1.1. Khái niệm về sự kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị. Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:
nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục, tập quán. Như vậy sự kiện cần được hiểu:
1.1. Khái niệm về tổ chức sự kiện Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế, triển khai đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra. Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện. Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Từ cách hiểu, Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện. Với Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo; mặt khác do đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc. 1.2. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể. 1.2. Đặc điểm về hoạt động Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.
Với cách tiếp cận, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục, tập quán, có thể thấy sự kiện rất đa dạng phong phú về hình thức cũng như nội dung của nó. Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định được gọi là một loại hình sự kiện. Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm: 1.3. Theo quy mô, lãnh thổ Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô
Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương, sự kiện của một vùng, sự kiện quốc gia, sự kiện quốc tế. 1.3. Theo thời gian Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.
1.3. Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau:
nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến lĩnh vực này. Tiếp cận theo quan điểm marketing có thể chia các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành hai nhóm chính đó là: các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô. 1.4. Các yếu tố vĩ mô Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện. Môi trường nhân khẩu học:
Những giá trị văn hoá thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin mang tính “thứ phát” thì linh động hơn, có khả năng thay đổi dễ hơn so với nhóm căn bản các giá trị chuẩn mực về đạo đức, văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các hoạt động Tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa. Các nhánh văn hoá của một nền văn hoá: Có những “tiểu nhóm” văn hoá luôn luôn tồn tại trong xã hội và họ chính là những cơ sở quan trọng để hình thành và nhân rộng một đoạn thị trường nào đó. Những nhóm này cùng chia sẻ các hệ thống giá trị văn hoá - đạo đức - tôn giáo... nào đó, dựa trên cơ sở của những kinh nghiệm sống hay những hoàn cảnh chung, phổ biến. Đó là những nhóm tín đồ của một tôn giáo hay giáo phái nào đó, nhóm thanh thiếu niên, nhóm phụ nữ đi làm... Nói chung, các giá trị văn hoá chủ yếu trong xã hội được thể hiện ở quan niệm hay cách nhìn nhận, đánh giá con người về bản thân mình, về mối quan hệ giữa con người với nhau, về thể chế xã hội nói chung, về thiên nhiên và về thế giới. Ngày nay con người đang có xu thế trở về với cộng đồng, hoà nhập chung sống hoà bình, bảo về và duy trì, phát triển thiên nhiên, môi trường sinh thái. Sự đa dạng hoá, giao thoa của các nền văn hoá, sắc tộc và tôn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải thích ứng để phù hợp với các diễn biến đó. Tóm lại, môi trường tổ chức sự kiện vĩ mô cũng hết sức rộng lớn và ảnh hưởng nhiều mặt tới hoạt động Tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. 1.4. Các yếu tố vi mô Để tổ chức thành công một sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện phải sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra cần phải cân nhắc ảnh hưởng của những người cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng. Nhóm các yếu tố vi mô bao gồm các yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện và sự kiện cụ thể, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức sự kiện. Các yếu tố vi mô bao gồm: - Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện; nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền. - Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện Những người cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện. ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia... Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp. Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi diễn ra sự kiện. Quan hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong việc giải quyết các thủ tục hành chính mà còn có thể được sự trợ giúp của chính quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông... thậm chí với các sự kiện mang tính phi lợi nhuận và có tính xã hội cao còn có thể được sự tài trợ về kinh phí từ chính quyền nơi diễn ra sự kiện. TÀI LIỆU THAM KHẢO (1). Sách tham khảo 1. Nguyễn Thị Mỹ Thanh Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội, NXB Lao động – Xã hội (2015), chương 3. 2. Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân (2007), chương 2. ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT BÀI GIẢNG SỐ 02BÀI 2: XÂY DỰNG ĐỀ XUẤT, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TỔ CHỨCSỰ KIỆN
Một chương trình sự kiện bao gồm:
2.1. Chương trình sự kiện Chương trình của sự kiện bao gồm các nội dung sự kiện được sắp xếp theo trình tự để nhà tổ chức sự kiện căn cứ vào đó lập kế hoạch chi tiết và từ đó tính được giá thành tổng thể của chương trình sự kiện Quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện có thể tiến hành theo những cách khác nhau tùy thuộc vào chủ đề, mục tiêu, nguồn lực của chủ đầu tư sự kiện, ý tưởng cũng như khả năng của nhà tổ chức sự kiện còn phụ thuộc vào hình thức lập dự toán cũng như việc ký kết hợp đồng công việc giữa chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện. Thông thường chương trình được xây dựng theo các quy trình sau: Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện; Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách cho sự kiện; Bước 4: Thảo luận, thống nhất chương trình với nhà đầu tư sự kiện; Bước 5: Hoàn thiện chương trình; trọng là xây dựng chương trình sự kiện. Mục tiêu của sự kiện a. Khái niệm Mục tiê u của sự kiện đó là nhữ ng kết quả mà nhà đầ u tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cũ ng như cá c thành phầ n tham gia khá c đị nh ra nhằ m phấ n đấu đạt đượ c trong quá trình thực hiện sự kiện
cần phải mang một ý nghĩa đích thực phù hợp với các mục tiêu chung của đời sống xã hội. Đây là điều kiện cần để tổ chức thành công một sự kiện và đạt được mục tiêu mà nhà đầu tư sự kiện đưa ra, đảm bảo mang lại các lợi ích chính đáng cho những thành phần tham gia sự kiện.
lên án thậm chí bị pháp luật ngăn cấm. Ngoài ra các mục tiêu không chính đáng thường sẽ không tồn tại được lâu và có thể gây tác dụng ngược khi xã hội nhận biết. Ví dụ: Một doanh nghiệp đầu tư một sự kiện lớn, tốn kém nhằm giới thiệu một sản phẩm kém chất lượng (chẳng hạn một loại sữa có hàm lượng dinh dưỡng thấp, được nhập khẩu với giá rẻ), nhưng lại nhằm mục tiêu: Quảng cáo cho loại sữa này là loại sữa chất lượng cao, được khách hàng nhiều nước trên thế giới ưa chuộng chẳng hạn. Với mục tiêu như trên cho dù sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, tốn kém đến đâu cũng khó có thể đạt được, mặt khác nó không chỉ làm giảm uy tín của doanh nghiệp đầu tư sự kiện mà cả cả doanh nghiệp nhận tổ chức sự kiện cũng bị mất uy tín và bị xã hội phản đối. Mục tiêu phải rõ ràng
chung chung theo kiểu: phấn đấu mang lại uy tín cho công ty, phấn đấu tang sức cạnh tranh cho công ty (như khi tổ chức một sự kiện thương mại nào đó) v... sẽ không tập trung được trí tuệ của tập thể, không cho phép huy động mọi nỗ lực của nhà đầu tư cũng như công ty tổ chức sự kiện.
ảnh hưởng của sự kiện, số khách mời tham dự, số lượng các phương tiện truyền thông đưa tin v... nhưng cũng có thể diễn đạt qua các chỉ tiêu định tính như: nâng cao thương hiệu sản phẩm, mang lại uy tín cho chủ đầu tư sự kiện... tuy nhiên mục tiêu càng cụ thể thì càng thuận lợi cho việc xây dựng chương trình, ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
ty tổ chức sự kiện
mang tính chất thúc đẩy; mục tiêu vượt quá năng lực phấn đấu của nhà đầu tư và công ty tổ chức sự kiện sẽ trở nên xa vời, thiếu tính thuyết phục.
năng phát triển trong tương lai mà chủ đầu tư cũng công ty tổ chức sự kiện có thể đạt được trên cơ sở tận dụng mọi cơi hội, giảm thiểu rủi ro, phát huy nội lực đến mức cao nhất.
biến bất thường về cơ hội, nguy cơ, rủi ro khôn lường khi hoạch định.
gia quản lý sự kiện và tập thể những người tham gia sự kiện, mới được sự ủng hộ và quyết tâm thực hiện.
kiện và công ty tổ chức sự kiện.
chung của cả sự kiện, mục tiêu của từng lĩnh vực phải nhất quán và có tác dụng thực hiện mục tiêu tổng thể của sự kiện. Ngoài ra mục tiêu chung của sự kiện phải đảm bảo sự thống nhất với mục tiêu của các thành phần tham gia sự kiện. Thứ bậc mục tiêu trong tổ chức sự kiện Một sự kiện được tổ chức thường không chỉ hướng tới một mục tiêu mà nó hướng tới nhiều mục tiêu khác nhau. Công ty tổ chức sự kiện cần xác định được thứ bậc của các ngoài doanh nghiệp
thi, khuyến mại của doanh nghiệp)...
lễ hội...)
quan
môi trường, khí hậu...; các yếu tố chính trị an ninh; các yếu tố kinh tế; yếu tố về văn hóa
cách thức phục vụ; Hình thức giải trí; cách trang trí âm thanh ánh sáng; các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt. 2.1. Chủ đề, ý tưởng sự kiện 2.1.2. Chủ đề sự kiện a. Khái niệm Chủ đề sự kiện được kiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưở ng, mục đích, nội dung, hình thức của sự kiện. Chủ đề của sự kiện không phải là 1 cụm từ cứng nhắc, công thức mà tùy theo mục đích, ý tưởng, tính sáng tạo đột phá cảu nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, nó có thể có những cách biểu đạt khác nhau. Tuy nhiên, chủ đề sự kiện là cơ sở để xây dựng các ý tưởng, chủ đề cũng là cơ sở để xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện nên nó phải chứa đựng các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức sự kiện, tên chủ đầu tư sự kiện hoặc nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện. Cần phân biệt chủ đề sự kiện và tên của sự kiện:
sẽ có sự đồng nghĩa giữa tên của sự kiện và chủ đề sự kiện.
hoặc với mục đích gây ấn tượng, mục đích tạo sự hiếu kỳ, mục đích sử dụng tên theo hướng marketing người ta có thể đưa ra một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Song song với việc xây dựng chủ đề cho sự kiện, chúng ta cí thể tiến hành nêu ra, phát triển các ý tưởng tổ chức sự kiện, xây dựng tên gọi của sự kiện.
yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo. Trong hoạt động tổ chức sự kiện ở các nước phát triển, nhà đầu tư sự kiện thường đưa ra mục đích trong việc đầu tư sự kiện của mình, việc hình thành chủ đề cho sự kiện được giao cho nhà tổ chức sự kiện, để tận dụng sự hiểu biết, kinh nghiệm trong việc tiến hành sự kiện. Theo mục đích này nhà tổ chức sự kiệ có thể đưa ra nhiều chủ đề, hình thức tổ chức sự kiện khác nhau: giới thiệu sản phẩm mới, tổ chức hội thảo hội nghị về sản phẩm, gặp mặt các nhà đại lý. Đa số các trường hợp người ta thường kết hợp cả hai hướng trên, nhà đầu tư sự kiện với các chuyên gia marketing của mình sẽ cùng với nhà tổ chức sự kiện bàn bạc và thống nhất chủ đề cho sự kiện căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau có liên quan. 2.1.2. Các ý tưở ng sự kiện Ý tưởng sự kiện là ý tưởng chủ đạo, được thực hiện xuyên suốt chương trình. Từ ý |
