộc cấp được phân định, phối hợp rõ ràng. 

• Các khía cạnh: 

– Hiểu rõ về ngành mà tổ chức hoạt động 

– Thấu hiểu tổ chức 

– Thực hiện các hành động chiến lược.

Năng lực nhận thức toàn cầu: Nhận thức, am hiểu và đối xử phù hợp với mọi nền văn hóa. 

• Các khía cạnh: 

– Nhận thức và hiểu biết rõ về văn hóa 

– Cởi mở và nhạy cảm về văn hóa

Năng lực tự quản: Cân bằng cuộc sống và công việc 

• Các khía cạnh: 

– Xử lý công việc trung thực và có đạo đức 

– Có nghị lực và nỗ lực cá nhân 

– Cân bằng giữa những nhu cầu công việc và cuộc sống 

– Khả năng tự nhận thức và phát triển.

5. Các chức năng quản trị

Các chức của năng quản trị là những nhiệm vụ quản lý chung, cần phải được thực hiện trong tất cả các tổ chức kinh doanh sản xuất.

5.1. Chức năng hoạch định

Là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được những mục tiêu đó. Hoạch định gồm ba giai đoạn như thiết lập các mục tiêu cho tổ chức: Mức tăng lợi nhuận, thị phần, hoặc tăng doanh thu…; sắp xếp các nguồn lực của tổ chức để đạt mục tiêu; quyết định về những hoạt động của tổ chức như:

– Ra quyết định là quá trình lựa chọn một phương án hành động hợp lý nhất để đạt mục tiêu đã đề ra (lựa chọn một phương án đưa ra xem xét).

– Ra quyết định đúng trong điều kiện môi trường biến động. Đó là một thách thức đối với các nhà quản trị:

5.2. Chức năng tổ chức

Là quá trình tạo ra cơ cấu mối quan hệ giữa các thành viên (các bộ phận trong tổ chức).

Thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.

– Tiến trình tổ chức bao gồm việc: Thiết lập các bộ phận, phòng ban và xây dựng bảng mô tả công việc tổ chức bao gồm cả chức năng nhân sự: tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực, do đó, mọi người đều có thể đóng góp nỗ lực vào thành công của tổ chức.

– Truyền đạt thông tin, tri thức, kỹ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, thông tin cần thiết để thực hiện công việc, đồng thời nhận thông tin phản hồi.

5.3. Chức năng thúc đẩy động viên (chỉ huy – lãnh đạo)

Đây là chức năng thúc đẩy, động viên nhân viên theo đuổi những mục tiêu đã lựa chọn.

Bằng chỉ thị, mệnh lệnh và thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần. Các nhà quản trị thực hiện các chức năng chỉ huy để thúc đẩy, động viên nhân viên hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

5.4. Chức năng kiểm tra, kiểm soát

Là quá trình giám sát chủ động đối với công việc của một tổ chức, so sánh với tiêu chuẩn đề ra và điều chỉnh khi cần thiết. Quá trình kiểm soát là quá trình tự điều chỉnh liên tục và thường diễn ra theo chu kỳ.

Các chức năng nói trên có quan hệ qua lại mật thiết với nhau, và được thực hiện theo một trình tự nhất định. Quá trình quản trị phải thực hiện đồng bộ các chức năng nói trên, nếu không quá trình quản trị sẽ không đạt hiệu quả như mong muốn

Tôi là Phương Tâm, dù học quản trị kinh doanh nhưng tôi lại yêu thích viết lách, tôi đã theo đuổi nó hơn 5 năm và thử sức với nhiều lĩnh vực khác nhau. Hiện tại, tôi là người lên kế hoạch và chịu trách nhiệm về mặt nội dung của website Luận văn Quản trị.

Lời mở đầuTrong thế giới hiện nay, chắc không ai phủ nhận vai trò quan trọng và tolớn của quản trị trong việc bảo đảm sự tồn tại và hoạt động bình thường của đờisống kinh tế xã hội đối với sự phát triển của từng đơn vị hay cộng đồng và caohơn nữa là cả một quốc gia, quản trị càng có vai trò quan trọng. Tuy nhiên, trênthực tế hầu hết những thất bại trong hoạt động kinh doanh của cá nhân và cácdoanh nghiệp, cũng như thất bại trong hoạt động của tổ chức kinh tế, chính trịxã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân cơ bản vẫn là do quản trị yếu kém.Ngân hàng Châu Mỹ đã nêu ra trong bản công bố báo cáo về kinh doanh nhỏrằng “Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanhlà do thiếu kỹ năng và thiếu kinh nghiệp quản trị”. Nhưng nếu nhà quản trị biếttổ chức hoạt động và những việc quản trị khác thì triển vọng đạt kết quả tốt sẽcao hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ là kết quả mà còn ít tốn kém thờigian, tiền bạc, nguyên vật liệu và những phí tổn khác. Quản trị có khả năng sángtạo to lớn. Điều đó có nghĩa là cùng với các điều kiện về con người và về vậtchết kỹ thuật như nhau, nhưng các quản trị khác nhau sẽ đem lại hiệu quả kinhtế khác nhau. Do đó nhà quản trị cần phải trau dồi những kỹ năng quản trị củamình để mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và góp phần đưa nền kinh tế đấtnước phát triển. Sau khi phân tích, nhận thấy những vai trò quan trọng của nhàquản trị tôi đã chọn đề tài “ Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị” làmđề tài cho môn Quản trị học. Với mục đích nghiên cứu, hiểu thêm về môn họcvà nắm rõ những chức năng, kỹ năng mà một nhà quản trị cần phải có.Để phù hợp với nội dung của đề tài thì tiểu luận được chia làm 3 phần:Chương 1: Nhà quản trị.Chương 2: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị.Chương 3: Thực tiễn trong quản trị hiện nay.Chương 1: Nhà quản trịNhà quản trịNhà quản trị là một khái niệm rất rộng gồm nhiều định nghĩa khác nhau.2Nhưng theo tôi, nhà quản trị là người đảm nhận trách nhiệm dẫn dắt, lãnh đạo,hướng dẫn hoạt động quản trị cho một tổ chức hay một đối tượng quản trị nhấtđịnh thông qua việc sử dụng các nguồn tài nguyên khác nhau về nhân lực, tàichính, vật tư, tri thức và giá trị vô hình làm cho tổ chức ấy hoàn thành đượcnhững mục tiêu nhất định. Một tổ chức hay một nhóm đối tượng quản trị có thểthuộc bên quản trị hay dịch vụ, kinh doanh hay phi lợi nhuận, thuộc khu vực tưhay khu vực công, hành chính hay sự nghiệp…Ngoài ra, ta có những định nghĩa khác về nhà quản trị như sau:Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việccủa người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ.Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển và kiểm soátnhững nguồn lực trong tổ chức một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu củatổ chức.Nhà quản trị là người có quyền sử dụng các loại nguồn lực trong tổ chứcđó và chịu trách nhiệm đưa tổ chức đó hoàn thành mục tiêu chung.Hoạt động quản trị cũng là một hoạt động xã hội của con người và chínhvì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức, các công việc vềquản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rõnét. Tùy theo cấp bậc có thể chia nhà quản trị thành 3 loại: nhà quản trị cấp cơsở, nhà quản trị trung cấp và nhà quản trị cao cấp. Thứ bậc của 3 cấp quản trịnàyđượcmôtảtrongmôhìnhsau:Các nhà quản trị cấp cơ sở (First-line Managers) cũng thường gọi là tổ trưởng,đốc công cai thợ, Đây là các quản trị viên ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thốngcấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là đưa racác quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn điều khiển các nhân viêntrong các công việc sản xuất kinh doanh, công tác cụ thể hàng ngày, nhằm thựchiện mục tiêu chung.Các nhà quản trị trung cấp (Middle Managers) thường mang chức danh2trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, đốc công phân xưởng, trưởng khoa,Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật thực hiện các kế hoạch vàchính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động các công việc để hoànthành mục tiêu chung.Các nhà quản trị cấp cao (Top Managers) như giám đốc, tổng giám đốc,giám đốc điều hành, chủ tịch hội đồng quản trị, Nhiệm vụ là đưa ra các quyếtđịnh chiến lược, tổ chức thực hiện chiến luợc, duy trì và phát triển tổ chức. họchịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức.Nhà quản trị có thể là một người đội trưởng đội bảo vệ cơ quản, một tổtrưởng tổ vệ sinh đường phố, một công chức, viên chức bình thường trong bộmáy quản lý nhà nước, một giám đốc của một doanh nghiệp, nhà nước hay tưnhân, một vị bộ trưởng hay một ông thủ tướng,…Ở mỗi lĩnh vực khác nhau đòi hỏi những nhà quản trị phải có những kiếnthức, kỹ năng, kinh nghiệm và công cụ hỗ trợ quản trị khác nhau.Ngày nay, nghề quản trị thực sự là một nghề lao động trong xã hội, cónhững đặc thù riêng với rất nhiều thách thức, khó khăn song cũng là một nghềcó nhiều cơ hội phát triển, thăng tiến. Nó đòi hỏi người làm việc trong nghề phảithực hiện đúng chức năng, và phải luôn không nhừng trau dồi kỹ năng.Cơ hội của các nhà quản trị là rất rộng mở, được làm việc ở những vị trícao trong các doanh nghiệp như CEO. Đây là một nghề đức cao vọng trọngtrong xã hội, với mức lương cao tương ứng với trách nhiệm. Bên cạnh đó cơ hộiđược khẳng định bản thân và cơ hội thăng tiến rất lớn. Do đó nên các nhà quảntrị có nhiều cơ hội phát triển cá nhân và cơ hội đóng góp vào sự phát triển củanền kinh tế đất nước.Bên cạnh những cơ hội luôn có những thử thách chờ đợi các nhà quản trịbởi quản trị là một nghê vừa mang tính khoa học lại vừa mang tính nghệ thuật.Là một nghê khoa học nên đòi hỏi là quản trị phải được đào tạo bài bản, chuyênnghiệp. Là một nghề nghệ thuật, đòi hỏi nhà quản trị phải có năng khiếu, và luôn2tự rèn luyện bản thân mình. Những đòi hỏi đó thực sự là một thách thức đối vớinhững người hoạt động trong nghề, bởi việc kết hợp giữa tính khoa học và nghệthuật là việc không dễ dàng.Thực tế ở Việt Nam, các nhà quản trị chưa thực sự nắm vững được chứcnăng, cũng như chưa khai thác hết các kỹ năng để trở thành một nhà quản trị tốt.Chính vì vậy chúng ta cần phải nghiên cứu và nắm rõ chức năng và kỹ năng củanhà quản trị.Chương 2: Các chức năng và kỹ năng của nhà quản trị1. Các chức năng của nhà quản trị.1.1: Chức năng hoạch định và ra quyết định.a. Chức năng hoạch định.-Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một nhà quảntrị,đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị. Đâylà công việc đầu tiên mà nhà quản lý phải thực hiện ngay từ đầu để triển khaicác hoạt động để đạt mục tiêu đã xác định. Chức năng hoạch định bao gồm quátrình xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạtmục tiêu đó. Tất cả các nhà quản trị trong mọi cấp bậc đều phải thức hiện côngtác hoạch định. Thông qua hoạch định , nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức củamình những hoạt động cần thiết nhằm đạt được thành công cả trong ngắn hạn vàdài hạn. Khi nhà quản lý thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thìhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không thể phát triển lâu bền. Trong môitrường kinh doanh đầy tính cạnh tranh như hiện nay và nhất là trong bối cảnhtoàn cấu hóa, thì hoạch định một cách có hiệu quả ngày càng trở nên quan trọnghơn. Việc này giúp doanh nghiệp có thể ổn định, đứng vững và phát triển.-Chúng ta hiểu qua về hoạch định là một quá trình thiết lập mụctiêu, định ra chương trình, bước đi và triển khai các nguồn lực nhằm thựchiện mục tiêu của tổ chức.2-Từ khái niệm trên ta có thể rút ra được đặc điểm của chức nănghoạch định là bao gồm:+ Xác định những mục tiêu trong tương lai mà nhà quản trị và tổ chứcmong muốn đạt được.+ Lựa chọn phương hướng hành động đòi hỏi phải xem xét đến dự báotương lai.+ Dự kiến các nguồn lực để thực hiện, bao gồm các nguồn lực của tổchức,hoặctổchứchuyđộngđượctừbênngoài.+ Chỉ rõ ai là người thực hiện, thực hiện như thế nào, thời gian thực hiện khinào.-Vai trò của hoạch định :+ Góp phần thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Hoạch định là sự lựachọn của ác mục tiêu của tổ chức và xác định phương thức để đạt được mục tiêuđó. Do toàn bộ quá trình hoạch định là tập trung sự chú ý vào mục tiêu, nếucông tác hoạch định tốt sẽ góp phần tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu đề ra.+ Ứng phó với những bất định trong tương lai. Để hoạch định tốt nhàquản trị phải thấy được xu thế của tương lai, phải dự đoán được những biếnđộng có thể xảy ra; xem xét thời cơ và thách thức, phân tích những tác động tiêucực, tích cực của môi trường. Từ đó xây dựng được kế hoạch, chiến lược phùhợp với sự thay đổi của môi trường, góp phần tạo nên thành công của tổ chức.+ Nâng cao hiệu của các hoạt động tác nghiệp trong tổ chức. Nhờ cóhoạch định, các hoạt động tác nghiệp diễn ra có kế hoạch và có sự phối hợp nhịpnhàng, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hiệu quả của quản trị trong tổ chức.+ Tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra trong tổ chức. Các nhà quản trịkhông thể kiểm tra công việc của cấp dưới nếu không có tiêu chuẩn để đo lường.Hoạch định tốt sẽ tạo ra những mục tiêu xác đáng làm tiêu chuẩn đo lường chocông tác kiểm tra các chức năng khác của quản trị như chức năng tổ chức, chứcnăng lãnh đạo.2Mục đích cuối cùng của công việc hoạch định là đưa ra các mụctiêu và phương pháp cụ thể. Trong 4 chức năng quản trị, có thể nói Hoạch địnhlà chức năng quan trọng nhất, bởi vì chúng ta không thể tiến hành công việc khikhông biết chúng ta muốn đạt được điều gì và phải làm gì để đạt được nhữngđiều đó. Có rất nhiều công ty đã thất bại chỉ vì hoạch định sai mục tiêu củamình.Một ví dụ điển hình là Ford trong việc tung ra chiếc Edsel vào tháng 9năm 1957. Có rất nhiều sai lầm trong việc hoạch định kế hoạch này, cụ thể là:tên của mẫu xe không thu hút khách hàng, thời điểm tung ra thị trường khôngphù hợp (vào thời đó các mẫu xe mới thường được bán vào tháng 11 hằng năm),thiết kế tồi, có nhiều trục trặc kỹ thuật, giá thành quá cao trong khi khách hàngđang nhắm đến những chiếc xe rẻ hơn, và trên hết là việc quảng cáo thái quá vềchiếc xe mà không hề có một khảo sát thị trường nào. Kết quả là chiếc Edsel chỉtồn tại trong 4 năm (từ 1957 đến 1960) với doanh số 60.000 chiếc trong năm đầutiên, chưa đến 30% mong đợi.Một ví dụ khác là P&G (Procter and Gamble)-Tập đoàn hàng đầu thếgiới về các sản phẩm chăm sóc cá nhân – đã có những đánh giá sai lầm trongviệc hoạch định số lượng thương hiệu phụ của một nhãn hàng. Họ cho rằng càngnhiều sự lựa chọn cho khách hàng thì doanh số sẽ càng cao. Họ đã tung ra đến52 thương hiệu phụ của chỉ một dòng sản phẩm kem đánh răng Crest và 31thương hiệu phụ của một toàn bối rối trước hàng loạt sản phẩm và cuối cùngCrest chỉ chiếm 15% thị phần kem đánh răng của thị trường Mĩ, bị Colgate bỏlại rất xa.Như vậy, qua hai ví dụ trên chúng ta có thể thấy được rằng, hoạch định có vaitrò rất quan trọng trong việc kinh doanh cũng như hoạt động của bất kỳ tổ chứcnào khác. Không có hoạch định hoặc hoạch định yếu kém sẽ dẫn chúng ta đếnthất bại nặng nề.b. Chức năng ra quyết định.2Ra quyết định cũng là một chức năng quan trọng và không thể thiếucủa nhà quản trị. Theo như James H. Donnelly, James L. Gibson “ Quyết địnhquản trị là quá trình tư duy, cân nhắc cách thức và các nguồn lực để giải quyếtmột vấn đề tổ chức”. Hay theo như Trần Anh Tài “ Quyết định quản trị là hànhvi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt độngcủa các tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết cácquy luật vận động khách quan các hệ thống bị quản trị và việc phân tích cácthông tin về hiện trạng của nó” . Ta thấy được khái niệm của quyết định quản trịlà rất nhiều, vì thế chúng ta sẽ đưa ra khái niệm chung nhất về quyết định quảntrị: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm đưa ramục tiêu, cách thức thực hiện và các nguồn lực để giải quyết một vấn đề củatổ chức.-Đặc trưng của quyết định quản trị được thể hiện qua cụm từW1H, chúng ta có thể hiểu là:5+ What – quyết định cái gì ?+ Why – tại sao phải làm ?+ When – thời gian làm ?+ Where – làm ở đâu ?+ Who – ai làm ?+ How – làm như thế nào ?-Quyết định quản trị thường có các đặc điểm sau:+ Mọi thành viên của tổ chức đều có thể ra quyết định, nhưng chỉ có nhàquản trị mới đưa ra quyết định quản trị.+ Quyết định quản trị đưa ra khi có sự tư vấn, tổng hợp của các bộ phậntham mưu.+ Quyết định quản trị luôn gắn với thông tin.+ Quyết định quản trị chứa đựng những yếu tố khoa học và sáng tạo.-Vai trò của quyết định quản trị:+ Các quyết định luôn là sản phẩm chủ yếu và trung tâm của mọi hànhđộng về quản trị.2+ Sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc nhiều vào quyết địnhquản trị.+ Không thể thay thế quyết định quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tựđiều chỉnh, hoặc bất cứ thứ tự động hóa nào bằng máy móc tinh xảo.+ Mỗi quyết định là một khâu quan trọng trong hệ thống, các quyết địnhcó sự tương tác lẫn nhau.-Trong vai trò là quản lý gần như chúng ta phải ra quyết định, cũngcó lúc là quyết định đơn giản, nhưng cũng có lúc là quyết định phức tạp. Có thểnhững quyết định đó là đúng, nhưng cũng có thể là quyết định sai. Chúng tacùng xem một ví dụ sau:Phòng tài chính chuẩn bị chuyển sang địa điểm mới và Samantha - trưởngphòng - cần chọn một người đại diện cho phòng tài chính tham gia vào nhóm bốtrí mặt bằng của toàn công ty. Đối với Samantha, đây là một quyết định giao phóđơn giản. Ai trong số các cấp dưới của cô sẽ đại diện cho phòng tài chính? Đóphải là người có tính quyết đoán, có kỹ năng làm việc theo nhóm và phải nắmvững nhu cầu không gian của phòng tài chính. Vì hiểu rõ khả năng của từngnhân viên nên Samantha đã không khó khăn gì khi chọn George và anh ta cũngsốt sắng nhận trách nhiệm mới. Đúng là George sẽ có ít thời gian hơn để thựchiện công việc thường ngày của mình, nhưng cả anh lẫn Samantha đều thấy rằngđó không phải là vấn đề nghiêm trọng.Không phải quyết định nào cũng dễ dàng như ví dụ trên, có những quyếtđịnh sẽ khó khăn cho nhà quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra lựa chọnnhững phương án tối ưu nhất cho tổ chức hoặc doanh nghiệp để có thể đưa tổchức hoặc doanh nghiệp đó đi đến thành công. Chúng ta cũng không thể phủnhận tầm quan trọng của chức năng này, đây cũng là một trong những chức năngquan trọng mà nhà quản trị cần nắm bắt và học hỏi.1.2: Chức năng tổ chức.- Sau khi phác thảo xong các kế hoạch, nhà quản trị cần phải làm chonhững ý tưởng tương đối vắn tắt này trở thành thực tế. Hiểu biết về tổ chức là2yêu cầu vô cùng thiết yếu để thực thi được điều đó. Thực hiện hiệu quả chứcnăng tổ chức giúp các nhà quản trị phối hợp tốt hơn các nguồn lực của tổ chức.Sự thành công của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả năng sử dụng các nguồnlực này một cách hữu hiệu và hiệu quả.-Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổchức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghivới sự sống”. Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạtđộng hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ýthức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổchức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việcgiao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sátnó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanhnghiệp”.-Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điềuquan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từgóc độ của khoa học quản trị. Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chứcnăng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kếmột cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạtđược mục tiêu của nó. Nói cách khác chức năng tổ chức là việc chia tổ chứcra nhiều bộ phận khác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ cho từng bộphận và thiết lập mối quan hệ giữa chúng nhằm thực hiện mục tiêu của tổchức.-Nếu như tầm vai trò của lập kế hoạch được thể hiện ở việc xác địnhmục tiêu, phương án hành động thì chức năng tổ chức thể hiện tầm quan trọngcủa nó ở việc biến những mục tiêu thành hiện thực. Sẽ không sai khi nói rằng tổchwusc là nhân tố quyết định thành bại của một tổ chức. Tất cả các quyết địnhquản lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo, kiểm tra sẽ không trở thành hiện thực nếukhông tổ chức thực hiện một cách khoa học. Vai trò của chức năng tổ chức thểhiện ở những phương diện cơ bản sau:2+ Xác định cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh pháttriển của tổ chức.+ Phát huy sức mạnh của cá nhân, tập thể trong cơ cấu tổ chức.+ Tạo điều kiện để phát huy các chức năng khác như: hoạch định, quản trịnhân sự, lãnh đạo, kiểm tra,…+ Tạo môi trường làm việc thích hợp, tác động tích cực đến việc sử dụngcác nguồn lực của tổ chức.-Mục tiêu của công tác tổ chức là gì? Có thể nói mục tiêu tổng quátnhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành mộtcách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Cấu trúctổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợpcác hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất. Những mụctiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là: (1)Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp vănhóa của tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốnnắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; (5) Phát huyhết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo thế và lực cho tổ chứcthích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bênngoài đơn vị.Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổchức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêucầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chứclà phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức. Ví dụnhư qui luật về tầm hạn quản trị, qui luật về cấu trúc tổ chức, qui luật về phânchia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử, đề bạt, thăng chức v.v...-Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau, đượcchuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theonhững cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêuchung đã xác định. Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo càng tác động mộtcách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược2lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việckhông tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng sẽ trở thành nhântố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận. Chú trọng pháttriển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phảnứng nhanh chóng trước những biến động trong sản xuất kinh doanh, tạo điềukiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực khác nhau trong doanh nghiệp.Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự quản lý, vàđể quản lý phải có tổ chức. Quá trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộphận nhỏ hơn là một hình thức thể hiện của qui luật khách quan về chuyên mônhóa lao động trong quản trị. Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tươngđối độc lập và liên quan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ cấu của nó.Như vậy cơ cấu tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân)khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóavà có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phụcvụ mục đích chung đã xác định của tổ chức.Để đảm bảo việc thiết kế một cơ cấutổ chức quản trị phù hợp, chúng ta cần phải nắm bắt được các nguyên tắc tổchức, những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và hiểu biết về các kiểu cơcấu tổ chức quản trị.- Chúng ta có thể xem một ví dụ về chức năng tổ chức:Được lấy cảm hứng từ câu chuyện Moby-Dick của nhà văn người Mỹ nổitiếng Herman Melville, Star Bucks là chuỗi cửa hàng cà phê lớn nhất trên thếgiới với hơn 16.000 cửa hàng trên 50 quốc gia. Bắt đầu với một cửa hàng cà phêlụp xụp ơ Seattle. Starbucks giờ đây đã đạt được vị trí mà biết bao đối thủ cạnhtranh trong nền công nghiệp thức ăn nhanh của Mỹ thèm khát. Từng được bánlại cho Howard Schultz chỉ với giá 3,8 triệu USD nhưng chỉ riêng trong năm2010, doanh thu của Starbucks đã lên đến 10.71 tỷ USD.Lý do vì đâu mà Starbucks lại đạt được thành công đến vậy thì đó là nhờvào các nguyên tắc của tổ chức quản trị.2Nguyên tắc linh hoạt:+StarBucks đóng cửa 7.100 cửa hàng tại Mỹ trong vòng 3 giờ rưỡiđồng hồ.+Đề nghị mọi người viết email thẳng cho ông để bày tỏ ý kiến.+Phát tặng thưởng cho khách hàng.Nguyên tắc hiệu quả:+StarBucks đóng cuwae 600 cửa hiệu, sa thải 7% số nhân viên tiếtkiệm 850 triệuUSD.+Khoảng 70% trong số các cửa hàng bị đóng cửa hàng này mới chỉ mởtrong vòng 3 năm trước đó.Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu:+ Tham vọng mở 40.000 quán cà phê toàn cầu.+ “ Bộ óc tỉ USD” – Clara Shih tại StarBucks.StarBucks thay những máy tính tiền và máy tính cũ.Thay toàn bộ máy pha cà phê espresso bằng loại máy cao cấpMastrena có xuất xứ từ Thụy Sĩ.Duy trì chế độ bảo hiểm y tế cho nhân viên, tăng lương cho nhânviên theo thành tích công việc.-Từ ví dụ này chúng ta có thể thấy được tổ chức cũng là một chứcnăng quan trọng quyết định thành bại của một tổ chức hay một doanh nghiệp.Chính vì thế mà nhà quản trị cần phải nắm rõ được những chức năng cơ bản này.1.3: Chức năng lãnh đạo.-Lãnh đạo là một phần của quản trị, nhưng không phải là toàn bộcông việc của quản trị. Có rất nhiều khái niệm về lãnh đạo như theo Bennis“Lãnh đạo là quá trinh gây ảnh hưởng mang tính xã hội nhằm tìm kiếm sự thamgia tự nguyện của cấp dưới đề thực hiện một cách tốt nhất mục tiêu của tốchức”. Hay theo House và cộng sự “ Lãnh đạo là khả năng gây ảnh hưởng, độngviên, khuyến khích của một người nào đó để làm cho cấp dưới đóng góp công2sức cho mình cho sự thành công của tổ chức”. Từ đay ta sẽ đưa ra một khái niệmchung cho lãnh đạo: Là một quá trình, một nghệ thuật tác động gây ảnhhưởng đến con người làm cho họ tự nguyện, hăng hái thực hiện thành côngcác nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức.-Vai trò của chức năng lãnh đạo:+ Vai trò dẫn dắt tổ chức. Nhà lãnh đạo phải có năng lực, có tầm nhìnchiến lược để giúp cho tổ chức thấy được con đường cần đi và cái đích cần đến.+Vai trò tập hợp lực lượng xung quanh mình để thực thi sứ mệnh của tổchức.+Lãnh đạo là người tạo nên phong cách lãnh đạo, ứng xử trong tổ chức.-Phong cách lãnh đạo đó là lề lối, kiểu cách, phương pháp và cáchứng xử bền vững của các nhà quản trị trong khi làm việc. Phong cách lãnh đạođược chia làm 3 phong cách:-Phong cách độc đoán.Là phong cách trong đó người lãnh đạo sẽ trực tiếp ra các quyết định màkhông cần tham khảo ý kiến của người dưới quyền.+ Đặc điểm: Cấp dưới chỉ được cấp trên cung cấp thông tin để thực hiệnnhiệm vụ, các chỉ thị, mệnh lệnh được đề ra trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệmcủa người lãnh đạo, thông tin một chiều từ trên xuống là chủ yếu, rất ít ở dướilên.+ Ưu điểm: Giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng kịp thời.+ Nhược điểm: Chủ quan, không phát huy được sáng tạo, kinh nghiệmcủa cấp dưới.-Phong cách dân chủ.Là phong cách trong đó người lãnh đạo ra các quyết định trên cơ sở bànbạc trao đổi và tham khảo ý kiến của cấp dưới.2+ Đặc điểm: Thu hút người lao động tham gia vào công tác quản trị;người lãnh đạo chỉ giải quyết các vấn đề quan trọng, còn lại giao cho cấp dưới;thông tin 2 chiều: từ trên xuống và từ dưới lên. Các thành viên có quan hệ chặtchẽ với nhau.+ Ưu điểm: Khai thác được những sáng kiến, kinh nghiệm của nhữngngười dưới quyền, từ đó tạo ra thỏa mãn cho họ vì được thực hiện công việc dochính mình đề ra.+ Nhược điểm: Tốn kém thời gian, tiền bạc.-Phong cách tự do.Là phong cách trong đó người lãnh đạo cho phép người dưới quyền ra cácquyết định riêng của mình và họ ít tham gia vào việc ra quyết định.+ Đặc điểm: Người lãnh đạo rất ít tham gia vào hoạt động của tập thể,thường chỉ nêu ý tưởng rồi giao hết quyền hạn và trách nhiệm cho cấp dưới; cấpdưới được tự do ra quyết định, được hành động theo cách mà họ cho là tốt nhất;thông tin theo chiều ngang là chủ yếu giữa các thành viên với nhau, từ lãnh đạoxuống rất ít.+ Ưu điểm: Phát huy tối đa năng lực sáng tạo của người dưới quyền.+ Nhược điểm: Dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn vô chính phủ trong tổchức.Ví như: William Henry Gates III thường được biết dưới tên Bill Gates, làmột doanh nhân người Mỹ, người đi tiên phong trong lĩnh vực phần mềm máy vitính. Cùng Paul Allen, ông đã sáng lập nên tập đoàn Microsoft, một công typhần mềm được coi là lớn nhất thế giới. Trong suốt sự nghiệp tại Microsoft, BillGates giữ chức chủ tịch đồng thời đóng vai trò kiến trúc sư trưởng phần mềmcủa hãng. Trong suốt hơn 30 năm qua, Tập đoàn Microsoft đã tăng trưởng khôngngừng với một tốc độ đáng kinh ngạc, nuôi sống cả trăm ngàn nhân viên hoạtđộng trên khắp thế giới, luôn nhận được sự chú ý cũng như sự ngưỡng mộ của2công chúng. Nhiều thanh niên Mỹ tìm cách bắt chước con đường Bill Gates đãđi, kể cả việc bỏ học giữa chừng! Thế nhưng, một câu hỏi quan trọng được đặtra “Thành công mà Bill Gates đạt được là do đâu?”. Không có gì là ngẫu nhiêncả, từ vai trò một kĩ sư phần mềm cho tới cương vị chủ tịch tập đoàn Microsoftông đều đã làm rất tốt. Năng lực chuyên môn của Bill Gates là thứ mà khôngmột ai có thể phủ nhận, sản phẩm của hãng luôn gắn liền với tên tuổi của ông,Bill là người giàu nhất và có lẽ, quyền lực nhất trong làng công nghệ. Đối vớibất cứ một doanh nhân thành đạt nào, điều mà người ta luôn tìm kiếm và học hỏiở họ chính là cách thức làm việc và phong cách lãnh đạo, đó cũng chính lànhững người bạn đồng hành trên đường tới thành công cuả họ.Bill Gates là mộtnhà lãnh đạo điển hình của sự pha trộn nhiều phong cách: độc đoán chuyênquyền, dân chủ và tự do. Trong từng trường hợp, từng tình huống mà Bill Gatesthể hiện các loại phong cách lãnh đạo khác nhau.Nó vừatạo ra được sự uy quyềnquyết đoán nhất định của 1 nhà quản trị tài ba có nguyên tắc, vừa tham khảo ýkiến của các thành viên khác, phát huy được khả năng và tính sáng tạo củahọ.Tuy phong cách độc đoán chuyên quyền được ông thể hiện nhiều hơn cảnhưng phong cách tự do cũng được ông thể hiện khá độc đáo.Điều này được thểhiện thông qua cáccách quản lý của ông trong công ty. Ở Microsoft, sáng thứbẩy hàng tuần, Bill thường dành ít nhất một tiếng mời các vị phó chủ tịch đến,nghe trình bày và “thọc” vào các chi tiết của từng dự án. Bill đặc biệt rất quantâm về các hiệu suất công việc. Bill giữ được kiểm soát tới từng bộ phận thôngquacác phó chủ tịch công ty. Điều này chứng tỏ ông luôn lắng nghe ý kiến củamọi người giúp cho công việc quản lý được dễdàng hơn. Bill Gates và các giámđốc điều hành đều để xe ở bãi chung, ăn trong nhà ăn chung hoặc trong phònglàm việc, tự làm những công việc đáng ra dành cho các thư ký như xem thư,soạnthư, chuyển thư... Nhờ đó,họ huỷ bỏ được những "tầng nhân tạo" làm chậm lạicác việc giao dịch và ra quyết định. Từ những ngày đầu thành lập công ty, BilGates và Paul Alen đã đưa tác phong làm việc của chính mình thành “chuẩnmực” của Microsoft. Họ muốn làm cho các nhân viên của mình thật là thoải mái,2hiệu suất và sung sướng nhất có thể trong công việc. Bill Gates và Microsoft cómột cách đơn giản để tối đa hóa năng suất của nhân viên, đó là cho phép vănphòng làm việc của mỗi cá nhân được sắp xếp theo ý riêng của họ. Điều đó cónghĩa là văn phòng làm việc tạo cho họ cảm giác như đang ở nhà, họ có thểđóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng và làm việc. Không có luật quyđịnh về ăn mặc tại Microsoft. Thay cho các bộ complê và carvat mà ta thấy ởcác công ty khác, ở Microsoft, trong mùa hè, ra lại thấy các kiểu áo cộc, áophông và mọi thứ khác.Cách thức ứng xứ này của Gateslàm tinh thần ngườinhân viên luôn phấn chấn, giúp họ đạt được năng suất cao. Ở Microsoft khôngcó việc quy định giờ làm việc với các nhà lập trình và điều hành. Các nhân viêncó thể chọn giờ làm việc của mình nhưng phải có những khoảngthời gian xácđịnh hàng ngày. Mọi người có thể bắt đầu vào những thời gian khác nhau và làmviệc theo những giờ khác nhau mỗi ngày. Điều này thể hiện rất rõ phong cáchquản lý theo kiểu tự do của Bill Gate. Ông luôn biết cách tạo cho nhân viên sựthoái cần thiết để họ phát huy được khả năng và sức sáng tạo đóng góp chungvào thành công cho công ty.Với tư cách một doanh nhân, không phải lúc nào Bill Gates cũng được catụng. Tại Microsoft, người ta cũng kể lại nhiều câu chuyện về tính cáchthựcdụng và khắt khe của ông. Theo tờ The Economist của Mỹ “nhiều nhânviên thấy sợ chính tư duy thiên tài của Gates, bởi ông đòi hỏi nhân viên rất caovà thiếu kiên nhẫn với thuộc cấp đến mức khắc nghiệt, với những người khôngđáp ứng tư duy của một thiên tài như ông, Gates sẵn sàng coi họ là kẻ đần độn" .Trong suốt 33 năm, hình ảnh Bill Gates gắn liền với Microsoft, đến mức ngườita mặc định Bill Gates là Microsoft và Microsoft là Bill Gates. Ông là gươngmặt của Microsoft, là chiến lược gia, và cũng được coi là người dẫn đầu ngànhcông nghệ của thế giới. Cho dù với phong cách lãnh đạo nào đi nữa, buổi chiatay với Microsoft trong nước mắt của cả ông và tập thể nhân viên và cộng sự2vào ngày 27/06/2008 là minh chứng lớn nhất cho sự thành công không chỉ đốivới lĩnh vực công nghệ mà thể hiện khả năng thu phục lòng người của Gates.1.4: Chức năng kiểm tra- Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với nhữngđiều đã được hoạch định, đồng thời sữa chữa và chấn chỉnh những sai lầm đểđảm bảo công việc đạt được mục tiêu như kế hoạch hoặc các quyết định đặt rađể đạt được mục tiêu đã đề ra.Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến bộđể phát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục. Trongnhiều trường hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kếhoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển.Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những lỷ lệ, tiêu chuẩn, con sốthống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồthị, biểu bảng nhằm làm nổi bật những dự kiện mà các nhà quản trị quan tâm.-Tóm lại kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực tế với kếhoạch đề ra, đồng thời phát hiện những sai lệch nếu có để kịp thời điềuchỉnh các hoạt động của tổ chức đi đúng mục tiêu.-Đặc điểm của chức năng kiểm tra:+ Kiểm tra được thiết kê theo kế hoạch+Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với tổ chức và con người trong tổ chức.+Kiểm tra phải khách quan.+Kiểm tra phải linh hoạt.+Kiểm tra phải hiệu quả.+Kiểm tra phải có tác động điều chỉnh.2-Vai trò của chức năng kiểm tra:+Phát hiện sai lệch.+Hệ thống, thống kê báo cáo.+Dự báo xu hướng biến động.+Thực hiện các chức năng quản trị.+Hoàn thiện và đổi mới.-Kiểm tra được phân ra thành 4 loại:+ Theo quá trình hoạt động+ Theo mức độ của nội dung kiểm tra+ Theo tần suất của các cuộc kiểm tra+ Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra-Các quy trình kiểm tra:Bước1:ThiếtlậpcáctiêuchuẩnTiêu chuẩn là cơ sở để đo lường kết quả có thể được diễn tả bằng đơn vị sốlượng vật chất như số giờ công, số lượng phế phẩm, hoặc đơn vị tiền tệ như chiphí, doanh thu hoặc bằng bất cứ khái niệm nào dùng để đo lường thành quả kểcả những khái niệm tâm lý như sự vui lòng của khách hàngBước2:ĐolườngthànhquảCó thể và nên hình dung ra các thành quả trước khi nó được thực hiện, để sosánh với tiêu chuẩn và từ đó có biện pháp sửa chữa kịp thời.Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương tiệnđể xác định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị cóthể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ. Tuynhiên, sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều họatđộng khó có thể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều họat động kho chosự đo lường. Ví dụ như thành quả của phó giám đốc tài chính, hay cán bộ phụtráchBước2công3:Sửađoàn.chữasailầm.Có thể sửa chữa, điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong xínghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lại nhân viên, tuyển thêm nhân viên,thay đổi phong cách lãnh đạo của chính họ, hoặc thậm chí có thể phải điều chỉnhmục tiêu …2. Kỹ năng của nhà quản trị2.1: Kỹ năng kỹ thuậtLà những khả năng cần thiết để thực hiện một công việc chuyên môn cụthể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Kỹ năngkỹ thuật bao hàm sự hiểu biết và sự thành thạo về một loại hình hoạt động đặcbiệt, nhất là loại hình hoạt động có liên quan đến các phương pháp, các chutrình, các thủ tục hay các kỹ thuật. Nhà quản trị có được những chuyên môn đóqua đào tạo ở các trường hay qua bồi dưỡng ở đơn vị. Đây là kỹ năng rất cầncho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp.Ví dụ: Những kỹ năng kỹ thuật của nhạc sĩ, nhân viên kế toán hay kỹ sư… Kỹnăngkỹ thuật đòi hỏi kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích trong chuyênmôn đó và sự thành thạo, dễ dàng trong việc sử dụng các công cụ và kỹ thuậtcủa chuyên ngành đặc biệt đó.Kỹ năng kỹ thuật có lẽ là cái quen thuộc nhất bởi vì nó cụ thể nhất, số người đòihỏi là đông nhất. Hầu hết các chương trình hướng nghiệp và đào tạo vừa họcvừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ năng kỹ thuật chuyên môn này.1.22Kỹ năng nhân sựLà những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điềukhiển nhân sự. Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việcquan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thànhcông việc chung. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ quản trị viên nàolà biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác,xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫnnhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc.Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bấtkỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh. Kỹ năng nhân sựthể hiện qua:- Nhận thức được những thái độ, giả thiết và niềm tin của chính mình đối với cáccá nhân khác hay đối với các nhóm; họ có khả năng thấy được tính hữu ích vànhững hạn chế của các cảm giác này. Bằng cách chấp nhận sự tồn tại của nhữngquan điểm, những nhận thức và những niềm tin khác với những quan điểm, nhậnthức và niềm tin của chính mình, họ có kỹ năng hiểu được cái mà những ngườikhác thực sự muốn nói qua từ ngữ và hành vi của họ.- Thông qua hành vi của mình, truyền đạt cho những người khác điều mà họmuốn nói đến, trong những ngữ cảnh của những người kia một cách thành thạo.Người như vậy thường cố gắng tạo ra một bầu không khí tán thành và đảm bảo,trong đó những người dưới quyền cảm thấy tự do trong việc tự biểu lộ bản thânmà không sợ bị khiển trách hoặc chế nhạo, bằng cách khuyến khích họ tham giavào việc lập kế hoạch và tiến hành những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đếnhọ.- Họ có đủ nhạy cảm đối với những nhu cầu và động cơ của những người kháctrong tổ chức đến mức họ có thể đánh giá những phản ứng và những hậu quả của2những cách hành động khác nhau mà họ có thể làm. Với sự nhạy cảm như vậy,họcó khả năng và mong muốn hành động theo cách nào có tính đến được nhữngnhận thức đó của những người khác.Kỹ năng thực tế trong công tác với những người khác phải trở thành một hoạtđộng tự nhiên, liên tục, vì rằng nó đòi hỏi tính nhạy cảm không chỉ ở thời điểmra quyết định mà còn cả trong hành vi ứng xử hàng ngày của cá nhân. Kỹ năngconngườikhôngthểlà“mộtthứđôikhithỉnhthoảng”Vì vậy, để hoạt động có hiệu quả, kỹ năng này phải được phát triển một cách tựnhiêncũng như phải phù hợp, phô diễn trong những hành vi cá nhân đó. Nó phảitrở thành một bộ phận cấu thành của toàn bộ bản chất một nhà quản trị.Ví dụ: Hãng Honda có chính sách luân phiên huấn luyện nhân viên. Thôngthường, những nhà quản trị đều có xu hướng muốn giữ những nhân viên giỏinhất của mình không cho luân chuyển sang bộ phận khác, nhưng về lâu dài,chính sách luân chuyển nhân viên giỏi sẽ rất có lợi cho toàn thể công ty.2.3 Kỹ năng tư duy:Là cái khó hình thành và khó nhất, nhưng nó lại có vai trò đặc biệt quan trọng,nhất là đối với các nhà quản trị cao cấp. Họ cần có tư duy chiến lược tốt để đề rađúng đường lối chính sách đối phó có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìmhãm sự phát triển đối với tổ chức. Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổnghợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề…biết cách làm giảm những sự phức tạp rắc rối xuống một mức độ có thể chấpnhậnđượctrongmộttổchức.Kỹ năng tư duy bao gồm khả năng bao quát doanh nghiệp như một tổng thể.2Khảnăng này bao gồm việc thừa nhận các tổ chức khác nhau của tổ chức phụ thuộclẫn nhau như thế nào, và những thay đổi trong một bộ phận bất kỳ ảnh hưởngđến tất cả những bộ phận khác như thế nào. Khả năng này cũng mở rộng đếnviệc hình dung được mối quan hệ giữa một cá thể doanh nghiệp với tất cả ngànhcông nghiệp, với cả cộng đồng, và các lực lượng chính trị, xã hội và kinh tế trêncả nước với tư cách là một tổng thể. Thừa nhận những mối quan hệ này và nhậnthức được những yếu tố nổi bật trong bất kỳ tình huống nào, người quản trị khiđó sẽ có thể hành động theo cách nào nâng cao được phúc lợi tổng thể của toànbộ tổ chức.Vì thế sự thành công của bất cứ quyết định nào đều phụ thuộc vào kỹ năng tưduy của những người đưa ra quyết định và những người chuyển quyết địnhthành hành động.Ví dụ: Khi thực hiện một thay đổi quan trọng trong chính sách tiếp thị thì điềutốiquan trọng là phải tính đến những tác động đối với sản xuất, việc kiểm tra, tàichính, công tác nghiên cứu và những con người có liên quan. Và công việc nàygiữ nguyên tầm quan trọng của nó cho đến tận cấp cán bộ điều hành cuối cùng,người phải thi hành chính sách mới. Nếu như mỗi nhà quản trị đều thừa nhậnnhững quan hệ tổng thể và tầm quan trọng của sự thay đổi thì họ gần như chắcchắn sẽ là người điều hành sự thay đổi đó có hiệu quả hơn. Và do vậy, cơ hộithànhcôngsẽtănglênrấtnhiều.Không chỉ có việc phối hợp một cách hiệu quả các bộ phận khác nhau của doanhnghiệp mới phụ thuộc vào kỹ năng tư duy của các nhà quản trị mà toàn bộđường hướng và sắc thái tương lai của tổ chức cũng tùy thuộc vào đó. Thái độcủa người điều hành cao với doanh nghiệp khác. Những thái độ này là phản ảnhcủa kỹ năng tư duy của nhà quản trị phản ứng lại trước định hướng mà doanh2nghiệp cần đi theo, trước các mục tiêuvà chính sách của công ty, và những lợiích của các cổ đông và các nhân viên trong công ty.Vì thành công trên tổng thể của công ty phụ thuộc vào kỹ năng nhận thức củangười điều hành trong việc hình thành và thực hiện các quyết định chính sách,nên kỹ năng này là một thành phần không thể tách rời, thành phần làm chứcnăng phối hợp của quá trình điều hành và có tầm quan trọng không thể chối cãitrên tổng thể.Các nhà quản trị cần có 3 kỹ năng trên nhưng tầm quan trọng của chúngtùy thuộc vào các cấp quản trị khác nhau trong tổ chức .Chúng ta có thể thấynhững cấp quản trị càng cao thì càng cần những kỹ năng tư duy. Ngược lại ởnhững cấp quản trị càng thấp, thì càng cần nhiều kỹ năng về chuyên môn kỹthuật. Kỹ năng về nhân sự thì ở đâu, ở cấp nào cũng cần và cũng đều là quantrọng. Mặc dù vậy, trên thực tế thường đòi hỏi cụ thể về mức độ kỹ năng nhânsự có thể có sự khác nhau tùy theo loại cán bộ quản trị, nhưng xét theo quanđiểm của nhiều nhà kinh tế thì nó lại đóng vai trò quan trọng nhất, góp phần làmcho các nhà quản trị thực hiện thành công các loại kỹ năng khác của mình vàgóp phần vào việc đạt được thành công về mục tiêu chung của cả tổ chức.Chương 3: Thực tiễn trong quản trị hiện nayThực tế hiện nay, các nhà quản trị còn thiểu rất nhiều năng lực, kỹ năng,trình độ chuyên môn. Những yếu kém trong kỹ năng của các nhà quản trị chưađược khắc phục, bên cạnh đó nhà quản trị cũng chưa nắm vững được các chứcnăng, vai trò của mình. Chính vì thế mà xảy ra những tổn thất lớn cho công ty,hay cho một tổ chức doạnh nghiệp, cùng với đó là cơ cấu tổ chức trong tổ chứcdoanh nghiệp yếu kém, dẫn đến không ít các doanh nghiệp, tổ chức lâm vàocảnh đóng cửa. Chúng ta hãy cùng nhìn một ví dụ điển hình hiện nay ở Việt2Nam:Tập đoàn Công nghiệp Tàu thủy Việt Nam VINASINGần 5 năm qua, nhất là từ năm 2008 đến nay, trong bối cảnh kinh tế thếgiới suy thoái, tác động nặng nề tới nền kinh tế nước ta, hầu hết các tập đoànkinh tế, tổng công ty nhà nước đã nỗ lực phấn đấu vượt qua khó khăn, thực hiệntốt nhiệm vụ được giao, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, góp phần quan trọngvào việc ổn định kinh tế vĩ mô, tăng trưởng kinh tế và bảo đảm phúc lợi - ansinh xã hội của đất nước.Riêng Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam (Tập đoàn Vinashin), docả nguyên nhân khách quan và chủ quan, đã lâm vào tình trạng hết sức khókhăn. Chính phủ đã chỉ đạo nhiều biện pháp để tháo gỡ.Một trong những nguyên nhân khó khăn, yếu kém của Tập đoàn là nhữngyếu kém và sai phạm nghiêm trọng của lãnh đạo Tập đoàn Vinashin là nguyênnhân trực tiếp, chủ yếu, với những biểu hiện cụ thể như sau:+ Năng lực quản trị doanh nghiệp và dự báo yếu kém, trình độ cán bộlãnh đạo quản lý chưa đáp ứng yêu cầu; xây dựng và thực hiện kế hoạch sảnxuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư của doanh nghiệp quá nhanh, quá nóng, khôngphù hợp với nguồn vốn, năng lực quản lý và quy hoạch phát triển được cấp cóthẩm quyền phê duyệt; quản lý đầu tư, quản lý tài chính lỏng lẻo, kém hiệu quả,nhiều quyết định trái quy định của pháp luật; tổ chức phát triển hệ thống doanhnghiệp quá dàn trải và quản lý nhân sự cán bộ không chặt chẽ.+ Báo cáo không đúng thực trạng về sử dụng vốn, về đầu tư, về phát triển thêmdoanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh và tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh, mỗi lần báo cáo số liệu khác nhau. Năm 2009 và Quý I năm 2010 thua lỗ2nhưng vẫn báo cáo có lãi. Khuyết điểm này của lãnh đạo, trước hết của ngườiđứng đầu Tập đoàn làm cho cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chủ sở hữu cấptrên nắm không đúng thực trạng nên chỉ đạo không kịp thời, đầy đủ.+ Quyết định thực hiện nhiều dự án đầu tư ngoài quy hoạch, không đúng quyđịnh của pháp luật hiện hành; quyết định sử dụng vốn kém hiệu quả, có biểuhiện sai trái; sử dụng một số vốn lớn để mua tàu vận tải biển của nước ngoài,trong đó có những con tàu mua quá cũ; không nghiêm túc thực hiện những ýkiếnchỉđạocủacơquancóthẩmquyền.Những yếu kém và sai phạm nghiêm trọng, nhất là về đầu tư, về sử dụng vốncủa lãnh đạo Tập đoàn cộng với những yếu tố khách quan tác động nặng nề, đãlàm cho Tập đoàn thua lỗ, không vay được vốn, mất khả năng chi trả, không cònvốn để hoạt động. Từ năm 2008, nhiều dự án đầu tư phải dừng lại, một số đơn vịngừng hoạt động sản xuất kinh doanh, một bộ phận không nhỏ người lao độngbỏ việc, mất việc.Từ đó ta có thể thấy các nhà quản trị đã làm sai chức năng của mình, từchức năng hoạch định đến chức năng kiểm tra, bên cạnh đó họ còn thiếu rấtnhiều những kỹ năng. Điển hình là kỹ năng tư duy.Vai trò của một nhà quản trị đối với một nền kinh tế, một đất nước là rấtto lớn họ như những người lái tàu đưa chiếc thuyền vượt qua phong ba bão tácđể cập bến. Do đó họ phải hạn chế tối đa những sai lầm trong quá trình quản trịbằng cách thực hiện đúng, đủ vai trò và chức năng đồng thời các nhà quản trịphải trau dồi thêm những kỹ năng với việc tham gia các khóa học về quản lý,quản trị, nghệ thuật lãnh đạo, kỹ năng mềm.Song song với đó nhà quản trị cần xây dựng một đội ngũ nhân viên giỏi,2