Ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và của tỉnh về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch COVID-19, các sở, ban, ngành, các huyện, thành phố, các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh đã bố trí cho một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức (CB,CC,VC) sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) làm việc tại nhà; hầu hết các cuộc họp đã được tạm hoãn hoặc chuyển sang hình thức trực tuyến để phòng, chống dịch, đảm bảo nội dung và tiến độ công việc đề ra.

Cán bộ UBND Thành phố ứng dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản và điều hành xử lý công việc.

Sở Nội vụ có 42 CB,CC,VC tại 7 phòng chuyên môn và 2 đơn vị trực thuộc. Từ ngày 1/4, Sở đã thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 16 của Thủ tướng Chính phủ cũng như chỉ đạo của tỉnh đẩy mạnh áp dụng CNTT, tăng cường chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc qua môi trường mạng, đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn do diễn biến dịch bệnh gây ra. Do chủ động về trang thiết bị và tập huấn kỹ năng CNTT cho CB,CC,VC nên việc triển khai làm việc trên môi trường mạng của đơn vị rất thuận lợi. Hiện tại, ngoài Ban Giám đốc làm việc tại cơ quan, mỗi phòng, ban của sở cử 1-2 cán bộ trực điều hành, giải quyết công việc tại chỗ; còn lại, phần lớn CB,CC,VC sử dụng CNTT làm việc tại nhà. Thời điểm này, đơn vị tạm ngừng tiếp nhận hồ sơ TTHC trực tiếp của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp, chuyển sang hình thức trực tuyến để hạn chế việc đi lại, tập trung đông người, giảm số lượt tiếp xúc giữa cán bộ và người dân, đảm bảo hiệu quả trong công tác phòng, chống dịch. Đối với những hồ sơ cấp bách của cá nhân, tổ chức cần phải giải quyết ngay thì việc giải quyết trên mạng cũng nhanh hơn thủ tục giải quyết thông thường mà không gặp vướng mắc.

Còn tại Sở Giáo dục và Đào tạo, cũng từ ngày 1/4, Ban Giám đốc đã chỉ đạo các phòng chuyên môn tùy theo yêu cầu công việc sắp xếp, bố trí CB,CC,VC làm việc tại nhà và trực tại cơ quan cho phù hợp. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tiến độ và chất lượng công việc được giao khi triển khai hình thức làm việc tại nhà, không để xảy ra tình trạng chậm trễ, bỏ sót hoặc không thực hiện nhiệm vụ, kể cả nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất. Dù làm việc tại nhà, nhưng tinh thần trách nhiệm của CB,CC,VC rất cao, luôn trực điện thoại, khi cần có thể trao đổi công việc ngay. Hiện, các công văn đi và đến đều được gửi và nhận qua hệ thống phần mềm văn bản. Ngay cả việc trình lãnh đạo ký văn bản cũng có thể trình ký bằng chữ ký số qua mạng. Đối với việc dạy và học, trước tình hình học sinh phải nghỉ học để phòng, chống dịch, Sở đã chỉ đạo các trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo trên địa bàn tăng cường dạy học trực tuyến qua Internet và trên truyền hình; khuyến khích sử dụng mạng xã hội, như: Zalo, facebook để hướng dẫn, kiểm tra học sinh học tập tại nhà. Phối hợp với VNPT Sơn La và Viettel Sơn La triển khai hệ thống giáo dục trực tuyến miễn phí, gồm: Hệ thống VNPT-Elearning và hệ thống mạng xã hội học tập Viettelstudy trong việc dạy học.

Cũng như các sở, ngành của tỉnh, UBND huyện Yên Châu đã rà soát khối lượng công việc để bố trí cho CB,CC,VC sử dụng CNTT làm việc tại nhà; chỉ những trường hợp thật sự cần thiết mới đến làm việc tại công sở. Bên cạnh đó, huyện đã phân công cán bộ đầu mối xử lý công việc tại cơ quan, thực hiện từ ngày 1 đến 15/4, mỗi ngày có 1 lãnh đạo huyện và 1 lãnh đạo phòng, ban cùng 1 nhân viên các phòng, ban đến làm việc tại cơ quan; còn lại các CB,CC,VC xử lý công việc thông qua hệ thống quản lý văn bản tại nhà, nhờ vậy, tiến độ, chất lượng công việc ở từng khâu, từng cá nhân tham gia xử lý đều được kiểm soát. Đồng thời, CB,CC,VC thường xuyên cập nhật tình hình của cơ quan, đơn vị, chủ động báo cáo tiến độ công việc với lãnh đạo thông qua CNTT.

Có thể thấy, không chỉ trong thời điểm dịch bệnh, việc ứng dụng CNTT, giải quyết công việc trên môi trường mạng đã được các cơ quan, ban, ngành các cấp của tỉnh triển khai thực hiện từ nhiều năm nay. Tại tỉnh, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong xử lý hồ sơ công việc đã được các cấp, các ngành thực hiện tốt theo quy trình khép kín hoàn toàn trên môi trường mạng, từ khâu tiếp nhận, xử lý, trình duyệt, đến ký và phát hành văn bản; ứng dụng chữ ký số trong xử lý văn bản. Cùng với cả nước, tỉnh Sơn La cũng đã hoàn thành kết nối với Cổng dịch vụ công quốc gia, Trục liên thông văn bản quốc gia. Hiện nay, các sở, ngành, UBND các cấp có TTHC đã thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn trên các phương tiện thông tin đại chúng để các tổ chức, cá nhân biết, ưu tiên sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 hoặc dịch vụ bưu chính công ích trong thực hiện các TTHC. Tăng cường sử dụng tối đa các hình thức trao đổi trực tuyến qua thư công vụ, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội đối với các nội dung thông tin không thuộc phạm vi bí mật Nhà nước, nhằm đảm bảo cho CB,CC,VC làm việc trực tuyến tại nhà và thuận tiện cho người dân trong quá trình thực hiện TTHC trong thời gian phòng, chống dịch. Bên cạnh đó, tỉnh cũng chủ động ứng dụng CNTT trong truyền thông phòng, chống dịch, như: Sử dụng tin nhắn, hệ thống thông tin điện tử (báo điện tử, cổng/trang thông tin điện tử, mạng xã hội) để CB,CC,VC và người dân có thể chủ động tiếp cận thông tin về tình hình dịch bệnh, thực hiện theo các khuyến cáo của Bộ Y tế và chỉ đạo điều hành của chính quyền các cấp trên địa bàn.

Việc ứng dụng CNTT trong chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc là xu hướng tất yếu, nhằm nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan Nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đồng thời, cũng là một trong những giải pháp cần thiết trong thời gian cao điểm phòng, chống dịch COVID-19, vừa tránh tiếp xúc, tập trung đông người, vừa đảm bảo mọi hoạt động phát triển kinh tế - xã hội không bị gián đoạn do diễn biến dịch bệnh gây ra.

Thực hiện Nghị quyết số 50/NQ-CP ngày 17/4/2020 của Chính phủ ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp (CMCN) lần thứ 4 và Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày 04/5/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường năng lực tiếp cận cuộc CMCN lần thứ 4; Kế hoạch số 106-KH/TU ngày 22/6/2015 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan đảng tỉnh Thanh Hóa”. Trong thời gian qua, Ban Thường vụ Đảng ủy Khối triển khai nhiều nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của cấp ủy đảng, nhằm tạo sự chuyển mạnh mẽ trong đổi mới tư duy, tác phong công tác, lề lối làm việc; phát triển hình thức văn phòng điện tử, làm việc từ xa; góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo, nâng cao hiệu quả chỉ đạo và điều hành của các cấp ủy, đẩy mạnh cải cách hành chính trong Đảng, thu được kết quả cụ thể như sau:

Thứ nhất là: Trang cấp hòm thư công vụ cho 177 tổ chức cơ sở đảng trực thuộc và tiến hành gửi tin SMS trên phần mềm hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trong các đơn vị. Nhằm đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt và chính xác, Ban Thường vụ Đảng ủy Khối đã tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm tác nghiệp cho cán bộ phụ trách văn phòng cấp ủy, cán bộ phụ trách công nghệ thông tin các đảng ủy, chi bộ cơ sở. Đến nay, cơ bản các văn bản đi - đến như các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, các công văn, chương trình, hướng dẫn, kế hoạch… trong cơ quan Đảng ủy Khối, cũng như gửi xuống cơ sở và các đơn vị bên ngoài được gửi nhận qua hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp, giảm đáng kể các loại văn bản giấy. Qua hơn 02 năm sử dụng phần mềm hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp cho thấy việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tham mưu, tổ chức, điều hành triển khai nhiệm vụ công tác, đã giúp cho việc kiểm soát, hỗ trợ phối hợp công tác giữa các ban, đoàn thể của Đảng ủy Khối, cũng như với các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc nhanh chóng và chính xác hơn. Các đồng chí lãnh đạo có thể theo dõi tình hình quản lý và giải quyết văn bản thông qua hệ thống mạng, quy trình xử lý văn bản, các công việc được giao cho đến khi hoàn tất công việc, có thể trao đổi ý kiến chỉ đạo kịp thời thông qua hệ điều hành tác nghiệp mà không phụ thuộc vị trí địa lý, thời gian. Từ đó, văn bản đi và đến được tổ chức quản lý tập trung theo cơ chế thống nhất; không mất, hỏng, không chịu ảnh hưởng của mối mọt, khí hậu; rất thuận tiện cho việc lưu trữ. Hoạt động tra cứu, tìm kiếm, tham khảo được thực hiện một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác, đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác thông tin của các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên; giảm thiểu chi phí sao chụp văn bản trong hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan. Bình quân mỗi tháng tiếp nhận, xử lý khoảng gần 187 văn bản đến, 95 văn bản đi; các văn bản, giấy tờ đều được chuyển đến các đồng chí lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo các ban và chuyên viên để xử lý trong ngày. Trong hai năm (2019, 2020) đã xử lý 4.488 văn bản đến, 2270 văn bản đi trên hệ điều hành tác nghiệp.

1. Hiện nhiều đơn vị vẫn tiến hành gửi văn bản giấy là chủ yếu, chưa hình thành thói quen gửi văn bản trên hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp. Văn thư phải tiến hành “quét” dưới dạng file PDF để chuyển xử lý nên mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, các ban của Đảng ủy Khối.

Một là: Tham mưu cho Thường trực, Ban Thường vụ, lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, quán triệt sâu rộng các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, các văn bản, chủ trương của Tỉnh ủy về ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan Đảng, đoàn thể tỉnh Thanh Hóa nhằm phát huy tinh thần trách nhiệm của cán bộ, đảng viên, người lao động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao chất lượng tham mưu các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

Lê Văn Vinh - Ủy viên Ban Thường vụ, Chánh Văn phòng ĐUK