Công việc nhà quản trị thay đổi như thế nào theo cấp bậc của người đó trong tổ chức

Lấy từ “https://vi.wikipedia.org/w/index.php?title=Nhà_quản_trị&oldid=67104258”

6BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌCthức quản trị khác nhau. Hiện nay sự phân chia các cấp quản trị phổ biến là cấp tácnghiệp (cấp thấp), cấp kỹ thuật (cấp giữa hay cấp trung gian), cấp chiến lược (cấpcao).-Cấp tác nghiệp: tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả những gì mà tổ chức sảnxuất hay cung ứng. Ví dụ: một trường đại học phải thực hiện các công việc đăngký nhập học cho sinh viên, sắp xếp thời khóa biểu, thu học phí… Chức năng tácnghiệp là cốt lõi của mọi tổ chức.-Cấp kỹ thuật: trong tổ chức cần phải có người điều phối hoạt động những người ởcấp tác nghiệp. Công việc của những người này nằm ở cấp kỹ thuật.-Cấp chiến lược: trong tổ chức cần phải có người quyết định những mục tiêu lâu dàivà phương hướng hoạt động của tổ chức. Công việc của những người này nằm ởcấp chiến lược.1.3.2 Nhà quản trịTrong một tổ chức phải có những người làm các công việc cụ thể và nhữngngười điều hành những người làm các công việc cụ thể đó. Nói một cách chung nhấtcó thể phân chia làm hai loại:- Người thừa hành: là những người trực tiếp thực hiện công việc nào đó vàkhông có trách nhiệm trông coi công việc của người khác, chẳng hạn như công nhântrong một tổ chức, đầu bếp trong một nhà hàng ….Cấp trên của họ chính là các nhàquản trị trực tiếp.- Nhà quản trị: là người chỉ huy, có một chức danh nhất định trong hệ thốngquản trị và có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển và kiểm soát hoạt độngcủa những người khác. Nhà quản trị là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyếtđịnh.1.3.3 Cấp bậc quản trị trong một tổ chứcTuỳ theo tổ chức mà cấp bậc quản trị có thể phân chia theo các cách khácnhau, nhưng để thuận lợi cho việc nghiên cứu, từ ba cấp quản trị các nhà khoa họcphân chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành ba cấp quản trị.-Các nhà quản trị cấp cơ sở: Nhà quản trị cấp cơ sở là những nhà quản trị ở cấp BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC7bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệmvụ của họ là thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển người thừa hành và họcũng tham gia trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dướiquyền họ. Các chức danh của họ thường là tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca…-Các nhà quản trị cấp trung gian: Nhà quản trị cấp trung gian là những nhàquản trị ở cấp chỉ huy trung gian, họ là cấp trên của các nhà quản trị cấp cơ sở vàlà cấp dưới của các nhà quản trị cấp cao. Họ cụ thể hoá các mục tiêu của cấp cao,thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, họ vừa quản trị các quản trịviên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác. Các chức danh của họ thường làtrưởng phòng, trưởng ban…-Các nhà quản trị cấp cao: Nhà quản trị cấp cao là những nhà quản trị ở cấp bậctối cao trong tổ chức, họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức.Công việc của họ là xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, vạch racác mục tiêu dài hạn, thiết lập các giải pháp lớn để thực hiện… Các chức danh củahọ thường là chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc, hiệu trưởng… Trong hầu hết các tổchức, nhà quản trị cấp cao là nhóm nhỏ so với các cấp quản trị khác. 8BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌCNhàNhà QTQTcấpcấpcaocaoNhàNhà QTQT cấpcấptrungtrung giangianNhàNhà QTQT cấpcấp cơcơ sởsởCôngCông nhânnhân viênviênCấp chiếnlượcCấp kỹthuậtCấp tácnghiệpHình 1.1: Nhà quản trị và các cấp quản trị1.3.4 Kỹ năng của nhà quản trịĐể thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹnăng nhất định. Đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị. Theo Robert Katz thìcác nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:-Kỹ năng kỹ thuật (kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ): là kỹ năng vận dụngnhững kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện côngviệc cụ thể. Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhàquản trị, hay là những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụthể nào đó. Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, việc xâydựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing… Kỹ năngnày nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rèn luyện.-Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp): Kỹ năng nhân sự phản ảnh khả năngcùng làm việc, động viên, điều khiển con người và tập thể trong tổ chức nhằm tạođiều kiện thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung. Nhà quản trị phảithực hiện công việc của mình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự cóý nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Kỹnăng nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC9nhân tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những tài năng, tạo ra môi trường thuậnlợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của người khác.-Kỹ năng tư duy (kỹ năng bao quát): là khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể,những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộ phậntrong tổ chức gắn bó với nhau. Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy luôn nhìnthấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy. Chẳnghạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị không chỉ xem xét vấn đề đómột cách độc lập mà còn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó với những vấn đềkhác. Kỹ năng tư duy là kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao. Cácchiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của nhà quản trị cấp cao thườngphụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ.-Các nhà quản trị phải có đầy đủ cả ba kỹ năng chung nói trên, nhưng tầm quantrọng của mỗi loại kỹ năng sẽ thay đổi theo từng cấp bậc quản trị trong tổ chức.Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị lên cao dầntrong hệ thống cấp bậc. Ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều kỹnăng tư duy hơn. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp vì nhàquản trị nào cũng phải làm việc với con người.Hình 1.3: Kỹ năng quản trị của các cấp quản trịKỹ năng bao quát: Khả năng quán xuyến toàn bộ tổ chức và hợp nhất các bộphận trong hệ thống.Kỹ năng nhân sự: Khả năng động viên, truyền đạtthông tin và hiểu ý những người khác.Kỹ năng kỹ thuật:Khả năng vận dụng những kiến thức chuyên môn,kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện tốt côngviệc.Nhà quản trịcơ sởNhà quản trịtrung gianNhà quản trịcấp caoTrên đây là các kỹ năng chung bắt buộc cho các nhà quản trị. Tuy nhiên, khi thựchiện các công việc cụ thể, những kỹ năng chung này sẽ được biểu hiện thành những 10BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌCkỹ năng cụ thể. Chẳng hạn kỹ năng tư duy biểu hiện thành các kỹ năng như kỹ năngthiết lập tầm nhìn, thiết lập mục tiêu, kỹ năng thiết kế cơ cấu tổ chức, kỹ năng tổnghợp, khái quát hóa…. Kỹ năng nhân sự biểu hiện thành các kỹ năng như kỹ năngtruyền đạt, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giải quyết mâu thuẫn nội bộ, kỹ năng độngviên, khuyến khích nhân viên….1.3.5 Các vai trò của nhà quản trịĐể thực hiện các nhiệm vụ của mình, trong thực tiễn hoạt động, các nhà quảntrị phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, thậm chí phải ứng xử theo nhữngcách khác nhau: với cấp trên, cấp dưới, khách hàng, tổ chức cung ứng, các cổ đông,chính quyền và xã hội... .Nhằm làm sáng tỏ những cách thức ứng xử khác nhau của các nhà quản trị,Henry Mintzberg đã nghiên cứu những hoạt động bình thường của các nhà quản trị vàcho rằng mọi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và chia chúngthành 3 nhóm, trong đó có một số chồng lấn lên nhau.- Nhóm vai trò quan hệ với con người:+Vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Có nghĩa làbất cứ một tổ chức nào cũng đều phải có người đại diện cho tổ chức đó nhằm thựchiện các giao dịch, đối thoại với các cá nhân và tổ chức bên ngoài. Ngay cả từngbộ phận trong tổ chức cũng phải có người đứng đầu bộ phận đó để lĩnh hội các ýkiến, chính sách, kế hoạch của cấp trên. Ví dụ, khi đang đứng ở cửa chào khách,người chủ tổ chức đang đóng vai trò thủ trưởng danh dự. Vai trò này cho thấy hìnhảnh của tổ chức mà họ đang quản trị.+Vai trò lãnh đạo. Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải chỉ đạo và điều phối nhữnghoạt động của những người dưới quyền, bố trí nhân sự, đôn đốc người khác làmviệc, đồng thời phải kiểm tra, đảm bảo chắc chắn rằng mọi việc diễn ra theo đúngdự kiến.Vai trò lãnh đạo phản ảnh sự ảnh hưởng, phối hợp và kiểm tra của nhàquản trị đối với cấp dưới của mình.+Vai trò liên lạc. Thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với người khác cả bêntrong và bên ngoài tổ chức. Vai trò này buộc nhà quản trị phải can dự vào nhữngmối liên hệ giữa các cá nhân ở trong hay ngoài tổ chức nhằm góp phần hoàn thành BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC11công việc được giao của tổ chức. Vai trò liên lạc thường chiếm khá nhiều thời giancủa nhà quản trị.- Nhóm vai trò thông tin:+Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức. Vai trò này đòi hỏinhà quản trị phải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường xung quanh tổ chứcnhằm xác định môi trường tạo ra những cơ hội gì cũng như những mối đe dọa nàođối với tổ chức. Vai trò này được thực hiện thông qua việc đọc sách báo, văn bảnhoặc qua trao đổi tiếp xúc với mọi người... Những mối quan hệ giao tiếp chính thứcvà không chính thức được xây dựng trong vai trò liên lạc thường có ích cho vai trònày.+Vai trò phổ biến thông tin. Có những thông tin cần tuyệt đối giữ bí mật, nhưngcũng có những thông tin mà các nhà quản trị cần phổ biến đến các bộ phận, cácthành viên có liên quan trong tổ chức, thậm chí phổ biến đến cho những ngườiđồng cấp hay cấp trên của mình làm cho mọi người cùng được chia sẻ thông tin đểgóp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.+Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài. Tức nhà quản trị thay mặt cho tổ chứccủa mình cung cấp các thông tin cho bên ngoài để giải thích, bảo vệ hay tranh thủmột sự đồng tình, ủng hộ nào đó.- Nhóm vai trò quyết định+ Vai trò doanh nhân (người chủ trì). Nhà quản trị phải tạo ra những chuyểnbiến tốt trong tổ chức, chẳng hạn nhà quản trị áp dụng các kỹ thuật mới nhằm giatăng doanh số, lợi nhuận, thị phần… của tổ chức. Đây là vai trò phản ảnh việc nhàquản trị tìm mọi cách cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động của tổ chức ngày càngcó hiệu quả.+ Vai trò giải quyết xáo trộn. Nhà quản trị đưa ra các quyết định hay thi hànhbiện pháp chấn chỉnh nhằm đối phó với những biến cố bất ngờ kể cả khách quan vàchủ quan ở trong hay ngoài tổ chức. Bất cứ một tổ chức nào cũng có những trườnghợp xung đột xảy ra trong nội bộ dẫn tới xáo trộn tổ chức như: đình công của côngnhân, mâu thuẫn và mất đoàn kết giữa các thành viên, bộ phận ….Nhà quản trị phảikịp thời đối phó, giải quyết những xáo trộn đó để đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định. 12BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC+ Vai trò phân phối các nguồn lực. Nhà quản trị phải quyết định việc phân phốicác nguồn lực cho ai, số lượng bao nhiêu, khi nào…. Các nguồn lực có thể là tiền bạc,nhân lực, phương tiện làm việc.... Vì tổ chức thường không có đủ tài nguyên theomong muốn của tất cả mọi người nên nhà quản trị cần sử dụng tối ưu, phân phối hợplý, tiết kiệm các tài nguyên ấy. Việc phân bổ nguồn tài nguyên là vai trò rất quantrọng của nhà quản trị. Nhà quản trị phải phân bổ các nguồn lực đó cho các thànhviên, từng bộ phận sao cho hợp lý nhằm đảm bảo cho các thành viên, bộ phận hoạtđộng một cách ổn định và hiệu quả.+ Vai trò thương thuyết. Nhà quản trị phải thực hiện vai trò thương thuyết,đàm phán với tư cách thay mặt cho tổ chức trong các giao dịch với các cá nhân, tổchức bên ngoài. Ví dụ đàm phán ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế…. Nhàquản trị có cấp bậc càng cao, vai trò này càng quan trọng.Mintzberg cho rằng nhà quản trị có thể thực hiện cùng một lúc nhiều vai trò vàsự phối hợp cũng như tầm quan trọng của các vai trò này thay đổi tùy theo quyềnhành và cấp bậc của nhà quản trị. Các nhà quản trị cấp cao phải dành nhiều thời gianhơn cho vai trò thủ trưởng danh dự, đảm nhiệm chủ yếu vai trò liên lạc với bên ngoàitổ chức, theo dõi những ảnh hưởng của môi trường có thể ảnh hưởng đến tổ chức vàđảm nhiệm các vai trò ra quyết định.1.4 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊChức năng quản trị là những nhóm công việc chung, tổng quát mà nhà quản trịở cấp bậc nào cũng thực hiện. Nói cụ thể hơn, chức năng quản trị được hiểu là mộtloại hoạt động quản trị, được tách riêng trong quá trình phân công và chuyên mônhóa lao động quản trị, thể hiện phương hướng hay giai đoạn tiến hành các tác độngquản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Hiện nay có nhiều cách phânloại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sựthống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểmsoát.-Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị. Hoạtđộng này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng vàlựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HỌC13thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra cácbiện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức.-Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác địnhnhững việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần đượcthành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và hệthống quyền hành và ủy quyền trong tổ chức nên xác lập như thế nào.-Chức năng điều khiển: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy,phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung độttrong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức.-Chức năng kiểm soát: là chức năng cuối cùng của nhà quản trị. Để đảm bảocông việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chứccủa mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuảcác thành viên, bộ phận và cả tổ chức. Hoạt động kiểm soát thường là việc xácđịnh các mục tiêu, thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kếtquả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếucó sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu.Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậctrong mọi tổ chức. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho các chứcnăng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo phân tích của Mahoney, nhà quản trị cấpcao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trịtrung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành39%Bảng 1.4 Cấp bậc của nhà quản trị và chức năng quản trịHOẠCHĐỊNHTỔĐIỀUKIỂMCHỨCKHIỂNTRACẤP THẤP15%24%51%10%CẤP TRUNG18%33%36%13%CẤP CAO28%36%22%14%