Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử misa

Từ ngày 1/11/2020 mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn đang kinh doanh và muốn tìm hiểu về hóa đơn điện tử, lợi ích của hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử? Bài viết này mình sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử, hướng dẫn cách xuất hóa đơn và thông tin chi tiết với các hóa đơn điện tử của Misa, Viettel, VNPT.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

1.1 Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp toàn diện cho các tổ chức – doanh nghiệp, giúp họ phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

1.2 Lợi ích của hóa đơn điện tử 

1.2.1 Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. 

So với việc trước đây để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Do đó chi phí vận chuyển, gửi hóa đơn sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản không nhỏ do sử dụng đơn vị vận chuyển thứ 3.

 1.2.2 An toàn, bảo mật

1.2.3 Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, khách hàng doanh nghiệp có thể chủ động truy xuất online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian giao dịch trực tiếp với Ngân hàng. 

1.2.4 Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

1.2.5 Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng 

Với tiện ích truy xuất online, khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tùy chọn theo nhu cầu tại đơn vị với phương thức lưu trữ đa dạng như:

• Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
• Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

1.3 Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Bạn hãy tìm hiểu quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử để thực hiện đúng, đầy đủ, tránh bỏ sót hoặc nhầm lẫn.

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

2. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử của Misa, Viettel, VNPT

2.1 Cách xuất hóa đơn điện tử Misa

2.1.1 Lập hóa đơn điện tử

Cho phép khách hàng lập hóa đơn điện tử từ các chứng từ bán hàng, việc lập hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA SME.NET 2019 được thực hiện tương tự như với các hóa đơn tự in/đặt in khác.

2.1.1.1 Lập hóa đơn cùng với chứng từ bán hàng

1, Bạn hãy truy cập vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Lập hóa đơn.

2, Tiếp theo bạn nhấn  Thêm  và khai báo chứng từ bán hàng. => Tích chọn  Lập kèm hoá đơn

3. Cuối cùng bạn hãy nhấn Cất.

2.1.1.2 Lập hóa đơn trước, chứng từ bán hàng sau

1. Bạn vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn(hoặc chọn tab Xuất hóa đơn, nhấn Thêm).

2. Khai báo hóa đơn GTGT

3. Tiếp theo, bạn hãy nhấn Cất, sau đó nhấn Lập CTBH.

4. Chương trình sẽ tự động lấy lên các thông tin tương ứng trên chứng từ bán hàng, có thể sửa lại các thông tin này (nếu cần)

5. Cuối cùng hãy nhấn Cất.

Lưu ý: Việc lập chứng từ bán hàng sau khi lập hóa đơn GTGT còn được thực hiện bằng cách:

1. Thêm mới một chứng từ bán hàng không lập kèm hóa đơn trên tab Bán hàng.
2. Chọn lập chứng từ bán hàng từ hóa đơn.
3. Phát hành hóa đơn điện tử

Kế toán có thể phát hành hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 cách:

2.1.2 Hưỡng dẫn phát hành hóa đơn điện tử Misa

2.1.2.1 Phát hành từng hóa đơn điện tử

Cách 1: Phát hành hóa đơn điện tử trên phân hệ Hóa đơn điện tử

Cách 2: Phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi lập xong hóa đơn trên các phân hệ Bán hàng/Kho/Mua hàng

Cách 3: Phát hành hóa đơn điện tử trên danh sách Xuất hóa đơn

2.1.2.2 Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử

Cách 1: Phát hàng hàng loạt hóa đơn điện tử trên phân hệ Hóa đơn điện tử

Cách 2: Phát hành hàng loạt hóa đơn điện tử trên danh sách Xuất hóa đơn

Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công, chương trình sẽ tự động cập nhật trạng thái phát hành của hóa đơn điện tử trên danh sách thành Đã phát hành.

2.2 Cách xuất hóa đơn điện tử Viettel

Phần mềm hóa đơn điện tử Viettel – S-Invoice cũng được biết đến về độ phủ sóng rộng rãi khắp 64 tỉnh thành. S-Invoice cho phép phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc, số lượng có thể lên tới hàng triệu hóa đơn/ngày. Hãy cùng xem hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử Viettel chi tiết.

Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn”

Sau khi đăng nhập vào S-invoice tại đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, tại màn hình giao diện, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.

Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ

Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên tài khoản S-invoice)

Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin:

• Điện thoại
• Tên người mua
• Mã số thuế (MST)
• Địa chỉ Email
• Tên đơn vị
• Địa chỉ

Lưu ý cách xuất hóa đơn:

• Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”. Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập MST.
• Nếu không nhập cả 3 mục “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”, hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.
• Đối với khách lẻ: phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”.
• Đối với khách hàng doanh nghiệp: phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.

Sau khi nhập xong thông tin, bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S-invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong CSDL mới của khách hàng.

Đối với khách hàng đã tồn tại (đã có trong CSDL)

Hệ thống sẽ thông báo “Khách hàng đã tồn tại” khi nhập lại dữ liệu khách hàng cũ. Khi đó, bạn chỉ cần tìm kiếm thông tin ở mục “Tìm kiếm”.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu thông tin dựa trên SĐT, tên người mua, địa chỉ, email, MST,…

Ví dụ: Khi tra cứu danh sách các khách hàng có địa chỉ ở quận Cầu Giấy, hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách theo thông tin mà bạn đã nhập thông tin trước đó.

Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel – Thiết lập thông tin giao dịch

Phần “Thông tin người bán”: giữ nguyên.

Phần “Thông tin giao dịch”: các trường cần nhập dữ liệu bao gồm:

• Hình thức thanh toán (*)
• Loại tiền (*)
• CK: Chuyển khoản
• DTCN: Đối trừ công nợ
• KHAC: Các hình thức khác
• TM: Tiền mặt
• TM/CK: Vừa tiền mặt vừa chuyển khoản

Khi thực hiện theo hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử, bạn lưu ý:

Các trường có dấu (*) là bắt buộc nhập.

Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, bạn cần chọn hình thức thanh toán là “Chuyển khoản” (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC).

Sau khi nhập loại hóa đơn, các trường còn lại của mục “Thông tin hóa đơn” sẽ tự động hiển thị dữ liệu:

• Loại hóa đơn
• Mã hóa đơn
• Ký tự hóa đơn
• Ngày lập

– Nếu không chọn “Ngày lập”: thời gian lập hóa đơn sẽ lấy thời gian mặc định là thời gian hiện tại của hệ thống.

– Nếu chọn “Ngày lập”: phải đảm bảo ngày lập là trước ngày hoặc trùng thời gian đang hiển thị ở bên cạnh.

Đồng thời mục “Chi tiết hóa đơn” cũng sẽ xuất hiện lúc này.

Bạn có thể tự tạo một hóa đơn chi tiết ngay trên trường thông tin này.

• “Cột điều chỉnh”: dùng để thiết lập các hạng mục của một hóa đơn.
• Nút “Hàng hóa”: cho phép tra cứu và thêm các danh sách hàng hóa.
• Nút “Ghi chú”: tạo ghi chú cho hóa đơn.
• Nút “Chiết khấu”: cho phép nhập chiết khấu trực tiếp vào hóa đơn.
• Nút “Bảng kê”: cho phép bạn nhập bảng kê có trong hóa đơn.
• Nút “Phí khác”: cho phép bạn nhập các hạng mục phí khác nhau của hóa đơn.

Sau khi viết hóa đơn chi tiết, các bạn ấn vào nút “Lập hóa đơn” để lập hóa đơn hoặc ấn vào “Lưu nháp” để lưu thông tin hóa đơn đã nhập vào dữ liệu các hóa đơn nháp. Vậy là bạn đã lập hóa đơn và hóa đơn nháp thành công.

2.3 Cách xuất hóa đơn điện tử của VNPT

Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống, bấm chọn Nghiệp vụ